Nhiều người chỉ sử dụng Excel cho các bảng tính cơ bản, nhưng để thực sự khai thác sức mạnh của công cụ này, bạn cần vượt xa những phép tính tổng đơn giản. Nếu các công thức của bạn đang trở nên cồng kềnh, các hàm điều kiện chính là lựa chọn thông minh hơn, ẩn mình nhưng vô cùng mạnh mẽ. Chúng có khả năng xử lý logic phức tạp và tự động hóa các quyết định mà không yêu cầu bạn phải trải qua quá trình học hỏi quá gian nan.
6. IF và IFS
Xử lý các quyết định đơn giản và phức tạp
Hàm IF là công cụ đưa ra quyết định cơ bản nhất của Excel. Nó đánh giá một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai – giống như Excel đang tự hỏi “nếu điều này xảy ra thì sao?” và đưa ra câu trả lời tương ứng.
Dưới đây là một ví dụ thực tế. Giả sử bạn đang quản lý dữ liệu hiệu suất của nhân viên và cần tự động phân loại xếp hạng. Bất kỳ ai có điểm số trên 3.5 sẽ được gắn cờ “Đạt yêu cầu”, trong khi những người khác nhận “Cần cải thiện”. Bạn có thể sử dụng hàm IF như công thức sau để xử lý hàng trăm nhân viên:
=IF(C2>3.5, "Đạt yêu cầu", "Cần cải thiện")Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu có nhiều kết quả khác nhau? Khi đó, các câu lệnh IF lồng nhau truyền thống có thể trở thành cơn ác mộng, như ví dụ dưới đây:
=IF(C2>=4.5, "Xuất sắc", IF(C2>=3.5, "Tốt", IF(C2>=2.5, "Trung bình", "Kém")))Đó là lúc hàm IFS cứu vãn sự tỉnh táo của bạn. Hàm IFS quản lý hiệu quả nhiều kịch bản. Đối với các phép tính tiền thưởng của nhân viên dựa trên các cấp độ hiệu suất, bạn có thể sử dụng hàm IFS như công thức sau:
=IFS(AC2>=4, "$5,000", AC2>=3, "$3,000", AC2>=2, "$1,000", TRUE, "$0")
Biểu đồ thể hiện tiền thưởng nhân viên dựa trên hàm IFS trong Excel
Mỗi điều kiện được đánh giá theo thứ tự cho đến khi có một điều kiện trả về giá trị đúng. Sự khác biệt chính là IF xử lý các quyết định nhị phân (có/không), trong khi IFS quản lý logic đa cấp, phức tạp mà không cần các cặp dấu ngoặc đơn lồng nhau.
Cả hai hàm đều tự động hóa việc đưa ra quyết định, cho dù bạn đang phân loại hiệu suất bán hàng, xác định điều kiện nghỉ phép hay gắn cờ các dự án quá hạn. Các hàm này cũng rất hữu ích khi bạn cần kiểm tra xem hai giá trị có bằng nhau trong Excel hay không. Chúng biến dữ liệu tĩnh thành các bảng tính có khả năng phản hồi linh hoạt.
5. SWITCH
Đơn giản hóa việc so khớp giá trị
Hàm SWITCH là một lựa chọn tốt hơn khi bạn cần so khớp giá trị chính xác, vì nó không liên quan đến logic lớn hơn hoặc nhỏ hơn; thay vào đó, nó liên quan đến các phép tra cứu trực tiếp. Mỗi cặp giá trị-kết quả hoạt động như một mục nhập từ điển, làm cho cú pháp của nó trở nên đơn giản.
=SWITCH(lookup_value, value1, result1, value2, result2, default_result)Hãy xem xét các mã phòng ban nhân viên trong bảng tính HR. Nếu bạn sử dụng hàm IF, công thức của bạn sẽ trở nên dài dòng và phức tạp, như trong ví dụ sau:
=IF(B2="HR", "Nhân sự", IF(B2="IT", "Công nghệ thông tin", IF(B2="FIN", "Tài chính", "Không xác định")))Thay vào đó, bạn có thể sử dụng SWITCH để xử lý nó hiệu quả hơn:
=SWITCH(Q2:Q3004, "Sales", "S", "Production", "P", "IT/IS", "IT", "Unknown")
Bảng dữ liệu Excel minh họa cách dùng hàm SWITCH để gán mã phòng ban
Tuy nhiên, SWITCH có những hạn chế nhất định. Nó không hoạt động với ký tự đại diện (wildcards) hoặc phạm vi (ranges). Ví dụ: nếu bạn cần logic “lớn hơn” hoặc “chứa”, bạn sẽ phải sử dụng các hàm IF hoặc IFS.
Mặc dù vậy, một lợi thế lớn mà bạn nhận được là khả năng đọc và bảo trì. Khi bạn sử dụng hàm SWITCH trong Excel cho các tra cứu phức tạp, các công thức của bạn sẽ tự giải thích. Bất kỳ ai xem lại bảng tính của bạn sẽ ngay lập tức hiểu mỗi mã đại diện cho điều gì, vì không có các câu lệnh IF lồng nhau khó hiểu để giải mã.
