Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với một ứng dụng mới toanh nữa. Công cụ quản lý danh sách việc cần làm (to-do list) tốt nhất đã được tích hợp sẵn vào hệ sinh thái Apple – nó mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói đến Apple Reminders, hay còn gọi là ứng dụng Nhắc nhở. Với những tính năng vượt trội được ẩn giấu, Nhắc nhở không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản mà còn là một trợ thủ đắc lực giúp bạn tổ chức công việc, quản lý thời gian và nâng cao năng suất một cách hiệu quả, đặc biệt là khi bạn đã quen thuộc với hệ sinh thái Apple.
5. Tích hợp Siri: Thêm nhắc nhở bằng giọng nói siêu tốc
Những ý tưởng và công việc thường nảy ra trong đầu bạn vào những thời điểm không tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng, hay thậm chí là trong khi tắm. Vào những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng ứng dụng Nhắc nhở chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Tận dụng Siri để nhanh chóng thêm nhắc nhở vào ứng dụng Nhắc nhở trên iPhone hoặc Mac.
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích để tôi ghi lại các công việc một cách nhanh chóng trên máy Mac và iPhone của mình. Thay vì phải mở ứng dụng Nhắc nhở và nhập một tác vụ, tôi có thể đơn giản nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho An lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi sắp xếp một cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một nhắc nhở với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ công việc nào bạn đang làm.
4. Đồng bộ hóa hoàn hảo trên mọi thiết bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa không lỗi trên nhiều thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một ID Apple, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành sẽ được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một nhắc nhở bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và trạng thái đó sẽ hiển thị trên máy Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự ngăn nắp, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi làm. Sự liền mạch này đảm bảo rằng bạn luôn có cái nhìn tổng quan về công việc cần làm, không bao giờ bỏ lỡ một nhiệm vụ nào chỉ vì quên cập nhật trên một thiết bị khác.
3. Liên kết mượt mà với các ứng dụng Apple khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải vật lộn với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch trình cuộc họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hướng dẫn chia sẻ trực tiếp trang web từ Safari vào ứng dụng Nhắc nhở để theo dõi sau.
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc hàng ngày, tôi đã ngạc nhiên về cách chúng hoạt động tốt cùng nhau. Ví dụ:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với khả năng tích hợp Nhắc nhở, tôi có thể tạo ngay một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay lập tức, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào ứng dụng Nhắc nhở.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Nhắc nhở để tạo một tác vụ với liên kết email đi kèm.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị gián đoạn.
2. Sắp xếp công việc khoa học và linh hoạt
Ứng dụng Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Nhắc nhở cung cấp các danh sách đơn giản, nhưng bạn có thể nâng cấp trải nghiệm tổ chức của mình lên một tầm cao mới với các mục (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện xem dạng cột (Kanban) trong ứng dụng Nhắc nhở, giúp trực quan hóa và sắp xếp công việc hiệu quả.
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục có tập hợp các tác vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem dạng cột (Kanban-style column view) để trực quan hóa các tác vụ của bạn trong một định dạng gọn gàng, kéo thả. Tính năng này mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc, cho phép bạn điều chỉnh cách quản lý công việc theo phong cách riêng, dù bạn là người thích sự đơn giản hay cần một hệ thống phức tạp hơn.
1. Nhắc nhở dựa trên vị trí: Không bỏ lỡ bất cứ điều gì
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt nhắc nhở dựa trên vị trí, chúng sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm thay vì một thời gian cụ thể.
Dù bạn rời khỏi nhà hay đến văn phòng, những nhắc nhở dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng nơi. Chẳng hạn, bạn có thể đặt nhắc nhở để lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi bạn về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các tác vụ đã giao phó khi bạn đến văn phòng.
Minh họa tính năng nhắc nhở dựa trên vị trí trong ứng dụng Nhắc nhở trên máy Mac.
Dưới đây là cách đặt nhắc nhở dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở để tạo một nhắc nhở mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một vị trí (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem bạn muốn nhắc nhở kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm đó.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản mà còn là một công cụ quản lý tác vụ đầy đủ tính năng, hoàn toàn miễn phí được tích hợp sâu vào iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Nhắc nhở hoặc đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, thì giờ là lúc để trải nghiệm và khám phá những gì nó có thể mang lại. Hãy thử ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình làm việc và tận hưởng sự tiện lợi mà hệ sinh thái Apple mang lại!
