Hiện nay, thị trường tràn ngập các công cụ quản lý tri thức cá nhân (Personal Knowledge Management – PKM), mỗi ứng dụng đều hứa hẹn sẽ tổ chức cuộc sống và nâng cao hiệu suất của bạn. Mặc dù những công cụ này thường được thiết kế kỹ lưỡng và có thể hữu ích, chúng không phải là “viên đạn bạc” thần kỳ như cách chúng được quảng bá. Vậy lý do là gì?
1. Sự phức tạp và tính năng dư thừa
Dù vì áp lực cạnh tranh hay nhu cầu từ người dùng, hầu hết các công cụ quản lý tri thức đều khá phức tạp và không thân thiện với người mới bắt đầu. Chúng có xu hướng trở thành “ứng dụng tất cả trong một”, tích hợp quá nhiều tính năng không cần thiết như quản lý tác vụ, lịch trình hay sắp xếp công việc.
Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý tri thức với vô số tính năng và đường cong học tập dốc. Đây là một ứng dụng phổ biến, nhưng số lượng tính năng khổng lồ lại làm chậm chức năng cốt lõi, khiến việc sử dụng cho các tác vụ đơn giản hàng ngày trở nên khó khăn.
Giao diện phức tạp của Notion với các bảng cơ sở dữ liệu và ghi chú bài giảng đại học, minh họa tính năng chồng chéo.
Trên thực tế, việc quản lý tri thức chỉ phức tạp khi bạn tự làm cho nó phức tạp. Không phải ai cũng cần tất cả những tính năng mà các công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt.
Hơn nữa, mọi người không nên bị lừa rằng việc tinh chỉnh một thiết lập Obsidian hoàn hảo với nhiều plugin và script tự động sẽ ngay lập tức giúp họ làm việc hiệu quả hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì, việc phân tán hệ thống của bạn trên nhiều nền tảng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Một ví dụ về ghi chú cá nhân trong Obsidian, cho thấy khả năng tùy biến sâu với plugin và định dạng Markdown.
2. Bẫy thời gian thiết lập và bảo trì
Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất với các công cụ quản lý tri thức. Bạn có thể dễ dàng lạc lối trong việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và kiểu dáng, mà bỏ qua chính những ghi chú bạn muốn viết. Việc quản lý hệ thống ghi chú bản thân nó lại trở thành một nhiệm vụ, hút cạn thời gian và năng lượng lẽ ra có thể dành cho công việc thực sự hiệu quả.
Giao diện đồ thị liên kết (Graph View) trong Obsidian, minh họa sự phức tạp và thời gian cần để xây dựng hệ thống quản lý tri thức.
Đây không phải là vấn đề của bản thân công cụ mà xuất phát từ cách chúng được sử dụng và tiếp thị. Các công cụ quản lý tri thức được thiết kế để tùy biến và linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, đây là một điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì.
Khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và tính thực tế hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại không hiệu quả, hãy điều chỉnh cho đến khi bạn có một hệ thống phù hợp, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gọi là thiết lập hoàn hảo.
3. Vô vàn lựa chọn khiến bạn bối rối
Có một số lượng lớn các công cụ quản lý tri thức trên thị trường, tất cả đều cung cấp cùng các tính năng cốt lõi. Sự phong phú này khiến việc lựa chọn công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, nhiều hơn mức hầu hết người dùng thừa nhận. Chúng gói gọn cùng các tính năng thiết yếu: ghi chú, gắn thẻ, tìm kiếm và liên kết, trong các giao diện khác nhau và với một vài biến thể nhỏ. Sự khác biệt chính giữa các công cụ này thường là cách tiếp cận phân loại và cấu trúc ghi chú, cũng như mức độ khóa người dùng vào nền tảng của họ.
Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý tri thức hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra sau này (ví dụ: Markdown). Khi đã sắp xếp được điều đó, bạn chỉ cần chọn cái bạn thấy đẹp nhất hoặc cung cấp các tính năng cụ thể bạn yêu cầu.
4. Ảnh hưởng từ “người nổi tiếng năng suất”
Những người có ảnh hưởng về năng suất là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý tri thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một con đường tắt đến năng suất.
Công cụ quản lý tri thức yêu thích của họ hoặc lựa chọn trong tuần được giới thiệu là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, cải thiện sự hiểu biết và xây dựng “bộ não thứ hai” (Second Brain). Nội dung của họ tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy chỉnh hơn là tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể, các đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu template hoặc khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết.”
Hình ảnh các video YouTube từ những người có ảnh hưởng về năng suất, thổi phồng khả năng của Obsidian và các công cụ quản lý tri thức.
Nhìn chung, chúng ta nên khá thận trọng với bất kỳ ai mà hoạt động kinh doanh chính của họ là dạy người khác cách làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là sống thực với nó.
Quản lý tri thức suy cho cùng chỉ đơn giản là việc ghi lại những ghi chú chất lượng, cô đọng và sắp xếp chúng theo cách có ý nghĩa với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý tri thức cá nhân tốt nhất là hệ thống phù hợp với bạn, và nó có thể được triển khai trên bất kỳ công cụ nào, từ những tấm thẻ vật lý đến các cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.