Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc duy trì sự tập trung khi làm việc trên máy tính Windows đôi khi trở nên khó khăn. Các thông báo, ứng dụng hay những yếu tố gây xao nhãng luôn rình rập, khiến bạn dễ dàng bị mất đà và cảm thấy kiệt sức nhanh chóng. Tuy nhiên, ít người biết rằng, hệ điều hành Windows đã tích hợp sẵn nhiều tính năng mạnh mẽ, tưởng chừng đơn giản nhưng lại cực kỳ hữu ích, có thể giúp bạn định hình lại thói quen làm việc, duy trì năng suất và kiểm soát tốt hơn các nguồn gây phân tâm.
Với mục tiêu tối ưu năng suất trên Windows và giảm thiểu những gián đoạn không mong muốn, chúng tôi đã khám phá và tổng hợp 5 tính năng gốc của hệ điều hành này. Đây là những công cụ có khả năng neo giữ bạn vào công việc, giúp bạn duy trì sự tập trung bất kể mọi sự hỗn loạn xung quanh. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng tính năng, cách chúng hoạt động và làm thế nào để khai thác tối đa lợi ích mà chúng mang lại, từ đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.
1. Phiên Tập Trung (Focus Sessions) trong Ứng Dụng Đồng Hồ
Một trong những công cụ bất ngờ nhất giúp cải thiện năng suất làm việc trên Windows chính là tính năng Phiên Tập Trung (Focus Sessions) được tích hợp ngay trong ứng dụng Đồng hồ (Clock). Ban đầu, nhiều người có thể nghĩ đây chỉ là một bộ đếm thời gian cơ bản, nhưng thực tế, nó là một công cụ cực kỳ hữu ích giúp tổ chức ngày làm việc của bạn mà không hề cảm thấy quá cứng nhắc hay phức tạp. Đây là loại tính năng mà bạn có thể không để ý đến cho đến khi thực sự cần đến nó.
Phiên Tập Trung được xây dựng trực tiếp vào ứng dụng Đồng hồ, bạn có thể mở nó từ menu Bắt đầu (Start menu). Khi đã vào ứng dụng, việc tùy chỉnh thời lượng phiên làm việc, thời gian nghỉ giải lao, mục tiêu tập trung, chủ đề, và thậm chí xóa lịch sử nếu cần đều rất dễ dàng.
Mỗi phiên bắt đầu với một bộ đếm thời gian mà bạn có thể thiết lập từ 10 phút đến một giờ, tùy thuộc vào mức độ tập trung bạn muốn duy trì. Nếu thời gian tập trung của bạn kéo dài 45 phút trở lên, Windows sẽ tự động lên lịch một khoảng thời gian nghỉ ngắn để giúp bạn nạp lại năng lượng. Bạn có thể chọn thời gian nghỉ 5, 10 hoặc 15 phút trong Cài đặt (Settings), hoặc bỏ qua hoàn toàn nếu bạn đang “nhập tâm” vào công việc và muốn tiếp tục.
Giao diện tính năng Phiên Tập Trung (Focus Sessions) trong ứng dụng Đồng hồ trên Windows 11
Ngoài ra, còn có một công cụ theo dõi mục tiêu hàng ngày giúp bạn duy trì đúng tiến độ một cách âm thầm. Bạn thiết lập mục tiêu tập trung cho ngày, và ứng dụng sẽ theo dõi tiến trình của bạn trong nền. Việc quan sát thanh tiến độ đầy lên đã trở thành một phần nhỏ nhưng đầy thỏa mãn trong thói quen hàng ngày của nhiều người, giúp kết thúc một ngày với cảm giác hoàn thành công việc.
Nếu bạn sử dụng danh sách công việc, tính năng tích hợp với Microsoft To Do sẽ làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Bạn có thể liên kết tài khoản của mình, chọn một nhiệm vụ và đánh dấu hoàn thành trực tiếp từ ứng dụng. Phiên Tập Trung cũng cho phép bạn kết nối tài khoản Spotify để phát nhạc hoặc podcast trong khi làm việc.
