Bạn có bao giờ ước có một công cụ có thể ngay lập tức biến những văn bản phức tạp, khó hiểu thành nội dung đơn giản, dễ tiếp cận không? Microsoft Copilot trong Word chính là trợ thủ đắc lực mà bạn tìm kiếm. Chỉ với vài câu lệnh đơn giản, Copilot có thể biến những đoạn văn rối rắm thành nội dung mà bất cứ ai cũng có thể hiểu được. Điều tuyệt vời là bạn không cần phải là một chuyên gia về prompt để khai thác sức mạnh của Copilot trong Word.
Vì Sao Nên Dùng Copilot Để Chuyển Đổi Văn Bản Rối Rắm Thành Dễ Hiểu?
Với vai trò là một người biên tập và quản lý nội dung công nghệ, tôi thường xuyên phải đọc và xử lý những tài liệu chứa đầy ý tưởng phức tạp, thuật ngữ chuyên ngành. Từ các báo cáo kỹ thuật chuyên sâu cho đến những hợp đồng pháp lý rắc rối, việc hiểu rõ và truyền đạt lại thông tin một cách mạch lạc là điều vô cùng cần thiết. Trong những trường hợp như vậy, Microsoft Copilot chính là cứu cánh.
Mặc dù nhiều người biết đến Copilot như một đối tác viết lách đắc lực, nhưng khả năng làm rõ và đơn giản hóa văn bản của nó cũng ấn tượng không kém. Dù bạn đang đối mặt với các bản ghi nhớ nội bộ, tệp PDF chứa thông tin dày đặc hay các điều khoản hợp đồng khô khan, Copilot đều có thể giúp. Chỉ cần bạn tô sáng đoạn văn phức tạp và yêu cầu Copilot viết lại với một vài câu lệnh mô tả, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt. Copilot là một phần của hệ sinh thái Windows, Microsoft 365 và Microsoft Edge, việc học cách sử dụng Copilot hiệu quả phụ thuộc vào ứng dụng và mục tiêu cụ thể của bạn.
Các Câu Lệnh (Prompts) Yêu Thích Để Viết Lại Văn Bản Với Copilot
Giống như với bất kỳ chatbot AI tạo sinh nào khác, việc tạo ra một câu lệnh (prompt) chính xác và hiệu quả là yếu tố then chốt. Dưới đây là những câu lệnh và phương pháp tôi thường sử dụng để đơn giản hóa văn bản với Copilot:
“Viết lại đoạn này cho dễ đọc hơn”
Đây là cách đơn giản nhất để nhanh chóng nắm bắt ý tưởng cốt lõi của bất kỳ nội dung nào. Để đơn giản hóa văn bản phức tạp, tôi thường sử dụng câu lệnh:
Viết lại đoạn này cho dễ đọc hơn.
Câu lệnh này giúp Copilot hiểu rằng tôi muốn văn bản trở nên dễ hiểu hơn mà không làm mất đi ý nghĩa gốc. Tùy thuộc vào nhu cầu, tôi cũng có thể chỉ định thêm nếu muốn văn bản súc tích hơn hay chi tiết hơn. Khi cảm thấy bản nháp đầu tiên vẫn chưa thật sự rõ ràng, tôi sẽ nhấn vào nút Tạo lại (Regenerate) để nhận một phiên bản khác.
Tính năng này hoạt động đặc biệt hiệu quả với những văn phong mang tính “công sở”, các điều khoản dịch vụ, văn bản pháp lý hoặc bất kỳ nội dung nào nghe có vẻ khô khan, rườm rà. Copilot sẽ diễn đạt lại những câu dài, loại bỏ các từ ngữ thừa thãi và thay thế biệt ngữ bằng ngôn ngữ thông dụng hàng ngày. Bạn cũng có thể áp dụng câu lệnh này cho chính văn bản của mình để xem liệu bạn đã truyền tải được thông điệp một cách ngắn gọn và rõ ràng nhất hay chưa.
“Chuyển đoạn này thành văn bản phù hợp cho học sinh lớp 8”
Sử dụng câu lệnh này khi bạn muốn chuyển đổi nội dung cho một đối tượng khán giả phổ thông hoặc giải thích một khái niệm khó cho người chưa quen thuộc với chủ đề.
Copilot sẽ đơn giản hóa từ vựng và cấu trúc câu mà không làm “ngu ngốc hóa” nội dung. Đây là một ý tưởng tuyệt vời cho các tài liệu hướng dẫn, bài viết hỗ trợ hoặc tài liệu khoa học cần được phổ biến rộng rãi.
Bạn hoàn toàn có thể thử các cấp độ đọc khác nhau như “Chuyển đoạn này thành văn bản phù hợp cho học sinh lớp 5” hoặc đi ngược lại với câu lệnh “Viết lại đoạn này cho đối tượng chuyên gia”.
Cấp độ đọc của học sinh lớp 8 thường được hỗ trợ bởi công thức kiểm tra khả năng đọc hiểu Flesch-Kincaid. Cấp độ này đảm bảo nội dung dễ hiểu, giúp bài viết trở nên dễ tiếp cận hơn với nhiều đối tượng độc giả.
