Việc tạo ra các bản trình bày trên PowerPoint có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn chỉ sử dụng các tính năng cơ bản. PowerPoint là một ứng dụng giàu tính năng nhưng người dùng thường dễ bỏ qua những công cụ hữu ích nhất. Một khi bạn nắm được các thủ thuật này, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể tạo slide một cách khó khăn như trước đây. Bài viết này sẽ tiết lộ 8 thủ thuật PowerPoint độc đáo, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo slide nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
1. Ghim Lệnh Thường Dùng vào Thanh Công Cụ Truy Cập Nhanh (Quick Access Toolbar)
Việc tạo slide sẽ nhanh hơn đáng kể nếu bạn có thể dễ dàng truy cập các lệnh mình thường xuyên sử dụng. Cách tốt nhất để làm điều này là thêm chúng vào Thanh Công Cụ Truy Cập Nhanh (Quick Access Toolbar) thay vì chỉ dựa vào các mục menu trên Ribbon – một thói quen mà nhiều người trong chúng ta vẫn đang làm.
Để điều chỉnh Quick Access Toolbar, bạn hãy vào File > Options > Quick Access Toolbar. Chọn một lệnh (ví dụ: New Slide, Shapes, hoặc Format Painter) ở bên trái, nhấp vào Add để chuyển nó sang bên phải, sau đó nhấp vào OK. Lệnh này sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.
Ghim lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar trong PowerPoint
Nếu bạn không thấy các lệnh mình muốn, hãy đặt menu thả xuống Choose commands from sang tab chứa các lệnh bạn mong muốn.
Thêm lệnh vào thanh công cụ truy cập nhanh của PowerPoint
2. Tận Dụng Gợi Ý Thiết Kế (Design Suggestions) để Tạo Slide Đẹp Mắt
Một thiết kế tốt có thể làm cho bài thuyết trình của bạn trở nên nổi bật, và đây là nơi mọi người dành rất nhiều thời gian. Với tính năng Gợi Ý Thiết Kế (Design Suggestions), PowerPoint có thể tạo ra các bố cục chuyên nghiệp phù hợp với nội dung của bạn. Điều này cho phép bạn hoàn thiện các slide của mình chỉ trong vài giây.
Để sử dụng Design Suggestions, bạn hãy chọn tab Designer và nhấp vào Design Suggestions trong mục Edits của Ribbon.
Nút Gợi ý Thiết kế trong PowerPoint
Từ đó, bạn chỉ cần chọn một trong các thiết kế trong bảng điều khiển bên phải để áp dụng cho slide hiện tại.
Chọn một gợi ý thiết kế trong PowerPoint
Nếu bạn cuộn xuống cuối và không tìm thấy thiết kế ưng ý, hãy nhấp vào See more design suggestions để nhận thêm các gợi ý khác.
3. Tái Sử Dụng Slide Hiện Có để Tiết Kiệm Thời Gian
Việc tạo slide cũng có thể nhanh hơn nếu bạn tái sử dụng các slide đã có thay vì tạo lại nội dung và thiết kế hoặc sao chép và dán từ bản trình bày này sang bản trình bày khác.
Để làm điều đó, bạn hãy chọn tab Insert và nhấp vào New Slide > Reuse Slides trong mục Slides của Ribbon. Trong bảng điều khiển mở ra ở bên phải, nhấp vào Browse và chọn một bản trình bày để nhập.
Bảng điều khiển Tái sử dụng Slide trong PowerPoint
Sau khi nhập, bạn sẽ thấy tất cả các slide trong bản trình bày được liệt kê trong bảng điều khiển. Để chèn một slide vào bản trình bày hiện tại của bạn, chỉ cần nhấp vào nó.
4. Sử Dụng Trình Tạo Văn Bản Giữ Chỗ (Placeholder Text Generator) Nhanh Chóng
Khi thiết kế một slide, việc xem bố cục trông như thế nào với một số văn bản giả có thể rất hữu ích. Đây là lúc văn bản giữ chỗ như Lorem Ipsum phát huy tác dụng, giúp bạn không phải tốn công suy nghĩ xem nên dùng gì làm văn bản mẫu. PowerPoint có trình tạo Lorem Ipsum riêng mà nhiều người không biết, có nghĩa là bạn thậm chí không cần rời khỏi chương trình để lấy nó.