Thanh tiến độ mục tiêu hàng ngày trong Phiên Tập Trung của ứng dụng Đồng hồ Windows
Theo mặc định, tính năng này sẽ tự động bắt đầu phát nhạc khi một phiên làm việc bắt đầu, nhưng bạn có thể tắt nó trong Cài đặt nếu muốn làm việc trong im lặng. Việc sử dụng các danh sách nhạc không lời thường giúp duy trì sự tập trung mà không làm mất đi dòng chảy công việc.
2. Gõ Bằng Giọng Nói (Voice Typing)
Mặc dù việc gõ phím đã trở nên quen thuộc với hầu hết người dùng, nhưng tính năng gõ bằng giọng nói của Windows nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong thói quen hàng ngày của tôi sau khi thử nghiệm. Đây thực sự là một cứu cánh vào những ngày mà đôi tay cần được nghỉ ngơi, hoặc khi bạn chỉ muốn “nói ra” những suy nghĩ của mình mà không cần phải giảm tốc độ. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn tổ hợp phím Win + H, bắt đầu nói, và để các từ xuất hiện trên màn hình.
Một thanh nhập liệu nhỏ sẽ bật lên ở phía trên và duy trì ở đó, ngay cả khi bạn chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang. Điều này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và đúng tiến độ mà không bị mất dấu.
Giao diện gõ bằng giọng nói (Voice Typing) trên Windows khi đang soạn thảo văn bản
Khi bạn nói, văn bản sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ. Cho dù bạn đang viết một tài liệu, điền vào một biểu mẫu trên trình duyệt, hay ghi chú nhanh, khả năng nhận diện giọng nói của Windows hoạt động khá nhanh, đặc biệt là trong môi trường yên tĩnh. Bạn không cần phải nói chậm lại hoặc suy nghĩ quá nhiều về những gì mình đang nói.
Để trải nghiệm trở nên dễ dàng hơn, bạn có thể bật tính năng tự động chấm câu (automatic punctuation). Nó sẽ tự động thêm dấu phẩy, dấu chấm và dấu hỏi, giúp bạn không cần phải nói chúng ra. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh gõ giọng nói để kích hoạt. Lưu ý rằng cài đặt này sẽ reset mỗi khi bạn đóng công cụ, vì vậy bạn cần bật lại khi mở nó.
Cài đặt bật tự động chấm câu trong tính năng gõ bằng giọng nói của Windows
Ngoài ra, còn có các lệnh thoại tích hợp sẵn giúp việc chỉnh sửa trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng các lệnh như “xóa đó” (delete that), “chọn tất cả” (select all), hoặc “xuống dòng” (next line) để thực hiện các thay đổi nhanh chóng mà không cần chạm vào bàn phím.
Gõ bằng giọng nói không phải là một sự thay thế hoàn toàn cho việc gõ phím, nhưng nó hoàn hảo để ghi chú nhanh, tạo bản nháp thô, hoặc trả lời tin nhắn. Đây là một trong những công cụ bị đánh giá thấp nhưng lại giúp bạn duy trì năng suất mà không làm gián đoạn dòng chảy công việc.
3. Phụ Đề Trực Tiếp (Live Captions)
Tôi thường sử dụng tính năng Phụ đề trực tiếp (Live Captions) để duy trì công việc mà không cần phải tăng âm lượng loa hay đeo tai nghe. Tính năng này thực sự hữu ích khi chất lượng âm thanh không rõ ràng hoặc khi tôi chỉ muốn đọc phụ đề thay vì nghe.
Để bật tính năng này, bạn chỉ cần vào Cài đặt (Settings) > Trợ năng (Accessibility) > Phụ đề (Captions) và bật Phụ đề trực tiếp (Live Captions). Hoặc, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Win + Ctrl + L để truy cập nhanh hơn. Lần đầu tiên bạn kích hoạt, Windows sẽ tải xuống các tệp ngôn ngữ cần thiết. Sau đó, mọi thứ sẽ chạy cục bộ, đảm bảo dữ liệu giọng nói của bạn được giữ riêng tư và không gửi lên đám mây.
