Với nhiều người, trì hoãn không chỉ là một thói quen xấu mà còn gần như trở thành một lối sống, thứ mà họ đã dành nhiều năm để cố gắng loại bỏ. Ai cũng muốn làm việc năng suất hơn, nhưng mọi thứ dường như lại không diễn ra như ý muốn. Tuy nhiên, sau vô số đêm thức khuya và những hạn chót bị bỏ lỡ, tôi đã nhận ra rằng chính công nghệ có thể là chìa khóa để giải quyết vấn đề trì hoãn của mình.
Hiểu Rõ Nguyên Nhân Trì Hoãn Của Bạn
Trước khi bắt tay vào giải quyết vấn đề trì hoãn, tôi cần phải hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Những yếu tố kích hoạt sự trì hoãn của tôi thường khá phổ biến, giống như những gì tôi từng nghe từ nhiều người khác. Đầu tiên là cảm giác quá tải.
Nếu có quá nhiều nhiệm vụ chồng chất, tôi thường bị “đứng hình” và thay vì giải quyết dù chỉ một đầu việc, tôi lại quay sang những thứ như xem Netflix. Kế đến là vấn đề cầu toàn: nếu tôi cảm thấy mình không thể làm một việc gì đó hoàn hảo, thì thà không làm còn hơn. Và cuối cùng, là dòng chảy vô tận của các yếu tố gây xao nhãng. Giữa YouTube, TikTok, Netflix và nhiều thứ khác, việc duy trì sự tập trung thực sự không hề dễ dàng.
Tất nhiên, công nghệ cũng đóng một vai trò nhất định trong mớ hỗn độn này. Các thuật toán liên tục “đút” cho tôi nội dung giải trí khi tôi đáng lẽ phải làm việc, và sự phụ thuộc vào các thiết bị đã biến thành một vòng luẩn quẩn của việc cuộn màn hình một cách vô thức. Và mặc dù tôi có thể đổ lỗi cho các thiết bị công nghệ và dừng lại ở đó, nhưng thay vào đó, tại sao không “chiêu mộ” chúng vào cuộc chiến chống lại sự trì hoãn của mình?
Biến Công Nghệ Thành Công Cụ Tăng Năng Suất
Công nghệ là một trong những yếu tố gây xao nhãng lớn nhất của tôi, nhưng đồng thời, tôi cũng biết rằng nếu sử dụng đúng cách, nó có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực nhất. Vấn đề là tôi phải tìm ra những công cụ nào phù hợp và sử dụng chúng ra sao.
Ứng Dụng Quản Lý Thời Gian Đỉnh Cao
Quản lý thời gian luôn là điểm yếu của tôi, nhưng Google Calendar, Trello và Notion đã trở thành “bộ ba thần thánh” trong việc tổ chức công việc. Google Calendar là ứng dụng tôi sử dụng thường xuyên nhất – tôi “time-block” mọi thứ, từ hạn chót công việc đến thời gian nghỉ ngơi, nhờ vậy không có nhiệm vụ nào cảm thấy quá lớn hay mơ hồ. Trello giúp tôi theo dõi các dự án liên quan đến công việc bằng cách cho phép chia nhỏ chúng thành các bước hành động nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn.
Giao diện Trello hiển thị cách tạo bảng từ một mẫu có sẵn giúp quản lý dự án hiệu quả.
Và cuối cùng là Notion, không gian làm việc tất cả trong một mà tôi không hề biết mình cần cho đến khi dùng thử. Đây là nơi tôi vạch ra các mục tiêu lớn hơn, dài hạn hơn và mọi điều tôi học được trong các buổi đánh giá buổi sáng để có thể điều chỉnh chúng phù hợp với những gì mình làm hàng ngày. Bằng cách giữ mọi thứ trong ba ứng dụng này, tôi có thể tạo ra một hệ thống chặt chẽ đến mức việc trì hoãn trở nên khó khăn hơn là làm theo.
Công Cụ Tăng Cường Sự Tập Trung
Trong khi việc giữ mọi thứ ngăn nắp là bước đầu tiên để biến sự trì hoãn thành năng suất, thì việc thực sự duy trì sự tập trung lại là một thách thức hoàn toàn khác. Đây là lúc các ứng dụng như Forest, Freedom và kỹ thuật Pomodoro đáng tin cậy phát huy tác dụng.
Màn hình ứng dụng Forest hiển thị khu rừng kỹ thuật số với những cây đã trồng, biểu tượng của thời gian tập trung làm việc.
Giao diện trang chủ ứng dụng Forest, nơi bạn bắt đầu trồng một cái cây mới để bắt đầu phiên tập trung của mình.