Đây là cú pháp để tạo văn bản Lorem Ipsum trong PowerPoint:
=lorem(x)Ở đây, x là số đoạn văn bạn muốn tạo. Điều đó có nghĩa là, nếu bạn muốn tạo hai đoạn văn, bạn sẽ viết dòng sau và nhấn phím Enter:
=lorem(2)5. Tạo Biểu Đồ Nhanh Hơn với Mẫu (Chart Templates)
Khi bạn thiết kế một biểu đồ đẹp mắt với tất cả các bố cục, màu sắc, phông chữ và mọi loại định dạng bổ sung phù hợp, bạn có thể muốn tái sử dụng nó mà không phải tạo lại từ đầu mỗi lần. Thay vào đó, bạn có thể lưu biểu đồ đó dưới dạng mẫu và áp dụng lại thiết kế cho các biểu đồ khác để tăng tốc quá trình.
Để làm điều đó, nhấp chuột phải vào biểu đồ và chọn Save As Template trong menu. Trong hộp thoại, đặt tên cho mẫu và nhấp vào Save.
Lưu biểu đồ làm mẫu trong PowerPoint
Để sử dụng mẫu, chọn tab Insert và nhấp vào Chart trong mục Illustrations của Ribbon. Chọn Templates trong thanh bên trái, chọn mẫu bạn muốn ở bên phải và nhấp OK.
Sử dụng mẫu biểu đồ trong PowerPoint
6. Đảm Bảo Tính Nhất Quán với Slide Master
Giả sử bạn đã tạo một loạt các slide và nhận ra mình không thích phông chữ của tiêu đề, hoặc bạn cần thêm logo vào mỗi slide. Bạn có thể vào từng slide và thực hiện thay đổi thủ công, nhưng điều đó có thể tốn thời gian, đặc biệt nếu có nhiều slide. Một giải pháp thay thế là sử dụng tính năng Slide Master để đảm bảo rằng mọi thay đổi bạn thực hiện đều được áp dụng nhất quán cho các slide liên quan.
Để làm điều đó, chọn tab View và nhấp vào Slide Master trong mục Master Views.
Chế độ xem Slide Master trong PowerPoint Ribbon
Chọn một slide master, thực hiện các thay đổi cần thiết và nhấp vào Close Master View trong mục Close của Ribbon để áp dụng chúng cho các slide còn lại.
Chỉnh sửa master slide trong PowerPoint
7. Cắt Âm Thanh Trực Tiếp Trong PowerPoint
Chèn âm thanh vào bản trình bày có thể làm cho bài thuyết trình của bạn hấp dẫn hơn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần cắt âm thanh để phù hợp với nhu cầu của mình? Thay vì mở một phần mềm khác như Audacity, PowerPoint cho phép bạn thực hiện điều đó ngay trong ứng dụng.
Để làm điều đó, chọn clip âm thanh và nhấp vào Trim Audio trong mục Editing của tab Playback.
Nút cắt âm thanh trong PowerPoint
Nhấp và kéo thanh màu xanh lá cây (thời gian bắt đầu) hoặc thanh màu đỏ (thời gian kết thúc) trên dải âm thanh để điều chỉnh độ dài âm thanh. Sau đó, nhấp vào OK để lưu clip đã chỉnh sửa.
Cắt âm thanh trong PowerPoint
8. Tạo Toàn Bộ Bài Thuyết Trình với Copilot (Phiên Bản Desktop)
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint dành cho máy tính để bàn, điều đó có nghĩa là bạn đã đăng ký gói Microsoft 365. Điều này cho phép bạn sử dụng trợ lý AI Copilot của Microsoft trong PowerPoint và các ứng dụng văn phòng khác. Bạn có thể tạo toàn bộ bản trình bày PowerPoint bằng Copilot, cũng như sử dụng nó để tạo slide nhanh chóng.
Để thêm một slide vào bản trình bày của bạn bằng Copilot, chọn tab Insert và nhấp vào New Slide with Copilot trong mục Slides của Ribbon.
Tạo slide mới với Copilot trong PowerPoint
Mô tả nội dung của slide và sau đó nhấn phím Enter để tạo.
Hộp thoại yêu cầu Copilot thêm slide vào PowerPoint
Hãy nhớ rằng vì đây là nội dung do AI tạo ra, hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác.
Nếu mục tiêu của bạn là cắt giảm thời gian tạo slide, thì việc thành thạo những tính năng ít được đánh giá cao này sẽ rất hữu ích. Chúng không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn đảm bảo chất lượng bài thuyết trình của bạn. Hãy ghi nhớ chúng khi bạn tạo bản trình bày tiếp theo của mình.