4. Hàm CHOOSE
Chọn giá trị theo vị trí
CHOOSE hoạt động giống như một danh sách được đánh số; bạn cung cấp một số vị trí, và nó trả về giá trị tương ứng từ các tùy chọn được xác định trước của bạn. Đó là cách Excel nói, “Hãy cho tôi mục số 3 từ danh sách này.”
Cú pháp của nó đơn giản. Đối số đầu tiên là số vị trí, sau đó là danh sách các giá trị của bạn. Tiếp tục với ví dụ bảng tính nhân viên, bạn có thể sử dụng hàm này để chuyển đổi điểm số bằng số thành các mô tả dễ đọc:
=CHOOSE(AB2:AB3004, "Rất Kém", "Kém", "Đạt yêu cầu", "Tốt", "Rất Tốt")Công thức này lấy số trong cột AB và trả về xếp loại nhân viên tương ứng. Vị trí một cho “Rất Kém”, vị trí hai cho “Kém”, v.v.
Ví dụ hàm CHOOSE trong Excel chuyển đổi điểm số thành xếp loại nhân viên
CHOOSE đặc biệt hữu ích với báo cáo hàng quý. Bạn có thể chuyển đổi số quý thành các nhãn phù hợp cho biểu đồ và bài thuyết trình:
=CHOOSE(E2, "Quý 1 2024", "Quý 2 2024", "Quý 3 2024", "Quý 4 2024")Bạn có thể kết hợp nó với các hàm khác để có kết quả động, chẳng hạn như sử dụng WEEKDAY với CHOOSE để chuyển đổi ngày thành tên các ngày trong tuần, hoặc MONTH với CHOOSE cho các tên viết tắt của tháng.
Tuy nhiên, nó có một hạn chế. CHOOSE chỉ xử lý các vị trí tuần tự bắt đầu từ một. Bạn không thể bỏ qua các số hoặc sử dụng số không. Nếu dữ liệu của bạn không theo mẫu này, các hàm SWITCH hoặc IF sẽ hoạt động tốt hơn.
Khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel cho các tra cứu dựa trên vị trí, nó sạch sẽ hơn nhiều so với các câu lệnh IF lồng nhau. Các công thức của bạn trở nên dễ dự đoán hơn và cho phép người khác xem chính xác những gì mỗi vị trí trả về mà không cần giải mã logic phức tạp.
3. AND và OR
Xây dựng logic phức tạp
Các hàm AND và OR xử lý các kịch bản đa điều kiện mà các câu lệnh IF đơn lẻ không thể quản lý. AND yêu cầu mọi điều kiện phải đúng. Ví dụ, điều kiện thăng chức của nhân viên có thể yêu cầu xem xét cả thời gian làm việc trên hai năm và xếp hạng hiệu suất trên 3.5, như trong công thức sau:
=IF(AND(C2>2, D2>3.5), "Đủ điều kiện", "Không đủ điều kiện")Nhưng OR lại có cách tiếp cận ngược lại – nó chỉ cần một điều kiện đúng. Giả sử bạn phải kiểm tra điều kiện nhận thưởng; chỉ những nhân viên đang hoạt động mới đủ điều kiện nếu họ có hiệu suất tốt:
=IF(OR(K2="Đang hoạt động", AC2>=1), "Đủ điều kiện thưởng", "Không thưởng")
Sử dụng hàm IF kết hợp OR trong Excel để xác định đủ điều kiện thưởng nhân viên
Các hàm này trở nên mạnh mẽ khi được kết hợp. Trong ví dụ sau, chúng ta xem xét logic duyệt nghỉ phép, nơi nhân viên cần được quản lý duyệt và có thời gian làm việc từ 30 ngày trở lên hoặc có tình trạng khẩn cấp:
=IF(AND(G2="Đã duyệt", OR(H2>=30, I2="Khẩn cấp")), "Nghỉ phép được cấp", "Nghỉ phép bị từ chối")Sự khác biệt chính là AND mang tính hạn chế; tất cả các điều kiện phải được đáp ứng. Ngược lại, OR mang tính cho phép, chỉ cần bất kỳ điều kiện nào đúng là đủ để kích hoạt thành công.
2. SUMIFS, COUNTIFS, và AVERAGEIFS
Phân tích dữ liệu có điều kiện
Ba hàm này biến dữ liệu thô thành những thông tin chi tiết hữu ích bằng cách áp dụng nhiều điều kiện đồng thời. Chúng có thể được sử dụng để phân tích các tập dữ liệu lớn mà không cần bảng tổng hợp (pivot tables).
Ví dụ, bộ phận HR muốn phân tích tổng lương cho các phòng ban cụ thể, số lượng nhân viên cho các cấp độ công việc nhất định, hoặc xếp hạng hiệu suất trung bình theo nhóm. Các hàm này xử lý các phân tích đa tiêu chí như vậy một cách dễ dàng.
