Trước đây, tôi từng lên kế hoạch chi tiết từng giờ cho mỗi ngày làm việc. Cứ tối hôm trước, tôi lại ngồi tỉ mẩn ghi ra từng hoạt động cho mỗi giờ làm việc trên một bảng tính Excel. Tuy nhiên, kể từ khi chuyển sang một phương pháp thay thế hiệu quả hơn – Task Batching (Gộp tác vụ), tôi nhận thấy công sức bỏ ra ít hơn mà lại phù hợp với thói quen làm việc của mình hơn rất nhiều.
Task Batching Là Gì?
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất được xây dựng dựa trên ý tưởng rằng con người luôn muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến sự ra đời của vô và vô vàn chiến lược và hệ thống được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút quý giá này.
Task Batching là một trong những chiến lược nổi bật hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, gộp tác vụ bao gồm việc gom các công việc từ danh sách cần làm lại với nhau dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các tác vụ liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại, hoặc động não sáng tạo có thể được nhóm lại để hoàn thành trong một đợt.
Ý tưởng đằng sau Task Batching là giảm thiểu gánh nặng nhận thức gây ra bởi việc chuyển đổi tác vụ thường xuyên, điều có thể làm tiêu hao sự tập trung và năng suất làm việc. Bằng cách tập trung vào một loại tác vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đi vào “trạng thái dòng chảy” (flow state) – trạng thái tập trung cao độ.
Task Batching Khác Biệt Thế Nào So Với Time Blocking?
Task Batching có vẻ tương đồng với một kỹ thuật năng suất khác là Time Blocking (Chia thời gian), nhưng thực chất chúng là hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking chia nhỏ một ngày dựa trên số giờ khả dụng, với một hoạt động được ấn định cho mỗi giờ làm việc.
Ngược lại, Task Batching phân chia lịch trình dựa trên số lượng tác vụ cần làm và mức độ liên quan chặt chẽ giữa chúng. Với phương pháp gộp tác vụ, tôi có thể làm việc trên các nhóm tác vụ khác nhau trong bao lâu tùy thích, mà không cần phải chỉ định các khoảng thời gian cụ thể. Task Batching vẫn liên quan đến việc sắp xếp các khoảng thời gian cho hoạt động của bạn – nếu không thì nó đã không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian. Điểm khác biệt nằm ở chỗ thời lượng và tần suất của các khoảng thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time Blocking chưa bao giờ thực sự phù hợp với tôi. Nó mang lại sự sắp xếp rất cao cho ngày của bạn, có lẽ là quá cao. Làm việc theo một lịch trình Time Blocking khiến tôi cảm thấy vội vã hơn, và thật bực bội khi tôi không thể hoàn thành một cuộc hẹn hoặc phải trì hoãn một tác vụ đã lên lịch trước đó.
Tại Sao Task Batching Lại Hiệu Quả Hơn?
Task Batching phù hợp hơn với cách tôi làm việc và mang lại trải nghiệm ít căng thẳng hơn. Tôi ít phải chuyển đổi giữa các tác vụ, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi phải lên lịch lại một nhóm tác vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này khiến tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Không Tốn Chi Phí Chuyển Đổi
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là nó giúp ngăn ngừa “chi phí chuyển đổi” (switching costs). Chi phí chuyển đổi hay thuế dịch chuyển là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy khi bạn phải thay đổi sự tập trung giữa các tác vụ. Nếu bạn đã từng cố gắng làm đa nhiệm, ví dụ như lái xe và dùng điện thoại, hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào tác vụ hiện tại.
Lịch Google Calendar với các khung thời gian được chia nhỏ, minh họa phương pháp Time Blocking
Chuyển đổi giữa các tác vụ làm tốn thời gian và công sức, và việc bị gián đoạn trong khi làm việc, dù chỉ trong chốc lát, đã được chứng minh là khiến con người lo lắng và bực bội hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Những tác vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên làm việc tập trung, điều này thường có nghĩa là chúng tốn ít thời gian và công sức hơn để hoàn thành. Để tránh bị phân tâm, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Tính Linh Hoạt Cao
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn so với Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khoảng thời gian được chỉ định cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các tác vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể dành một khối thời gian cho việc “Viết bài” và quyết định hoãn các tác vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các công việc viết lách trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, Task Batching thường có khả năng phục hồi tốt hơn trước những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc hoặc cần phải lên kế hoạch lại cả ngày của mình.
3. Cải Thiện Năng Suất Thực Tế
Mặc dù điều này mang tính chủ quan nhiều hơn, tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các tác vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực bỏ ra hơn. Làm việc theo nhóm tác vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể nhanh chóng xem mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì. Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi thường xuyên để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn sức hơn cho những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi xuống thấp nhất.
4. Thiết Lập Kỳ Vọng Hợp Lý Hơn
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy từng giây bằng hoạt động và ép mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và cố gắng sắp xếp một hoạt động từ mọi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, quá sức và hầu như không mang lại kết quả.
Mặt khác, Task Batching giữ tôi vững vàng trong thực tế. Các tác vụ có xu hướng tốn nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi ấn định cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các tác vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải bản thân một cách dàn trải.
Với Task Batching, tôi hòa mình hơn vào những gì một ngày điển hình diễn ra, và tôi có thể đặt các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To Do và Google Calendar, nhưng có một số công cụ quản lý thời gian khác có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch từng phút trong thời gian của bạn sẽ không hiệu quả với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy bực bội khi nhìn vào một lịch trình Time Blocking đầy kín. Với Task Batching, việc “chìm đắm” vào công việc mà không cần xem bao nhiêu phút đã trôi qua và còn bao nhiêu thời gian còn lại trở nên dễ dàng hơn, và đó chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không thực sự hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching nằm ở tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi có một hệ thống thực sự phù hợp với mình.
Kết Luận
Tóm lại, Task Batching không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian mà còn là một triết lý làm việc giúp tối ưu hóa sự tập trung và nâng cao năng suất thực sự. Bằng cách nhóm các tác vụ tương tự lại với nhau, bạn có thể giảm thiểu chi phí chuyển đổi, tận hưởng tính linh hoạt cao hơn và thiết lập kỳ vọng làm việc một cách thực tế. Mặc dù Time Blocking có những ưu điểm riêng, nhưng Task Batching nổi bật hơn nhờ khả năng thích ứng với nhịp điệu làm việc tự nhiên của mỗi người, đặc biệt là những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tập trung sâu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để làm việc hiệu quả hơn, giảm bớt căng thẳng từ việc đa nhiệm và thực sự kiểm soát được ngày làm việc của mình, hãy thử áp dụng kỹ thuật Task Batching. Hãy điều chỉnh và thử nghiệm để tìm ra phiên bản phù hợp nhất với phong cách làm việc của riêng bạn. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn về Task Batching hoặc Time Blocking trong phần bình luận bên dưới nhé!
