Nếu bạn chỉ sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc dòng tiêu đề, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng. Thanh tìm kiếm này được tích hợp vô số tính năng có thể làm được nhiều hơn bạn nghĩ, giúp bạn quản lý hộp thư và tìm email hiệu quả hơn đáng kể.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Quan Tâm Hơn?
Hầu hết người dùng Gmail chỉ dừng lại ở các thao tác cơ bản. Họ gõ một cái tên, một chủ đề, hoặc một từ khóa mơ hồ và cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy email đúng. Phương pháp thử và sai này có thể hiệu quả, nhưng nó chậm và thường gây khó chịu. Điều mà hầu hết mọi người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail phức tạp hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.
Giao diện tìm kiếm cơ bản của Gmail hiển thị kết quả cho từ khóa 'thiết kế nội thất'
Hãy nghĩ thanh tìm kiếm Gmail như một công cụ Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như bạn có thể tìm kiếm trên web với các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tìm chính xác những gì mình đang tìm kiếm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi, và nhiều hơn thế nữa. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng nghìn tin nhắn đã gửi từ nhiều năm trước.
Ví dụ, giả sử bạn đang cố tìm một hợp đồng mà sếp bạn đã gửi vào tháng Sáu. Thay vì cuộn qua hàng đống email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp bạn trong tháng Sáu có đính kèm tệp PDF. Thao tác này nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.
Các Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp. Thêm người gửi, chẳng hạn như from:[email protected], và bạn vừa truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail hiển thị cú pháp từ khóa 'from:[email protected] filename:pdf' để lọc email kèm tệp đính kèm
Các tìm kiếm dựa trên ngày cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng Một. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm theo các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng nhãn, hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với label:. Ví dụ, label:work contract sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn nhãn “work” có chứa từ “contract.”
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “meeting agenda” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Không còn phải mất công tìm kiếm qua các đề cập không liên quan đến “meeting” hoặc “agenda” nữa.
Kết Hợp Các Toán Tử Để Đạt Kết Quả Tốt Nhất
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đủ để có kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn tìm chính xác những gì bạn đang tìm kiếm với độ chính xác tuyệt đối.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên Amos đã gửi trong nửa đầu tháng Tư. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ Amos trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Ví dụ, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc có chủ đề cụ thể từ người quản lý của bạn? Hãy thử:
subject:update from:[email protected] is:unreadBạn càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác. Và vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Cách Tạo Bộ Lọc Tự Động Từ Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi khám phá một tìm kiếm mang lại cho bạn chính xác kết quả cần thiết, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một mẹo tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với tiêu chí cụ thể.
Giao diện tạo bộ lọc email trên Gmail với các tùy chọn tiêu chí tìm kiếm
Để bắt đầu, nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối bên phải thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm đã được thử nghiệm vào đây.
Sau khi thiết lập các tiêu chí, nhấp vào “Tạo bộ lọc” (Create filter) ở cuối bảng thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị một danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động áp dụng nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác, hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách truy cập Cài đặt (Settings) > Xem tất cả cài đặt (See all settings) > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses). Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích thông thường. Nó là một công cụ mạnh mẽ có thể tìm kiếm và tùy chỉnh linh hoạt. Dù vẻ ngoài khiêm tốn, bên trong nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn nắm vững cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể làm việc mà không có nó.
