Sao lưu dữ liệu là một bước thiết yếu trong việc bảo vệ thông tin quan trọng của bạn. Tuy nhiên, đó mới chỉ là một nửa của cuộc chiến. Để dữ liệu được an toàn, đáng tin cậy và luôn có thể truy cập khi cần, bạn cần đảm bảo rằng quy trình sao lưu không mắc phải những sai lầm phổ biến. Việc chủ động tránh các lỗi này sẽ giúp bạn bảo vệ tài sản số của mình hiệu quả hơn.
1. Đặt tất cả bản sao lưu ở một nơi duy nhất
Một trong những sai lầm tốn kém nhất khi sao lưu dữ liệu là lưu trữ tất cả các bản sao lưu ở cùng một địa điểm. Hãy hình dung bạn chỉ dựa vào một ổ cứng gắn ngoài, và rồi phát hiện ra nó đã hỏng đúng lúc bạn cần khôi phục dữ liệu. Việc chỉ lưu trữ bản sao lưu ở một nơi duy nhất, dù là dịch vụ đám mây hay thiết bị NAS, đều khiến dữ liệu của bạn dễ bị tổn thương.
Phương pháp an toàn nhất là tuân thủ quy tắc sao lưu 3-2-1. Điều này có nghĩa là bạn nên giữ ba bản sao dữ liệu của mình: tệp gốc và hai bản sao lưu. Để giảm thiểu rủi ro, các bản sao lưu này nên được lưu trữ trên hai loại phương tiện khác nhau, chẳng hạn như một ổ cứng gắn ngoài và một dịch vụ đám mây. Ít nhất một bản sao lưu nên được giữ ở một địa điểm vật lý khác với dữ liệu chính của bạn (offsite) để đảm bảo an toàn trước mọi thảm họa cục bộ. Ví dụ, một ổ cứng gắn ngoài có thể ở nhà, trong khi bản sao lưu đám mây sẽ nằm trên máy chủ từ xa, ở một vị trí địa lý khác biệt.
2. Sao lưu không thường xuyên
Ngay cả khi bạn có nhiều bản sao lưu, chúng có thể không còn hữu ích nếu đã lỗi thời. Nếu bạn chỉ sao lưu dữ liệu một cách không thường xuyên, bạn sẽ đối mặt với nguy cơ mất các tệp quan trọng đã được tạo hoặc sửa đổi kể từ lần sao lưu cuối cùng.
Để tránh điều này, tốt nhất là bạn nên thiết lập một lịch trình sao lưu thường xuyên. Lý tưởng nhất là việc sao lưu nên được thực hiện hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần. Tuy nhiên, tần suất có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ quan trọng và khối lượng dữ liệu được sao lưu. Bạn cũng có thể tự động hóa quá trình sao lưu bằng cách sử dụng các dịch vụ đám mây hoặc phần mềm sao lưu chuyên dụng. Điều này loại bỏ nhu cầu sao lưu thủ công, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin giá trị.
Phần mềm sao lưu Western Digital trên máy tính xách tay với ổ cứng My Book
3. Ghi đè các bản sao lưu cũ
Tự động hóa sao lưu rất hữu ích, nhưng bạn cũng nên cẩn thận để không ghi đè lên các bản sao lưu cũ quá sớm. Nhiều người cho rằng chỉ cần có một bản sao lưu gần nhất là dữ liệu của họ đã an toàn. Tuy nhiên, nếu một tệp bị hỏng hoặc mất và bạn không nhận ra ngay lập tức, bản sao lưu mới nhất của bạn có thể đã thay thế phiên bản cũ hơn, còn nguyên vẹn. Điều này có nghĩa là bạn có thể mất vĩnh viễn các tệp quan trọng.
Để tránh tình trạng này, bạn nên có một hệ thống sao lưu giữ nhiều phiên bản của các tệp. Nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến và chương trình sao lưu cung cấp tính năng “phiên bản hóa” (versioning), cho phép bạn khôi phục các bản sao cũ hơn của tệp nếu cần. Bạn cũng có thể thiết lập lịch trình để giữ các bản sao lưu trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng bị xóa. Ví dụ, giữ các bản sao lưu hàng tuần trong một tháng và bản sao lưu hàng tháng trong một năm sẽ đảm bảo bạn có nhiều điểm khôi phục khác nhau.
Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng gắn ngoài, bạn nên tránh ghi đè lên cùng một tệp sao lưu. Thay vào đó, hãy lưu các bản sao lưu với các ngày khác nhau hoặc sử dụng phần mềm quản lý phiên bản cho bạn. Bằng cách này, nếu có sự cố, bạn sẽ có nhiều lựa chọn để khôi phục tệp của mình, thay vì chỉ dựa vào một bản sao lưu duy nhất có thể đã bị lỗi.
Máy tính xách tay với màn hình hiển thị cửa sổ sao lưu dữ liệu và thông báo lỗi
4. Bỏ qua bảo mật cho bản sao lưu
Bản sao lưu thôi chưa đủ nếu nó dễ bị tổn thương trước các mối đe dọa mạng như ransomware, truy cập trái phép hoặc xóa nhầm. Nói cách khác, một bản sao lưu được bảo mật kém có thể rủi ro như không có bản sao lưu nào cả.
Mã hóa các bản sao lưu đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó truy cập được, họ cũng sẽ không thể đọc hoặc sử dụng dữ liệu nếu không có khóa giải mã. Tương tự, việc sử dụng xác thực đa yếu tố (MFA) đáng tin cậy cho các hệ thống sao lưu của bạn có thể thêm một lớp bảo mật bổ sung và khiến người dùng trái phép khó truy cập hơn nhiều.
Bạn cũng có thể duy trì một bản sao ngoại tuyến (air-gapped) của các bản sao lưu quan trọng nhất. Tội phạm mạng thường nhắm mục tiêu vào bộ nhớ trực tuyến và các bản sao lưu được kết nối mạng trong các cuộc tấn công ransomware, nhưng một bản sao lưu ngoại tuyến vẫn an toàn và có thể được sử dụng để khôi phục. Tóm lại, việc kiểm tra bảo mật thường xuyên và giám sát chủ động có thể giúp bạn phát hiện và giải quyết các lỗ hổng trước khi chúng trở thành mối đe dọa lớn.
Màn hình máy tính hiển thị biểu tượng BitLocker trên nền Windows 11 với các mã hóa bảo mật
5. Không xác minh bản sao lưu
Sao lưu dữ liệu một cách an toàn, thường xuyên và bảo mật là quan trọng, nhưng bạn cũng cần đảm bảo rằng các bản sao lưu của mình thực sự hoạt động. Các tệp bị hỏng, bản sao lưu không đầy đủ hoặc lỗi lưu trữ là những vấn đề phổ biến có thể khiến bạn không thể truy cập dữ liệu quan trọng khi cần nhất.
Điều cuối cùng bạn muốn là cho rằng tệp của mình an toàn, chỉ để phát hiện chúng không thể sử dụng được khi bạn cần. Để ngăn chặn điều này, hãy định kỳ xác minh các bản sao lưu của bạn bằng cách khôi phục một vài tệp hoặc thực hiện khôi phục thử nghiệm đầy đủ. Điều này đảm bảo rằng phần mềm sao lưu của bạn đang hoạt động bình thường và các tệp của bạn vẫn còn nguyên vẹn.
Nếu bạn đang sử dụng ổ cứng gắn ngoài, dịch vụ đám mây hoặc ổ đĩa mạng, hãy dành một chút thời gian để mở một vài tệp đã sao lưu để đảm bảo chúng có thể truy cập được và không bị hỏng. Một quy trình xác minh đơn giản có thể giúp bạn tránh những bất ngờ khó chịu khi thảm họa xảy ra.
Ngón tay chỉ vào biểu tượng sao lưu dữ liệu, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác minh
Việc tránh những sai lầm phổ biến khi sao lưu dữ liệu này không quá khó khăn và có thể giúp bạn thoát khỏi căng thẳng cùng nguy cơ mất mát dữ liệu quý giá. Thay vì chờ đợi thảm họa xảy ra, hãy dành thời gian để xem xét lại các quy tắc sao lưu của mình và cải thiện chúng khi cần thiết. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để bảo vệ thông tin số của bạn một cách tốt nhất!