Trong bối cảnh các phần mềm và mô hình kinh doanh dựa trên dịch vụ đăng ký (subscription) ngày càng phổ biến, việc sở hữu một hệ thống để quản lý và theo dõi các dịch vụ bạn chi trả trở nên vô cùng quan trọng. May mắn thay, Google Sheets chính là công cụ duy nhất bạn cần để ghi lại và quản lý những khoản đăng ký này một cách hiệu quả.
Tại sao Google Sheets là lựa chọn hàng đầu để theo dõi dịch vụ đăng ký?
Có nhiều phương pháp để theo dõi các khoản đăng ký hàng tháng của bạn, bao gồm việc sử dụng các cửa hàng ứng dụng di động (Google Play hoặc App Store) hoặc các ứng dụng theo dõi đăng ký trả phí. Tuy nhiên, các cửa hàng ứng dụng chỉ có thể theo dõi các khoản thanh toán được thực hiện trong nền tảng của họ, và các ứng dụng theo dõi trả phí thường lại là một khoản đăng ký khác trong hóa đơn hàng tháng của bạn.
Mặt khác, Google Sheets hoàn toàn miễn phí, nhẹ, linh hoạt và đa nền tảng. Nó cũng rất dễ sử dụng và hỗ trợ các công thức, bộ lọc cũng như định dạng có điều kiện để tổng hợp chi phí, làm nổi bật các khoản gia hạn sắp tới và sắp xếp các dịch vụ đăng ký theo danh mục. Google Sheets còn hỗ trợ tính năng cộng tác, điều này rất hữu ích cho các cặp đôi hoặc thành viên trong gia đình, và bảng tính có thể dễ dàng chia sẻ hoặc xuất ra nhiều định dạng khác nhau.
Ngoài việc theo dõi các dịch vụ đăng ký, Google Sheets cũng có thể được sử dụng để ghi lại các khoản chi tiêu hàng tháng khác. Bạn hoàn toàn có thể thêm chi phí đăng ký của mình vào bảng theo dõi chi tiêu tổng thể để có cái nhìn toàn diện hơn về tài chính cá nhân.
Hướng dẫn thiết lập công cụ theo dõi dịch vụ đăng ký trên Google Sheets
Việc tạo một công cụ theo dõi dịch vụ đăng ký không đơn giản như cài đặt một ứng dụng và nhập các khoản đăng ký hiện tại của bạn. Nó đòi hỏi một chút thời gian, đặc biệt nếu bạn không làm việc với một mẫu có sẵn.
Vì lý do này, chúng tôi đã tạo một bảng tính theo dõi dịch vụ đăng ký với các tiêu đề cột bao gồm: tên dịch vụ, thể loại, tần suất và số tiền thanh toán, ngày đăng ký, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, chi phí trọn đời và hành động cần thực hiện (ví dụ: hủy hoặc gia hạn).
Các cột Thể loại (Category) và Tần suất (Frequency) có các trường thả xuống để nhập thông tin đăng ký. Các công thức dựa trên tần suất, số tiền và ngày bắt đầu thanh toán sẽ tự động tính toán chi phí hàng tháng, hàng năm và trọn đời của dịch vụ đăng ký.
Công thức để tính chi phí hàng tháng như sau:
=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)Chi phí hàng tháng được tính dựa trên tần suất cụ thể của khoản đăng ký. Chúng tôi sẽ chia số tiền hóa đơn cho 12 (nếu là hàng năm), nhân với 4 (nếu là hàng tuần), hoặc giữ nguyên (nếu là hàng tháng).
Đối với chi phí hàng năm của dịch vụ đăng ký, chúng tôi nhân chi phí hàng tháng với 12. Để tính toán chi phí trọn đời, chúng tôi sử dụng công thức tìm số tuần, tháng hoặc năm kể từ lần thanh toán đầu tiên và nhân với số tiền hóa đơn:
=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))Cột cuối cùng, Hành động (Action), là nơi bạn có thể chỉ định liệu có nên gia hạn, hủy bỏ hay thậm chí nâng cấp gói dịch vụ đăng ký đó.
Tận dụng tối đa công cụ theo dõi dịch vụ đăng ký của bạn
Nếu bạn chỉ có một vài dịch vụ đăng ký cần theo dõi và tất cả những gì bạn cần là một nơi để sắp xếp và xem chúng cùng một lúc, mẫu trên sẽ hoạt động rất tốt. Nhưng để khai thác triệt để công cụ theo dõi dịch vụ đăng ký của mình, bạn sẽ cần đến các tính năng Google Sheets nâng cao như định dạng có điều kiện (conditional formatting) và bảng tổng hợp (pivot tables).
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Định dạng có điều kiện có thể được sử dụng để làm nổi bật các dịch vụ đăng ký sắp đến hạn. Để theo dõi các khoản đăng ký sắp tới, chúng tôi đã thêm hai cột phụ vào bảng tính: Ngày đến hạn tiếp theo (Next Due Date) và Số ngày cần hành động (Days to Action). Cột Số ngày cần hành động là một cột tính toán tự động, trừ ngày hiện tại từ ngày gia hạn bằng công thức sau:
=IF(E2="","", E2-TODAY())Khi các cột đó đã được thiết lập, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các dịch vụ đăng ký đến hạn trong vòng chưa đầy một tháng.
