Trong hành trình không ngừng nghỉ để tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao chất lượng cuộc sống, việc tìm kiếm những phương pháp tăng năng suất phù hợp luôn là ưu tiên hàng đầu của nhiều người. Cá nhân tôi đã thử nghiệm qua hơn 20 thủ thuật năng suất khác nhau, đối mặt với không ít thất bại, nhưng cũng khám phá ra một số kỹ thuật đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự hiệu quả. Những bí quyết này không chỉ giúp tôi cải thiện đáng kể năng suất làm việc mà còn thay đổi nhiều khía cạnh trong cuộc sống. Tôi tin rằng, chúng cũng có thể mang lại những giá trị tương tự cho bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm những phương pháp đã được kiểm chứng để làm việc thông minh hơn, đạt được nhiều mục tiêu hơn mà không cảm thấy kiệt sức, hãy cùng thuthuathot.com khám phá 10 chiến lược năng suất đã thay đổi cuộc chơi này.
1. Nguyên Tắc Pareto (Quy Tắc 80/20): Tập Trung Vào Cốt Lõi
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, cho rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những gì bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc đời tôi trong mọi lĩnh vực. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ là yếu tố quyết định thành công của tôi với tư cách là một người viết nội dung.
Khi tìm hiểu sâu hơn, tôi cũng nhận ra rằng chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng chịu trách nhiệm cho phần lớn căng thẳng của mình. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Và khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này trong một thời gian, tôi đã phải chịu đựng những hệ quả không mong muốn. Ngoài công việc, tôi còn áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và thời gian rảnh rỗi. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo, sở thích có ý nghĩa và những người tôi muốn ở bên – điều này dẫn đến chất lượng cuộc sống cao hơn.
2. Phương Pháp Pomodoro Biến Thể: 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ Ngơi
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó là một quãng nghỉ ngắn) không thực sự phù hợp với tôi, vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái “dòng chảy” (flow state) – một trạng thái tập trung cao độ khi làm việc. Việc phải dừng lại ngay khi tôi vừa mới bắt nhịp khiến tôi cảm thấy khó chịu. Do đó, tôi đã quyết định tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Điều chỉnh này giúp tôi duy trì được sự nhất quán trong hiệu suất và tôi vẫn áp dụng nó cho đến ngày nay.
Giao diện Notion với bộ đếm Pomodoro được cài đặt 60 phút, minh họa biến thể kỹ thuật Pomodoro hiệu quả
Sau 60 phút viết lách hoặc nghiên cứu, tôi dành 15 phút để nghỉ ngơi. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ một đoạn ngắn hoặc đi đổ đầy chai nước. Bên cạnh việc cho não bộ thời gian thư giãn, tôi cũng đảm bảo hoàn thành các vòng hoạt động của Apple Watch bằng cách đứng dậy và vận động mỗi giờ.
Tôi khuyến khích bạn thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của riêng mình, vì mức độ hiệu quả có thể khác nhau tùy người. Phương pháp này rất hiệu quả với tôi trong vai trò người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào ngành nghề hoặc lĩnh vực bạn đang học tập. Notion cung cấp một mẫu công cụ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh thành 60 phút.
3. Ghép Nối Thói Quen (Habit-Stacking): Xây Dựng Từ Những Bước Nhỏ
Tôi đã học được về phương pháp ghép nối thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào việc xây dựng những thói quen tốt thay vì chỉ nhìn vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được vô số mục tiêu. Thời điểm đó, mục tiêu của tôi là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do vững chắc, xây dựng một thói quen tập luyện nhất quán và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu từ những thói quen nhỏ hàng ngày sau đây:
- Thiền năm phút
- Viết một mục nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng)
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ)
Khi đã cảm thấy thoải mái hơn, tôi tăng dần thời lượng và sản lượng cho từng thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi những thói quen cũ đã trở thành phản xạ tự động. Tôi khuyên bạn cũng nên làm điều tương tự nếu bạn đang ở trong tình huống giống tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng một lúc sẽ chỉ dẫn đến tình trạng kiệt sức.
4. Đánh Giá Hàng Tuần: Nhìn Lại Để Tiến Xa Hơn
Đạt được những mục tiêu lớn cần có thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là một phương pháp tuyệt vời để nhìn nhận lại những nỗ lực của bạn một cách có hệ thống.