Menu cài đặt bật Phụ đề trực tiếp (Live Captions) trong Cài đặt Trợ năng của Windows 11
Khi đã kích hoạt, Windows sẽ thêm một hộp phụ đề vào màn hình của bạn và bắt đầu chuyển đổi âm thanh thành văn bản theo thời gian thực. Bạn có thể chọn vị trí của hộp phụ đề – ở phía trên màn hình, phía dưới, hoặc nổi tự do trên nội dung của bạn. Tôi thường giữ nó ở phía trên để không che khuất bất kỳ nội dung quan trọng nào. Hộp phụ đề có thiết kế gọn gàng, không gây cản trở, và bạn có thể kéo nó đến bất kỳ vị trí nào cảm thấy tự nhiên nhất khi đang xem hoặc nghe.
Phụ đề trực tiếp cũng cung cấp một vài tùy chọn thú vị để tùy chỉnh những gì bạn nhìn thấy. Nếu bạn đang ở trong một không gian chung hoặc chỉ đơn giản là muốn nội dung sạch hơn, bạn có thể lọc bỏ từ ngữ tục tĩu, tính năng này sẽ thay thế các từ ngữ nhạy cảm bằng dấu sao. Để bật, nhấp vào biểu tượng bánh răng trong hộp phụ đề, vào Tùy chọn (Preferences) và chọn Lọc từ ngữ tục tĩu (Filter profanity).
Tùy chọn lọc từ ngữ tục tĩu trong cài đặt Phụ đề trực tiếp trên Windows
Ngay bên dưới đó, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn bao gồm âm thanh micrô (include microphone audio), cho phép Phụ đề trực tiếp thu âm các cuộc trò chuyện xung quanh bạn, không chỉ âm thanh từ thiết bị của bạn. Tôi đã sử dụng nó trong các cuộc trò chuyện trực tiếp, và mặc dù không hoàn hảo, nhưng nó hoạt động khá tốt trong môi trường yên tĩnh.
Để kiểm soát nhiều hơn, bạn có thể cá nhân hóa cách phụ đề trông như thế nào. Mở menu Tùy chọn (Preferences) > Kiểu phụ đề (Caption style), sau đó thay đổi loại phông chữ, kích thước, độ mờ và áp dụng các hiệu ứng như đổ bóng đồng nhất hoặc sâu. Những thay đổi này giúp phụ đề dễ đọc hơn và hòa hợp hơn với thiết lập của bạn.
4. Tự Động Khôi Phục Ứng Dụng Sau Khởi Động (Auto-Restart Apps on Reboot)
Đôi khi, máy tính của bạn có thể khởi động lại một cách bất ngờ. Đó có thể là sau một bản cập nhật hệ thống, một lần khởi động lại theo lịch trình mà bạn quên, một lỗi hệ thống, hoặc thậm chí là do pin cạn kiệt. Bất kể lý do là gì, kết quả luôn giống nhau: bạn đăng nhập lại và cảm thấy như mọi thứ đã mất. Không có tab nào mở, không có ứng dụng nào đang chạy, chỉ một màn hình desktop trống rỗng, như thể bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Và vào khoảnh khắc đó, thật dễ dàng để mất dấu những gì bạn đang làm.
Để khắc phục vấn đề này, tôi đã tìm thấy một cài đặt nhỏ của Windows giúp tự động mở lại các ứng dụng mà tôi đang sử dụng trước khi máy tính khởi động lại. Nó giúp tôi tiết kiệm công sức phải tự tay mở lại mọi thứ hoặc cố gắng nhớ xem mình đã dừng lại ở đâu.
Nếu bạn muốn thử, hãy điều hướng đến Cài đặt (Settings) > Tài khoản (Accounts) > Tùy chọn đăng nhập (Sign-in options), sau đó cuộn xuống phần Cài đặt bổ sung (Additional settings). Bật tùy chọn có nội dung: Tự động lưu các ứng dụng có thể khởi động lại của tôi và khởi động lại chúng khi tôi đăng nhập lại (Automatically save my restartable apps and restart them when I sign back in). Sau khi được bật, Windows sẽ ghi nhớ phiên làm việc của ứng dụng của bạn mỗi khi hệ thống khởi động lại.
