Bạn có thường xuyên nhìn chằm chằm vào những bảng tính Excel đầy ắp số liệu mà cảm thấy khó khăn trong việc nắm bắt xu hướng hay điểm nổi bật? Phần lớn chúng ta thường ngay lập tức nghĩ đến việc tạo biểu đồ khi muốn trực quan hóa dữ liệu. Chúng ta sẽ mất hàng phút để tạo các biểu đồ cột, biểu đồ đường hay biểu đồ tròn trong Excel, rồi lại loay hoay căn chỉnh sao cho chúng hiển thị đẹp mắt và không bị che khuất. Những biểu đồ này thường nằm kẹt trong một góc hoặc phải đặt ở một trang tính riêng biệt, khiến việc đối chiếu dữ liệu gốc trở nên bất tiện.
Thanh Dữ Liệu (Data Bars): Cách Trực Quan Hóa Xu Hướng Dữ Liệu Thanh Lịch Hơn
Thanh dữ liệu (Data Bars), một tính năng ẩn mình trong Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) của Excel, là một giải pháp vượt trội trong nhiều trường hợp. Chúng biến các con số trong ô tính thành những thanh ngang trực quan ngay bên trong chính ô đó, giúp bạn dễ dàng nhận diện các giá trị cao, thấp và các mẫu hình dữ liệu chỉ bằng một cái nhìn thoáng qua. Đặc biệt, không giống như biểu đồ riêng lẻ, các thanh dữ liệu này sẽ tự động điều chỉnh kích thước khi dữ liệu của bạn thay đổi, đảm bảo tính cập nhật và chính xác liên tục.
Đây là cách bạn có thể thêm thanh dữ liệu vào bảng tính Excel của mình:
- Chọn vùng dữ liệu bạn muốn áp dụng.
- Chuyển đến tab Home (Trang chủ).
- Nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Data Bars (Thanh dữ liệu) và chọn kiểu bạn muốn (Gradient Fill – Tô màu dải chuyển tiếp hoặc Solid Fill – Tô màu đơn sắc).
Ngay cả với cài đặt mặc định trong Excel, thanh dữ liệu cũng sẽ ngay lập tức mang đến một diện mạo trực quan mới cho bảng tính của bạn. Nhưng khả năng của chúng không chỉ dừng lại ở những thiết lập cơ bản này.
Tùy Chỉnh Giao Diện Thanh Dữ Liệu Theo Phong Cách Của Bạn
Sau khi đã áp dụng thanh dữ liệu, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của chúng để phù hợp với phong cách cá nhân hoặc yêu cầu báo cáo. Nếu bạn đang sử dụng Excel online, một cửa sổ bật lên để quản lý các quy tắc định dạng có điều kiện có thể sẽ xuất hiện.
Cửa sổ quản lý quy tắc định dạng có điều kiện (Manage Rules) trong Excel Online khi kích hoạt Data Bars
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) > Manage Rules (Quản lý Quy tắc). Từ menu thả xuống Show formatting rules for (Hiển thị quy tắc định dạng cho), bạn có thể chọn hiển thị quy tắc cho phần hiện tại hoặc toàn bộ trang tính.
Khi nhấp vào Edit Rule (Chỉnh sửa Quy tắc), bạn sẽ có thể thực hiện những tùy chỉnh sau:
- Chọn giữa tô màu đơn sắc (Solid Fill) để có màu sắc đậm và rõ ràng, hoặc tô màu dải chuyển tiếp (Gradient Fill) để có hiệu ứng tinh tế hơn.
- Quyết định có hiển thị “Chỉ hiển thị thanh” (Show Bar Only) để ẩn đi các con số trong ô, tạo cảm giác trực quan hơn.
- Thay đổi màu sắc của thanh để phù hợp với thương hiệu công ty, chủ đề mùa vụ hoặc sở thích cá nhân của bạn.
- Đặt giá trị tối thiểu và tối đa tùy chỉnh thay vì để Excel tự động tính toán. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán khi so sánh dữ liệu qua nhiều dải giá trị khác nhau.