Mẫu bảng theo dõi dịch vụ đăng ký nâng cao trong Google Sheets với tính năng định dạng có điều kiện.
Để áp dụng định dạng có điều kiện cho một bảng tính, hãy điều hướng đến Định dạng (Format) > Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting). Nhập phạm vi ô cần định dạng vào ô văn bản Áp dụng cho phạm vi (Apply to range). Trong phần Quy tắc định dạng (Format rules), nhấp vào hộp thả xuống đầu tiên (Định dạng ô nếu…), và chọn Công thức tùy chỉnh là (Custom formula is).
Tiếp theo, nhập công thức sau vào trường nhập Giá trị hoặc công thức:
=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <= 28)Công thức trên kiểm tra xem cột Số ngày cần hành động có chứa một số và liệu số đó có nhỏ hơn hoặc bằng 28 hay không. Bạn có thể tạo một quy tắc định dạng khác để kiểm tra xem số ngày đến hành động cụ thể đó có nhỏ hơn hoặc bằng một tuần hay không.
Thiết lập quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Sheets dựa trên số ngày cần hành động.
Chúng tôi đã sử dụng một màu nền khác cho các tiêu đề của các cột chứa công thức. Điều này giúp chỉ ra rằng chúng không được chỉnh sửa thủ công.
Bảng tổng hợp (Pivot Tables)
Bảng tổng hợp (Pivot Tables) là một công cụ rất mạnh mẽ và linh hoạt trong Google Sheets và Excel, và chúng có thể rất hữu ích để phân tích và tóm tắt các khoản đăng ký của bạn. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp để xác định các dịch vụ đăng ký đắt nhất và tổng số tiền hàng tháng chi tiêu cho mỗi danh mục. Điều này có thể hữu ích cho việc lập ngân sách, xác định các dịch vụ đăng ký không cần thiết, và thậm chí đàm phán với các nhà cung cấp nếu có thể.
Để tạo bảng tổng hợp, hãy điều hướng đến Chèn (Insert) > Bảng tổng hợp (Pivot table). Nhập phạm vi dữ liệu và chọn nơi đặt bảng tổng hợp, trên trang tính hiện có hoặc một trang tính mới. Sau khi bảng tổng hợp trống được tạo, bạn có thể chọn các hàng (rows), cột (columns) và giá trị (values) để thêm vào bảng tổng hợp. Ví dụ, thêm tên dịch vụ đăng ký vào trường Hàng (Rows) và chi phí hàng năm vào trường Giá trị (Values) để hiển thị chi phí hàng năm của mỗi dịch vụ đăng ký.
Ví dụ về cách sử dụng bảng tổng hợp (Pivot Table) để phân tích chi phí đăng ký trong Google Sheets.
Thật tiếc, Google Sheets không có biểu đồ tổng hợp (pivot charts). Tuy nhiên, bạn có thể xuất bảng tính của mình và mở nó trong Excel để tạo các biểu đồ tự động cập nhật cho dữ liệu của mình. Excel cũng cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh hơn cho bảng tổng hợp so với Google Sheets.
Kết luận
Với những hướng dẫn chi tiết này, bạn đã có thể tự xây dựng một công cụ mạnh mẽ để quản lý các dịch vụ đăng ký của mình ngay trên Google Sheets. Đây là một cách nhanh chóng và dễ dàng để kiểm soát chi tiêu, tránh lãng phí và đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn.
Bạn có thể xem trước và tạo bản sao từ mẫu công cụ theo dõi dịch vụ đăng ký trên Google Sheets của chúng tôi. Để tạo một bản sao cho riêng mình, hãy vào Tệp (File) > Tạo bản sao (Make a copy). Bạn có thể sử dụng mẫu ở dạng hiện tại hoặc thêm các cột hoặc danh mục mới tùy theo nhu cầu. Đối với các cột chứa công thức, bạn có thể kéo chấm tròn màu xanh nhỏ (biểu tượng điền) ở góc dưới bên phải của ô để áp dụng công thức cho phần còn lại của cột.
Để nâng cao hơn nữa, bạn có thể thử sử dụng Google Apps Script để thiết lập các lời nhắc email tự động khi một khoản gia hạn sắp đến hạn. Hoặc tham khảo các bài viết khác của Thuthuathot.com để tìm hiểu thêm về các thủ thuật Google Sheets, cách sử dụng Gemini AI để tạo công thức tùy chỉnh, và những thời điểm tốt nhất để hủy bỏ các dịch vụ đăng ký không còn mang lại giá trị. Hãy bắt đầu theo dõi các khoản đăng ký của bạn ngay hôm nay để kiểm soát tài chính cá nhân hiệu quả hơn!
