Việc phải cuộn qua cuộn lại giữa hai tài liệu Word để tìm ra những điểm khác biệt là một cơn ác mộng. Bạn không cần phải cẩn thận sàng lọc từng trang để phát hiện các thay đổi. Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng hơn để nhanh chóng nhận diện tất cả sự khác biệt giữa hai tài liệu, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể trong công việc, đặc biệt khi làm việc nhóm hoặc quản lý các phiên bản tài liệu.
Hướng Dẫn So Sánh Tài Liệu Word Bằng Tính Năng Review
Tính năng so sánh của Microsoft Word có thể tự động làm nổi bật tất cả các điểm khác biệt giữa hai tài liệu. Đây là cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả để so sánh 2 file Word và phát hiện các chỉnh sửa:
- Mở một tài liệu Word mới hoặc bất kỳ tài liệu nào bạn đang làm việc.
- Đi tới tab Review (Xem lại) trên thanh ribbon.
- Trong nhóm Compare (So sánh), nhấp vào Compare (So sánh) và sau đó chọn Compare… (So sánh…) một lần nữa từ các tùy chọn thả xuống.
- Trong cửa sổ Compare Documents (So sánh Tài liệu) xuất hiện, chọn tài liệu gốc của bạn trong trường Original document (Tài liệu gốc) và tài liệu đã chỉnh sửa trong trường Revised document (Tài liệu đã sửa đổi).
- Tùy chọn, bạn có thể nhấp vào nút More (Thêm) để điều chỉnh những gì bạn muốn so sánh trong các tài liệu, chẳng hạn như định dạng, chú thích hay di chuyển.
- Nhấp OK để bắt đầu quá trình so sánh.
Hộp thoại Compare Documents trong Microsoft Word, chọn tài liệu để so sánh
Sau khi hoàn thành các bước trên, Word sẽ hiển thị chế độ xem ba khung, với khung giữa hiển thị tài liệu đã được hợp nhất. Trong chế độ xem so sánh chính này, tất cả các thay đổi sẽ được làm nổi bật. Văn bản được chèn vào sẽ được gạch chân màu đỏ, trong khi văn bản bị xóa sẽ được đánh dấu bằng gạch ngang.
Kết quả so sánh hai tài liệu Word hiển thị các thay đổi được đánh dấu đỏ
Ở khung bên phải, bạn sẽ thấy tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi để tham chiếu. Khung bên trái sẽ hiển thị một bản tóm tắt tất cả các thay đổi được thực hiện trong tài liệu đã so sánh, chẳng hạn như văn bản được chèn hoặc xóa. Mỗi thay đổi sẽ được liệt kê theo thứ tự, và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thay đổi nào để điều hướng trực tiếp đến phần đó để xem xét thêm.
Bạn cũng có thể đóng các khung bên trái và bên phải để có chế độ xem tập trung hơn. Sau khi đã xem xét các thay đổi, bạn có thể đi tới File > Save As (Tệp > Lưu dưới dạng) để lưu tài liệu so sánh để sử dụng trong tương lai.
Hợp Nhất Thay Đổi Khi So Sánh Tài Liệu Word
Khi so sánh tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác để tạo ra một phiên bản sạch sẽ, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word làm cho quá trình này trở nên dễ dàng.
Một khi bạn đã ở trong chế độ xem so sánh, hãy nhấp vào nút Tracking (Theo dõi) trên thanh ribbon, sau đó chọn Accept (Chấp nhận). Bạn có thể chọn Accept All Changes (Chấp nhận Tất cả Thay đổi) để tự động hợp nhất tất cả các sửa đổi vào tài liệu, hoặc chọn Accept and Move to Next (Chấp nhận và Chuyển đến Tiếp theo) nếu bạn muốn xem xét thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.
Các tùy chọn Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Reject) thay đổi trong tài liệu Word đã so sánh
Tương tự, tùy chọn Reject (Từ chối) cho phép bạn loại bỏ bất kỳ thay đổi không mong muốn nào. Khi bạn thực hiện điều này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các phần chèn hoặc hoàn tác các phần xóa.
Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã được hợp nhất. Nó sẽ kết hợp nội dung gốc với các sửa đổi cần thiết, tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh và chính xác.
So Sánh Tài Liệu Word Bằng Chế Độ Xem Song Song (Side-by-Side View)
Nếu bạn không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh tài liệu Word thủ công bằng cách sử dụng tùy chọn Side by Side View (Xem Song Song). Điều này sẽ cho phép bạn xem cả hai tài liệu cạnh nhau, giúp việc đối chiếu trở nên trực quan hơn.
Để thực hiện điều này, hãy mở hai tài liệu Word bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, điều hướng đến tab View (Xem). Trong nhóm Window (Cửa sổ), nhấp vào nút View Side by Side (Xem Song Song). Nếu có nhiều hơn hai tài liệu đang mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào bạn muốn xem ở chế độ xem song song.
Khi các tài liệu đã được sắp xếp ở chế độ xem song song, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật Synchronous Scrolling (Cuộn Đồng bộ). Với tính năng này, khi bạn cuộn qua một tài liệu, tài liệu kia sẽ tự động cuộn đến phần tương ứng, giúp việc đối chiếu nội dung trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều.
Nắm vững cách so sánh tài liệu trong Word có thể rất hữu ích khi bạn muốn xem xét các chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi các thay đổi. Hơn nữa, nó cũng loại bỏ nhu cầu phải dựa vào các công cụ web trực tuyến để so sánh tài liệu, đảm bảo bảo mật thông tin và hiệu suất công việc.
