Trong kỷ nguyên số, trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một công cụ mạnh mẽ, giúp chúng ta xử lý công việc nhanh chóng hơn, đặc biệt là trong việc soạn thảo email. AI có khả năng tạo ra các bản nháp email chỉ trong vài giây, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Việc biết khi nào nên tận dụng sức mạnh của AI và khi nào cần tự mình đặt bút (hoặc gõ phím) sẽ tạo nên sự khác biệt lớn, không chỉ về hiệu quả công việc mà còn về mức độ chuyên nghiệp và sự tôn trọng dành cho người nhận. Bài viết này sẽ phân tích sâu hơn về những tình huống nên và không nên dùng AI để viết email, giúp bạn tối ưu hóa quy trình giao tiếp hàng ngày.
Khi AI Là Trợ Thủ Đắc Lực cho Email Đơn Giản
Đối với những email mang tính chất đơn giản, thẳng thắn, không yêu cầu sự sáng tạo hay tư duy phức tạp, AI là một lựa chọn tuyệt vời để soạn thảo phản hồi. Việc sử dụng AI trong những trường hợp này gần như không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng thông điệp của bạn.
Ví dụ, khi bạn cần sắp xếp một cuộc họp nhanh chóng, bạn có thể đưa ra một yêu cầu đơn giản cho AI như: “Hãy viết một email chuyên nghiệp, ngắn gọn để trả lời thư bên dưới và đề xuất cuộc họp vào 11 giờ sáng mai.” AI sẽ nhanh chóng tạo ra một bản nháp, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
AI Giúp Bạn Xử Lý Hộp Thư Quá Tải
Nếu hộp thư đến của bạn thường xuyên đầy ắp các câu hỏi và yêu cầu từ đồng nghiệp hoặc đối tác, việc phải trả lời từng email một có thể trở thành gánh nặng. Mặc dù chúng tôi thường khuyến nghị tránh AI cho những nội dung đòi hỏi sự độc đáo, nhưng việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt áp lực viết lách của bạn.
Chẳng hạn, bạn có thể gõ nhanh các ý chính bằng gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT biến chúng thành một email hoàn chỉnh, mạch lạc.
Ví dụ ChatGPT chuyển đổi các gạch đầu dòng thành email hoàn chỉnh, minh họa cách AI hỗ trợ soạn thảo.
Ngoài ra, AI còn có thể hỗ trợ bạn trong việc đọc và quản lý số lượng email khổng lồ. Trong Outlook, tính năng Copilot cung cấp nhiều công cụ để duyệt email nhanh chóng. Bên cạnh đó, các công cụ AI khác như Grammarly và Sanebox cũng có thể giúp bạn sắp xếp và quản lý hộp thư hiệu quả hơn, biến việc kiểm tra email từ một nhiệm vụ đau đầu thành một công việc dễ chịu.
AI Hỗ Trợ Tinh Chỉnh và Nâng Cao Văn Phong
Trong trường hợp bạn gặp khó khăn khi viết một email, các công cụ AI như ChatGPT có thể đóng vai trò như một người bạn đồng hành, bổ trợ cho quá trình tư duy và soạn thảo của bạn. Bạn có thể dán bản nháp email của mình vào và yêu cầu AI sửa đổi, gợi ý thêm ý tưởng, hoặc thậm chí viết lại email theo một văn phong chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng công cụ AI theo cách này không thay thế những ý tưởng ban đầu của bạn, mà thay vào đó, nó giúp bạn trau chuốt và hoàn thiện chúng, đảm bảo thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và hiệu quả nhất.
Tuyệt Đối Không Dùng AI Khi Cần Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện
Mặc dù AI là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó không phải là lựa chọn tối ưu khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích cho các thông tin liên lạc đơn giản, nhưng khi bạn cần cung cấp một ý kiến sâu sắc, có giá trị về một vấn đề quan trọng, việc giao phó cho AI thường là một quyết định thiếu khôn ngoan.
Người quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải những gì ChatGPT nghĩ. AI vẫn có thể là một công cụ bổ trợ đắc lực, nhưng nó không thể thay thế được sự sáng tạo và trí tuệ độc đáo của con người.
Tránh Lạm Dụng AI Nếu Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra các văn bản dài dòng và lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” trong kỹ thuật prompt (viết câu lệnh cho AI) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong yêu cầu của mình để có được đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa kết quả từ ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal từng nói câu nổi tiếng: “Nếu tôi có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn”, và điều này hoàn toàn đúng khi áp dụng cho việc viết bằng AI.
Nếu bạn để ý, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các ví dụ prompt mà chúng tôi đưa ra đều bao gồm từ “ngắn gọn” ở đâu đó. Bạn có thể thấy sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt tạo ra bên dưới, với cùng một yêu cầu được đưa ra ở phiên bản bình thường và phiên bản “ngắn gọn”:
Ngay cả khi đã yêu cầu “ngắn gọn”, phiên bản này vẫn khá chung chung và mang tính chất điền vào chỗ trống cơ bản. Nó cần được chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng các công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh hoàn toàn việc sử dụng AI. Dù vậy, đôi khi bạn có thể bị “báo cáo sai” là đã sử dụng AI vì nhiều lý do, ngay cả khi bạn không hề dùng.
AI Có Thể Vô Tình Thiếu Tôn Trọng Người Nhận
Khi bạn sử dụng AI để viết email, điều mà bạn chỉ mất vài giây để đưa ra prompt có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Tôi đã từng nhận được những email từ đồng nghiệp tại các nơi làm việc cũ mà rõ ràng là họ đã sử dụng AI tạo sinh để viết. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, lan man mà tôi nhận được, vì tôi biết rằng mình có thể đã mất nhiều thời gian để đọc email hơn cả thời gian họ dùng để viết nó.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều đầu ra hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Đây là một nguyên tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
AI có lẽ không hề thiếu tôn trọng thời gian của người nhận khi dùng để viết các email đơn giản, phát triển dàn ý, hoặc như một công cụ bổ trợ trong quá trình viết. Tuy nhiên, nếu bạn dùng AI chỉ vì bạn không muốn bỏ công sức để viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
Bạn đã từng sử dụng AI để viết email trong công việc hay cuộc sống hàng ngày chưa? Bạn có kinh nghiệm hay mẹo nào muốn chia sẻ để tối ưu việc sử dụng AI mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận không? Hãy để lại bình luận bên dưới để chúng ta cùng thảo luận nhé!
