Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với thêm một ứng dụng quản lý công việc nào khác. Công cụ quản lý to-do list tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa liền mạch trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói đến Apple Reminders, một ứng dụng thường bị đánh giá thấp nhưng lại ẩn chứa tiềm năng vượt trội để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và quản lý cuộc sống cá nhân của bạn.
5 Lý Do Apple Reminders Là Công Cụ Quản Lý Công Việc Hàng Đầu
1. Tích Hợp Sâu Với Siri: Ghi Chú Rảnh Tay
Các ý tưởng và nhiệm vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện giữa chừng, hoặc thậm chí là đang trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật khi sử dụng Reminders là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Sử dụng Siri để thêm nhanh tác vụ vào ứng dụng Reminders trên iPhone hoặc Mac, giúp quản lý công việc rảnh tay hiệu quả.
Sử dụng Siri là một trong những cách nhanh nhất để ghi lại các tác vụ trên Mac và iPhone. Thay vì mở ứng dụng Reminders và nhập tác vụ, bạn chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua Sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ tay rảnh rỗi cho bất cứ công việc nào bạn đang làm.
2. Đồng Bộ Hóa Liền Mạch Qua Mọi Thiết Bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo trên nhiều thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một ID Apple, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành sẽ được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ ngay lập tức với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone và trạng thái đó sẽ hiển thị trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức, cho dù bạn đang ngồi ở bàn làm việc hay đang trên đường đi.
3. Kết Nối Hoàn Hảo Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang vật lộn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một cách tiếp cận đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian.
Cách chia sẻ liên kết trang web từ Safari trực tiếp vào ứng dụng Apple Reminders để tạo tác vụ đọc sau.
Khi thử chỉ sử dụng các ứng dụng Apple cho công việc, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hoạt động hiệu quả của chúng cùng nhau. Chẳng hạn:
- Bạn có thể thường xuyên sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo. Với tích hợp Reminders, bạn có thể ngay lập tức tạo một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào bạn tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay lập tức, tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ liên kết Safari đó vào Reminders.
- Nếu một email yêu cầu bạn phải theo dõi, bạn chỉ cần kéo email đó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ với email được liên kết.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ hóa, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị phân tâm.
4. Tổ Chức Công Việc Linh Hoạt và Tiện Lợi
Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Reminders cung cấp các danh sách đơn giản, nhưng bạn có thể nâng cao hơn nữa với các mục (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists), và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban trực quan.
Giao diện xem cột kiểu Kanban trong ứng dụng Reminders của Apple, hỗ trợ trực quan hóa và sắp xếp tác vụ linh hoạt.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục với bộ tác vụ con riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn dưới dạng kéo và thả gọn gàng.
5. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí: Đúng Lúc, Đúng Chỗ
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí, sẽ được kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm chứ không phải một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn rời khỏi nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ thông báo cho bạn đúng lúc, đúng chỗ. Ví dụ, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí tự nhắc nhở về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong ứng dụng Apple Reminders trên máy Mac, tự động thông báo khi đến hoặc rời một địa điểm.
Dưới đây là cách đặt lời nhắc dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại Vị trí (At a Location) để thêm địa điểm.
- Chọn xem bạn muốn kích hoạt lời nhắc khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Kết Luận
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản – nó là một công cụ quản lý tác vụ miễn phí và đầy đủ tính năng được tích hợp sẵn trên iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang dựa vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, đây chính là thời điểm thích hợp để thử và khám phá toàn bộ sức mạnh của nó. Hãy tận dụng tối đa những gì hệ sinh thái Apple đã cung cấp để nâng cao hiệu suất làm việc và sự tổ chức trong cuộc sống hàng ngày. Bạn có bất kỳ mẹo hay cách dùng Reminders độc đáo nào không? Hãy chia sẻ trong phần bình luận bên dưới!