Cài đặt tự động khôi phục ứng dụng sau khởi động lại trên Windows 11
Tính năng này hoạt động tốt nhất với các ứng dụng tích hợp sẵn của Windows như File Explorer, Microsoft Edge, Notepad và các công cụ khác hỗ trợ lưu phiên làm việc. Nó sẽ không khôi phục mọi chương trình, nhưng đủ để giúp bạn quay lại đúng tiến độ mà không làm gián đoạn dòng chảy công việc của mình. Sự hỗ trợ nhỏ bé đó giúp việc quay lại làm việc dễ dàng hơn và giảm bớt căng thẳng.
5. Chế Độ Không Làm Phiền (Do Not Disturb) và Thông Báo Ưu Tiên
Thông báo rất hữu ích cho đến khi chúng bắt đầu làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Một phút trước bạn đang chìm đắm vào công việc, và ngay sau đó, một cửa sổ pop-up hoặc một cảnh báo email ngẫu nhiên kéo bạn ra khỏi trạng thái “nhập tâm”. Khi cần kiểm tra thông báo nhanh chóng, tôi chỉ cần nhấn Win + N. Nó sẽ bật Trung tâm Thông báo (Notification Center) và hiển thị mọi thứ ở một nơi.
Nếu bạn muốn quản lý thông báo chi tiết hơn, hãy vào Cài đặt (Settings) > Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications). Ở phía trên cùng, có một công tắc chính để bật hoặc tắt tất cả thông báo. Phía dưới, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn, như hiển thị thông báo trên màn hình khóa, cho phép nhắc nhở hoặc cuộc gọi VoIP, và liệu chúng có phát âm thanh hay không.
Bật chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb) trong cài đặt thông báo của Windows 11
Ngoài ra còn có công tắc Không làm phiền (Do not disturb) ngay bên dưới. Bật nó để tắt tiếng thông báo ngay lập tức và duy trì sự tập trung. Nhưng nếu bạn muốn bật tự động trong những khoảng thời gian cụ thể, hãy nhấn Bật không làm phiền tự động (Turn on do not disturb automatically). Tại đây, bạn có thể đặt thời gian bắt đầu và kết thúc ưa thích của mình và thậm chí chọn xem bạn có muốn nó lặp lại hàng ngày hay không. Tính năng này rất hữu ích để chặn các giờ làm việc mà không cần nhớ bật mỗi sáng.
Cài đặt hẹn giờ tự động bật chế độ Không làm phiền trên Windows 11
Tiếp tục cuộn xuống, bạn sẽ tìm thấy Đặt thông báo ưu tiên (Set priority notifications). Đây là nơi bạn có thể quyết định thông báo nào vẫn sẽ hiển thị khi chế độ Không làm phiền đang bật. Bạn có thể cho phép các cuộc gọi, nhắc nhở hoặc các ứng dụng cụ thể mà bạn không muốn bỏ lỡ. Chỉ cần nhấp vào Thêm ứng dụng (Add apps) để thêm những ứng dụng bạn không muốn bỏ qua.
Thiết lập thông báo ưu tiên trong cài đặt Không làm phiền của Windows 11
Với thiết lập này, bạn có thể duy trì sự tập trung mà không bị gián đoạn, nhưng vẫn có thể xem lại các thông báo sau. Nó giúp bạn làm việc hiệu quả và “nhập tâm” vào công việc.
Những tính năng tích hợp sẵn này của Windows thực sự giúp nâng cao năng suất và duy trì quy trình làm việc trôi chảy. Nếu bạn chưa từng khám phá chúng, hãy thử áp dụng ngay để xem chúng có thể giúp ngày làm việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn như thế nào. Hãy để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ thủ thuật Windows hữu ích nào khác để chia sẻ, hoặc đọc thêm các bài viết về tối ưu hóa năng suất trên thuthuathot.com!