Để đánh giá tuần của mình, tôi xem xét những gì tôi đã làm được, những lĩnh vực có thể cải thiện và những thành tựu mà tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể nhìn rõ ràng cách mình đã tiến bộ và điều chỉnh hướng đi nếu cần thiết. Tôi cũng trở nên tự nhận thức hơn và có thể xác định các rào cản tiềm ẩn sớm hơn.
Buổi đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng nó sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đang dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đây thực sự là một khoản đầu tư mang lại lợi ích lớn.
5. Sức Mạnh Của Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do Lists): Đơn Giản Mà Hiệu Quả
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến đã phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi đã quay lại với những danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy những danh sách này hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp mà những người khác đề xuất.
Giao diện ứng dụng Things 3, hiển thị danh sách việc cần làm được sắp xếp khoa học, hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm trên giấy là cách tốt nhất để tổ chức một ngày của mình, nhưng các công cụ kỹ thuật số cũng có giá trị riêng. Ví dụ, tôi yêu thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá ra năng lực lý tưởng của mình.
6. Làm Việc Đơn Nhiệm (Single-Tasking): Tối Ưu Hiệu Quả Tập Trung
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng làm đa nhiệm (và ngày càng cảm thấy thất vọng hơn mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng cường năng lực của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (và chất lượng công việc của tôi cũng tăng lên).
Theo tôi, não bộ của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích của cá nhân tôi vì các hạn chế của nó rất khó để vượt qua.
7. Hộp Thư Đến Zero (Inbox Zero): Giải Phóng Trí Óc
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn tâm trí tôi và ngăn cản tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có hộp thư đến trống rỗng vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần nữa vào buổi tối.
Tôi gắn dấu sao cho những tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Màn hình ứng dụng Mailbird với hộp thư đến hợp nhất, giúp quản lý email hiệu quả theo phương pháp Inbox Zero
8. “Năng Suất Chậm” (Slow Productivity): Ưu Tiên Chất Lượng Hơn Số Lượng
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm rõ cách sự sáng tạo thăng trầm và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và yên tĩnh như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang trải rộng quá mức, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra công việc tốt nhất có thể thay vì chỉ tập trung vào số lượng.
Nắm bắt năng suất chậm cần có thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với cảm giác liên tục chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là con đường dẫn đến điểm số tốt hơn, sự công nhận chuyên nghiệp hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút: Xử Lý Ngay Lập Tức
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất tập trung nhiều hơn những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để làm (ví dụ: trả lời một email vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều năng lực tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm của bạn càng sớm càng tốt sẽ giải phóng bạn để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done vào cuộc sống hàng ngày.
10. Thiết Lập Chuỗi Thói Quen (Setting Streaks): Vững Chắc Thói Quen Tốt
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất tôi từng sử dụng để biến các thói quen mới trở nên bền vững. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để ghi nhận khi tôi đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng mà tôi khuyên dùng nhất.
Giao diện ứng dụng Habitica hiển thị cách thêm một thói quen mới, hỗ trợ theo dõi chuỗi thói quen và duy trì kỷ luật
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm như vậy cho đến khi thói quen đó trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về việc mình đã không làm nó trong bao lâu lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi đó hơn.
Kết thúc hành trình khám phá những thủ thuật tăng năng suất này, có thể thấy rằng việc tối ưu hóa hiệu quả làm việc không phải lúc nào cũng đòi hỏi những hệ thống phức tạp hay sự thay đổi lớn lao. Đôi khi, những điều chỉnh nhỏ, những thói quen đơn giản, và cách tiếp cận có ý thức hơn với công việc lại là chìa khóa. Từ việc ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất theo nguyên tắc Pareto, đến việc lắng nghe nhịp điệu làm việc tự nhiên của bản ta, hay đơn giản là loại bỏ những phiền nhiễu không cần thiết, mỗi phương pháp đều mang lại giá trị riêng.
Hãy nhớ rằng, mục tiêu cuối cùng không chỉ là hoàn thành nhiều việc hơn, mà còn là hoàn thành chúng một cách thông minh, chất lượng và bền vững. Tôi hy vọng những chia sẻ về các bí quyết tăng năng suất này sẽ truyền cảm hứng để bạn thử nghiệm và tìm ra những gì phù hợp nhất với bản thân, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tận hưởng một cuộc sống cân bằng, trọn vẹn hơn. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay và chia sẻ kết quả của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