“Tóm tắt đoạn này trong một câu”
Đôi khi, tất cả những gì tôi cần chỉ là ý chính. Câu lệnh này giúp cắt giảm những giải thích dài dòng xuống còn những yếu tố thiết yếu. Đây là câu lệnh lý tưởng để đọc các báo cáo dày đặc thông tin hoặc trích xuất tóm tắt từ bất kỳ nội dung nào. Tôi cũng thấy câu lệnh này rất hữu ích khi năng lượng thấp dẫn đến khả năng tập trung kém.
Tóm tắt đoạn này trong một câu.
Bạn có thể thêm các câu lệnh như “Giữ chi tiết chính về X” để buộc Copilot giữ lại ý tưởng cốt lõi của nội dung.
Những Cách Khác Để Làm Rõ Văn Bản Hiệu Quả Với Copilot
Hãy nhớ rằng, Copilot là một công cụ AI tạo sinh. Vì vậy, bạn có thể trò chuyện với nó như thể bạn đang nói chuyện với một người thật. Hãy thử các câu lệnh khác nhau và tinh chỉnh chúng dựa trên kết quả đầu ra. Chẳng hạn, bạn có thể thử một công thức tạo prompt bốn phần để đạt được kết quả mong muốn.
Dưới đây là một vài ý tưởng khác:
“Giải thích như thể tôi 5 tuổi” (và các cấp độ tăng dần)
Có một số công cụ “Giải thích như thể tôi 5 tuổi” được hỗ trợ bởi AI (như Hyperwrite). Tôi đoán ý tưởng này được mượn từ subreddit nổi tiếng r/explainlikeimfive.
Để hiểu các chủ đề phức tạp, tôi sử dụng một phiên bản có phân cấp hơn, xâu chuỗi các cấp độ hiểu biết khác nhau. Một câu lệnh thông thường có thể như sau:
Giải thích điều này như tôi 5 tuổi.
Nếu Copilot có thể giải thích nó bằng những thuật ngữ dễ hiểu như cho trẻ mẫu giáo, điều đó thường có nghĩa là tôi đã có một điểm khởi đầu tốt để xây dựng.
Bây giờ giải thích nó như tôi là học sinh cấp 3.
Câu lệnh này xây dựng dựa trên phiên bản trước với độ sâu hơn một chút. Tuy nhiên, tôi vẫn ở cấp độ không chuyên gia.
Cuối cùng, giải thích nó như tôi là sinh viên đại học đang nghiên cứu chủ đề này.
Hai câu lệnh đầu tiên xây dựng kiến thức nền tảng. Câu lệnh này bổ sung từ vựng kỹ thuật, khám phá các khái niệm cơ bản và thường bao gồm các ví dụ hoặc tài liệu tham khảo mà người mới bắt đầu sẽ không theo kịp. Copilot sẽ viết lại phiên bản đơn giản hóa mới bên dưới bản gốc. Bạn có thể đọc và sau đó xóa các phiên bản. Ngoài ra, bạn có thể chọn nút Copilot trên Ribbon và mở thanh bên.
Chuyển đổi thành dấu đầu dòng (hoặc bảng)
Bạn có thể yêu cầu Copilot chuyển đổi văn bản thành dấu đầu dòng hoặc bảng. Điều này giúp văn bản phức tạp dễ quét và dễ hiểu hơn. Bảng rất tuyệt vời cho các báo cáo giàu dữ liệu, trong khi dấu đầu dòng phù hợp với bất kỳ nội dung nào có thể hành động với các bước cụ thể.
Chuyển đổi văn bản thành dấu đầu dòng với Microsoft Copilot trong Word
Chuyển từ giọng văn bị động sang chủ động
Nếu một chủ đề phức tạp, giọng văn bị động sẽ khiến các câu khó theo dõi hơn. Ngược lại, giọng văn chủ động buộc phải rõ ràng bằng cách đặt chủ ngữ lên hàng đầu, cho thấy rõ ràng ai đang làm gì. Đây là một câu lệnh mẫu:
Phân tích [câu/đoạn văn/phần] này để tìm giọng văn bị động. Viết lại nó bằng giọng văn chủ động khi thích hợp.
Biến đổi giọng văn bị động sang chủ động bằng Copilot trong Word
Khi viết hoặc đọc, đừng chấp nhận mù quáng bản nháp đầu tiên mà Copilot cung cấp cho bạn. Hãy sử dụng nó làm cơ sở, sau đó tinh chỉnh bằng các câu lệnh khác. Copilot, giống như tất cả các chatbot AI, học hỏi từ mỗi cuộc trò chuyện.
Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ. Lấy một khối văn bản dày đặc và yêu cầu Copilot viết lại bằng những thuật ngữ đơn giản hơn. Thử nghiệm với các cấp độ đọc, tóm tắt và giải thích ở các độ sâu khác nhau. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bất kỳ chủ đề nào cũng trở nên dễ hiểu hơn biết bao khi bạn chủ động tương tác với nó.