Chẳng hạn, Forest đã biến việc tập trung của tôi thành một trò chơi. Khi tôi tập trung vào một nhiệm vụ, tôi cũng đang trồng một cái cây kỹ thuật số – nếu tôi ngắt sự tập trung đó, cái cây sẽ “chết”. Vâng, giờ đây tôi có trách nhiệm tình cảm với một cái cây nhỏ bé, và tôi phải nói rằng, nó thực sự hiệu quả. Tôi chưa bao giờ cảm thấy gắn kết với một “thứ” kỹ thuật số nào như vậy kể từ thời Tamagotchi. Hơn nữa, tôi có thể kiếm được tiền ảo mà số tiền này sẽ được dùng để trồng cây thật ngoài đời, đó là một lợi ích kép tuyệt vời.
Ngoài ra còn có ứng dụng Freedom, ứng dụng này sẽ chặn các trang web và ứng dụng gây xao nhãng trong những giờ bạn đã cài đặt. Thật là một bài học khi bạn nhận ra mình thường xuyên cố gắng mở X (Twitter cũ) hoặc YouTube đến mức nào, chỉ để nhận được thông báo “Blocked!”.
Và sau đó là kỹ thuật Pomodoro, một mẹo tăng năng suất kết hợp các khoảng thời gian làm việc tập trung cao độ (truyền thống là khoảng 25 phút) với các quãng nghỉ ngắn. Tôi kết hợp kỹ thuật này với một bộ hẹn giờ, và thế là – tôi đang tự rèn luyện bản thân làm việc hiệu quả bằng cách biết rằng chỉ vài phút nữa là có thể nghỉ ngơi. Những công cụ này không chỉ giúp tôi tập trung mà còn khiến mọi thứ trở nên thú vị hơn một chút, điều mà tôi nhận ra là rất hữu ích trong việc chống lại sự trì hoãn.
Tăng Động Lực Với Công Nghệ Củng Cố Tích Cực
Một trợ thủ bất ngờ trên hành trình tăng năng suất của tôi là các ứng dụng theo dõi thói quen như Habitica. Habitica biến các công việc nhà hoặc mục tiêu hàng ngày của tôi thành một trò chơi nhập vai dễ thương, nơi việc hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau sẽ mang lại phần thưởng cho nhân vật ảo của tôi.
Phải thừa nhận, nó khá có động lực – đặc biệt đối với một người như tôi, người không ngại “hối lộ” đứa trẻ bên trong mình để hoàn thành công việc. Hơn nữa, Habitica miễn phí, điều đó có nghĩa là tôi không phải trả bất cứ khoản nào để gặt hái phần thưởng.
Và những chiến thắng nhỏ này tích lũy rất nhanh. Tôi có thể nhận được trang phục và trang bị mới cho nhân vật của mình, giúp tôi hình dung không chỉ mục tiêu mà còn cả hành trình của mình. Việc nhìn thấy tiến độ của mình theo thời gian đã thực sự thay đổi mọi thứ, đặc biệt là khi tôi có thể thấy mình tiến bộ đến mức nào.
Xây Dựng Thói Quen Tốt Hơn Nhờ Công Nghệ
Theo thời gian, những công cụ này không chỉ giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ mà còn thực sự thay đổi thói quen của tôi. Tôi hiếm khi còn cảm thấy chán nản khi phải ngồi vào bàn làm việc nữa vì hệ thống các công cụ công nghệ được kết nối giúp loại bỏ sự mệt mỏi khi đưa ra quyết định và sự xao nhãng.
Các nhiệm vụ diễn ra trong ngày của tôi như một cỗ máy được bôi trơn, và vì mọi thứ được sắp xếp hoàn hảo, tôi không còn cảm thấy vội vã hay dễ dàng bị quá tải như trước đây. Hơn nữa, tôi cũng nhận thấy sự thay đổi trong tư duy của mình. Thay vì coi công nghệ là một thói quen gây tội lỗi, tôi coi nó là một công cụ mạnh mẽ để làm việc tốt.
Điển hình là vấn đề cầu toàn của tôi không còn tệ như trước. Nhờ những công cụ khuyến khích bắt đầu từ những việc nhỏ và tập trung vào tiến độ hơn là sự hoàn hảo, tôi đã học được cách ưu tiên động lực thay vì sự không tì vết. Hệ thống mà tôi đã thiết lập khiến việc trì hoãn thực sự trở nên… nhàm chán. Và xét xem tôi thích mọi thứ luôn vận động đến mức nào, tôi coi đó là một chiến thắng.
Sự thật là không có một phương pháp “một cỡ phù hợp tất cả” nào để vượt qua sự trì hoãn. Điều hiệu quả với tôi có thể không hiệu quả với mọi người, nhưng tôi có thể nói rằng việc biến chính công nghệ từng là nguyên nhân gây trì hoãn của tôi thành công cụ năng suất đã thực sự mang tính cách mạng. Chắc chắn, tôi vẫn có những lúc “chệch choạc” hoặc những ngày mà sự kháng cự dường như mạnh hơn tiến độ, nhưng với những công cụ này, tôi luôn chỉ cần một cú nhấp chuột để quay lại đúng hướng.