SUMIFS cộng các giá trị đáp ứng nhiều tiêu chí. Khi tính tổng lương cho nhân viên phòng IT có hơn ba năm kinh nghiệm, công thức trở thành:
=SUMIFS(E:E, B:B, "IT", D:D, ">3")Cú pháp tuân theo một mẫu logic: phạm vi tính tổng, phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2. Bạn có thể thêm tới 127 cặp điều kiện cho các phép tính cụ thể.
Mặt khác, COUNTIFS đếm các ô đáp ứng nhiều điều kiện. Để xác định số lượng nhân viên tiếp thị có xếp hạng hiệu suất trên 4.0, chúng ta sẽ sử dụng công thức sau:
=COUNTIFS(B:B, "Marketing", F:F, ">4")Công thức này xác định những người có hiệu suất cao theo phòng ban, giúp xác định các ứng viên tiềm năng để thăng chức hoặc nhu cầu đào tạo trong toàn tổ chức.
AVERAGEIFS tính toán giá trị trung bình dựa trên nhiều tiêu chí. Để tìm mức lương trung bình của nhân viên cấp cao trong phòng tài chính, chúng ta sẽ sử dụng:
=AVERAGEIFS(E:E, B:B, "Tài chính", C:C, "Cấp cao")Công thức trên tính mức lương trung bình cho nhân viên cấp cao trong phòng Tài chính.
Lợi ích là chúng ta có tiêu chí động. Các ô tham chiếu tự động cập nhật khi dữ liệu đầu vào thay đổi, thay vì phải mã hóa cứng các giá trị. Do đó, các đánh giá hàng quý trở nên dễ dàng khi kết hợp các phạm vi ngày với mã phòng ban.
Các hàm tổng hợp có điều kiện này cũng loại bỏ nhu cầu lọc thủ công khi bạn muốn đếm các ô có văn bản cụ thể trong Excel, sử dụng công thức COUNTIF hoặc hàm SUMIFS để phân tích dữ liệu phức tạp.
1. IFERROR và IFNA
Ngăn chặn các thông báo lỗi khó chịu
Không có gì làm hỏng một bảng tính chuyên nghiệp hơn các lỗi #DIV/0! hoặc #N/A! rải rác trong dữ liệu của bạn. Các hàm IFERROR và IFNA khuyến khích bạn khắc phục các lỗi Excel phổ biến và thay thế các thông báo lỗi khó chịu bằng các lựa chọn thay thế có ý nghĩa hơn.
IFERROR bắt mọi lỗi và thay thế bằng giá trị bạn đã chọn. Ví dụ, khi tính toán tỷ lệ hiệu quả của nhân viên, phép chia cho số không sẽ tạo ra lỗi. Thay vì hiển thị #DIV/0!, bạn có thể chọn hiển thị một cái gì đó hữu ích:
=IFERROR(C2/D2, "Không có dữ liệu")Công thức này cố gắng thực hiện phép chia nhưng hiển thị “Không có dữ liệu” nếu lỗi xảy ra, đây là một cách trình bày ngắn gọn hơn.
Mặt khác, IFNA đặc biệt nhắm mục tiêu vào các lỗi #N/A! từ các hàm tra cứu. Khi chúng ta tìm kiếm thông tin bằng VLOOKUP, dữ liệu bị thiếu sẽ tạo ra lỗi #N/A!. Để tránh điều này, chúng ta có thể sử dụng hàm IFNA như công thức sau:
=IFNA(VLOOKUP(A2, A2:AG3004, 4, FALSE), "Không tìm thấy nhân viên")Công thức này tìm kiếm ID nhân viên trong cột A2 trong phạm vi danh sách nhân viên của bạn và trả về tên từ cột thứ tư. Khi ID nhân viên không tồn tại trong cơ sở dữ liệu của bạn, thay vì hiển thị #N/A!, nó sẽ hiển thị thông báo thân thiện với người dùng là “Không tìm thấy nhân viên”.
Hàm IFNA trong Excel hiển thị thông báo "Không tìm thấy nhân viên" thay vì lỗi #N/A
Sự khác biệt chính là IFERROR bắt tất cả các loại lỗi, chẳng hạn như lỗi chia, lỗi tham chiếu và lỗi tra cứu. IFNA chỉ xử lý các lỗi #N/A!, cho phép các loại lỗi khác hiển thị bình thường.
Bạn có thể sử dụng các hàm này khi chuẩn bị bảng tính cho các báo cáo tự động. Thay vì kiểm tra lỗi thủ công trước khi gửi các bản tóm tắt hàng tháng, các công thức của bạn có thể xử lý các trường hợp ngoại lệ một cách linh hoạt.
Một khi bạn bắt đầu sử dụng các hàm điều kiện thường xuyên, bạn sẽ tạo ra những bảng tính có khả năng phản hồi và thích ứng với dữ liệu thay đổi, thay vì chỉ xây dựng các bảng tĩnh. Chúng loại bỏ công việc thủ công lặp đi lặp lại và làm cho bảng tính của bạn hữu ích cho các quyết định kinh doanh thực tế thay vì chỉ lưu trữ dữ liệu.
