Đôi khi, chỉ nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi cảm thấy quá tải, dẫn đến một cuộc “khủng hoảng” hoặc đơn giản là thêm một giờ đồng hồ dán mắt vào Netflix. Đó là lý do vì sao tôi luôn cố gắng lên kế hoạch từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI có thể thực hiện điều đó tốt hơn tôi rất nhiều.
1. Reclaim.ai Tự Động Lên Lịch Công Việc Dựa Trên Ưu Tiên và Khả Dụng
Thay vì tốn thời gian tự tay sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào lịch, tôi để Reclaim làm điều đó. Reclaim là một công cụ lập lịch trình thông minh hỗ trợ bởi AI, đồng bộ với Google Calendar của tôi và tự động tổ chức các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên cùng với thời gian biểu của tôi.
Công cụ này đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã khóa thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các nhiệm vụ khác. Nếu một nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các nhiệm vụ đã lên lịch trước đó, ưu tiên những việc có thời hạn đến gần hoặc còn nhiều khối lượng công việc phải hoàn thành.
Giao diện ứng dụng Reclaim.ai hiển thị Planner với danh sách các nhiệm vụ được sắp xếp tự động
Ví dụ, tôi có những nhiệm vụ không thể thay đổi như các buổi học, đã được khóa trên lịch của mình. Khi tôi thêm các nhiệm vụ vào Reclaim, nó sẽ tính toán và tránh lên lịch bất kỳ công việc nào trong các khung giờ đó – trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có thời gian nghỉ giữa các buổi học.
2. Chia Nhỏ Các Nhiệm Vụ Lớn Thành Các Phần Nhỏ Dễ Quản Lý
Một trong những tính năng yêu thích của tôi khi sử dụng Reclaim để lên lịch là khả năng chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành những phần nhỏ hơn, có thể phân bổ qua nhiều ngày. Chẳng hạn, tôi có kỳ thi cuối kỳ sắp tới và dự đoán sẽ cần khoảng 40 giờ chuẩn bị ngoài giờ học.
Thay vì tự tay chặn thời gian trên Google Calendar cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một nhiệm vụ tên là “Chuẩn bị thi cuối kỳ” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi tích chọn Split Up (Chia nhỏ) nhiệm vụ để Reclaim tự động phân bổ nó qua nhiều ngày.
Màn hình tạo tác vụ mới trong Reclaim.ai với ví dụ "Finals Preparation" và tùy chọn chia nhỏ công việc
Sau đó, tôi thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, quy định thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành cho một phiên học. Cuối cùng, tôi đặt ngày hết hạn là ngày đầu tiên của kỳ thi. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, hoàn toàn không cần tôi phải làm gì cả!
Nếu thời gian eo hẹp và tôi có những nhiệm vụ ít quan trọng hơn đã được chặn, Reclaim sẽ điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày hết hạn” mà tôi đã đặt.
3. Tự Động Sắp Xếp Lại Lịch Trình Khi Có Thay Đổi
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới mà tôi hoàn thành mọi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm mỗi ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ xảy ra và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng khiến Reclaim nổi bật so với nhiều ứng dụng lập lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại nhiệm vụ nếu tôi bỏ lỡ chúng, hoặc nếu có thay đổi trong lịch trình hay ưu tiên của tôi.
Như tôi đã đề cập trước đó, nếu một nhiệm vụ quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại nhiệm vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giúp tôi duy trì tiến độ công việc mà không cần thêm bất kỳ nỗ lực nào từ phía mình.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn xem bạn muốn các nhiệm vụ tự động bắt đầu khi được lên lịch hay thủ công.
Cài đặt quản lý lịch trình và tùy chọn bắt đầu tác vụ tự động hoặc thủ công trong Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim sẽ giả định bạn đã bắt đầu nhiệm vụ vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai, bạn cần tự tay nhấn Start (Bắt đầu) trước khi bắt đầu một nhiệm vụ. Nếu không, Reclaim sẽ cho rằng bạn đã bỏ lỡ và sắp xếp lại nó. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai, và nó thực sự là một “vị cứu tinh”.
4. Bổ Sung Thời Gian Nghỉ Để Ngăn Ngừa Kiệt Sức
Điều mà tôi không thực sự tự hào là thói quen lên lịch quá dày đặc và không chừa chỗ cho những khoảng nghỉ. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ với cùng một động lực, không cần nghỉ ngơi. Nhưng hãy thành thật mà nói, tôi đang tự lừa dối mình.
Tôi đã chủ động cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và dần nhận ra rằng, mặc dù việc cố gắng làm việc liên tục không nghỉ có thể giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ trong nửa đầu ngày, nhưng về lâu dài điều đó không bền vững. Đây là lúc Reclaim phát huy tác dụng. Nó tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các nhiệm vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tục.
Cài đặt thời gian nghỉ đệm (Buffer Time) trong Reclaim.ai để ngăn ngừa kiệt sức
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt là 30 phút trước mỗi nhiệm vụ. Nó cũng thêm “Thời gian thư giãn” sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi có các cuộc họp cần tham dự.
5. Theo Dõi Chi Tiết Thời Gian Đã Sử Dụng
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích Thời gian của tôi (My Time), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển (Travel), Làm việc sâu (Deep work) và Làm việc nông (Shallow work).
Nó cũng hiển thị bạn dành bao nhiêu thời gian cho Thói quen & Nhiệm vụ (Habits & Tasks) trong cùng các khoảng thời gian. Ngoài ra, Reclaim còn theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, họp một đối một và họp nhóm. Phần yêu thích của tôi là mục Cân bằng công việc cuộc sống (Work-life balance), nơi hiển thị số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ hành chính của bạn.
Biểu đồ phân tích thời gian dành cho Thói quen & Nhiệm vụ và mục Cân bằng công việc cuộc sống trên Reclaim.ai
Mỗi lần kiểm tra, tôi lại nhận ra mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ nghỉ! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mô hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho công việc nông và cần dành thêm thời gian tập trung cho công việc sâu hay không.
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim là một trong những công cụ đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tốt đẹp hơn, và nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải loay hoay sắp xếp các sự kiện trên lịch, đồng thời giúp tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những điều thực sự quan trọng. Hãy thử Reclaim.ai ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong cách bạn quản lý thời gian và nâng cao năng suất cá nhân!