- Bạn cũng có thể điều chỉnh hướng thanh (từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái) cho một số loại dữ liệu nhất định, như xu hướng tiêu cực hoặc điểm số đảo ngược.
Giao diện chỉnh sửa quy tắc định dạng cho Thanh dữ liệu (Data Bars) trong Microsoft Excel, hiển thị các tùy chọn tùy chỉnh như màu sắc, loại điền và giá trị tối thiểu/tối đa
Những thay đổi này, dù có vẻ nhỏ, lại tạo ra sự khác biệt lớn trong việc giúp bảng tính của bạn trở nên dễ tiếp cận và trực quan hơn.
Cơ Chế Hoạt Động Và Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Thanh Dữ Liệu Excel
Đây là phần trở nên thú vị và đôi khi ít hiển nhiên hơn. Excel tạo thanh dữ liệu bằng cách so sánh giá trị của mỗi ô với các ô khác trong vùng bạn đã chọn. Phần mềm sẽ tự động thiết lập giá trị tối thiểu và tối đa dựa trên dải giá trị của các ô được chọn.
Điều đó có nghĩa là nếu dữ liệu của bạn chạy từ 30 đến 90, Excel sẽ coi 30 là thanh nhỏ nhất và 90 là thanh dài nhất. Nhưng nếu bạn áp dụng cùng một định dạng cho một cột khác với dải giá trị khác (chẳng hạn, từ 0 đến 50), thì một giá trị như 45 có thể trông dài hơn một giá trị 60 trong tập hợp đầu tiên. Để duy trì tính nhất quán, bạn nên thiết lập thủ công các giá trị tối thiểu và tối đa của mình. Hãy vào Edit Rule (Chỉnh sửa Quy tắc), sau đó trong mục Minimum (Tối thiểu) và Maximum (Tối đa), chọn Number (Số) và nhập các giá trị cố định (ví dụ: 0 và 100).
Một điểm đặc biệt khác là các ô trống, số không và số âm sẽ hoạt động theo những cách khác nhau một cách tinh tế:
- Ô trống: Không hiển thị thanh nào cả.
- Số không: Tạo ra một vệt màu rất nhỏ, có thể trông giống như một giá trị nhỏ.
- Số âm: Tạo ra thanh theo hướng ngược lại (sang trái). Chúng cũng có màu tô mặc định khác, mặc dù bạn có thể sửa đổi điều này bằng cách nhấp vào Negative Value and Axis… (Giá trị âm và Trục…).
- Ngay cả các giá trị giống hệt nhau cũng có thể xuất hiện không bằng nhau nếu có liên quan đến số thập phân.
Để tránh những vấn đề này và bất kỳ vấn đề nào khác, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Làm tròn dữ liệu trước khi áp dụng định dạng.
- Thay thế các ô trống bằng các giá trị giữ chỗ như số không hoặc “N/A” nếu chúng không có ý nghĩa trống rỗng về mặt trực quan.
- Thanh dữ liệu chỉ hoạt động với các giá trị số, vì vậy Excel sẽ bỏ qua các giá trị không phải số.
- Đối với các bảng tính lớn, hãy cân nhắc chỉ áp dụng thanh dữ liệu cho các phần tổng kết hoặc các chỉ số chính thay vì mọi điểm dữ liệu riêng lẻ. Các tập dữ liệu lớn có thể làm chậm khả năng phản hồi của Excel khi sử dụng thanh dữ liệu, vì Excel phải tính toán lại độ dài thanh mỗi khi giá trị thay đổi.
Thanh dữ liệu sẽ không thay thế hoàn toàn biểu đồ cho mọi mục đích, nhưng khi bạn muốn có các hình ảnh trực quan nhanh chóng, trực quan được tích hợp ngay vào bảng tính của mình, chúng thực sự là một lựa chọn tối ưu. Chúng giúp giữ bố cục của bạn gọn gàng, mang lại những phân tích tức thì và gây ấn tượng với người xem, ngay cả khi họ không nhận ra chính xác điều gì đã thay đổi.
Bạn có thường xuyên sử dụng tính năng Thanh dữ liệu trong Excel không? Hãy chia sẻ những mẹo hoặc trường hợp sử dụng yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
