Một buổi sáng mới bắt đầu và tôi đã cảm thấy mình tụt hậu, nhưng không phải vì tôi thiếu một câu lạc bộ 5 giờ sáng hay một ứng dụng năng suất lung linh nào. Chỉ một điều chỉnh nhỏ, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), trong thói quen buổi sáng đã giúp tôi lấy lại trọn vẹn một giờ quý giá mỗi ngày. Đây là hành trình khám phá và áp dụng cách sử dụng ChatGPT hiệu quả để biến đổi năng suất cá nhân, đặc biệt là trong việc lập kế hoạch và quản lý công việc buổi sáng.
Tại Sao Tôi Luôn Bắt Đầu Ngày Mới Với Cảm Giác Bị Chậm Trễ?
Mỗi buổi sáng đều diễn ra theo cùng một kịch bản: Tôi thức dậy, với tay tìm điện thoại, lướt qua tin nhắn và tin tức, rồi lại nhìn chằm chằm vào danh sách công việc ngày càng dài mà không biết phải bắt đầu từ đâu. Không phải tôi lười biếng, mà chỉ đơn giản là tôi cảm thấy mắc kẹt trong sự đơn điệu. Đầu óc tôi lờ mờ, những danh sách việc cần làm trên bảng trắng trông thật choáng ngợp, và tôi thường lãng phí từ 30 đến 45 phút chỉ để hình dung nơi và cách để bắt đầu.
Điều tồi tệ nhất là gì? Tôi chưa hoàn thành bất cứ điều gì ngoài việc pha một tách trà buổi sáng.
Tôi đã thử sử dụng các ứng dụng năng suất, bộ đếm thời gian, và thậm chí cả những thói quen buổi sáng được khoa học chứng minh mà tôi tìm thấy trên mạng. Nhưng chẳng có gì thực sự hiệu quả hay “khớp” với mình cả. Sự bế tắc trong việc bắt đầu ngày mới ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và tinh thần của tôi.
Giải Pháp Đơn Giản Này Đã Thay Đổi Thói Quen Buổi Sáng Của Tôi Ra Sao?
Tôi đã đọc rất nhiều về việc sử dụng ChatGPT cho việc huấn luyện lối sống cá nhân, vì vậy tôi quyết định tận dụng chatbot này để tìm kiếm sự “giúp đỡ chuyên nghiệp.” Đây vẫn là một quá trình đang diễn ra (và không tránh khỏi những sai sót), vì vậy hãy xem những ý tưởng dưới đây như là những ghi chú thực nghiệm của tôi về cách ChatGPT có thể hỗ trợ cải thiện năng suất.
Sử Dụng ChatGPT Như Một Trợ Lý Lập Kế Hoạch Buổi Sáng
Thay vì dựa vào một danh sách việc cần làm tĩnh, tôi bắt đầu mỗi ngày bằng một cuộc trò chuyện nhanh với ChatGPT. Tôi sẽ dán danh sách nhiệm vụ của mình vào và hỏi ChatGPT:
Đây là những gì tôi cần làm hôm nay. Đối với mỗi mục, hãy ước tính thời gian, bước đầu tiên để bắt đầu và một lợi ích ngắn gọn khi hoàn thành nó.
ChatGPT phản hồi với những phân tích ngắn gọn, dễ hành động như:
-
Nhiệm vụ: Hoàn thành dàn ý cho bài viết
- Thời gian ước tính: 45 phút
- Bước đầu tiên: Mở tài liệu nghiên cứu và xem lại các đề mục
- Lợi ích: Bạn sẽ đi trước kế hoạch và giảm căng thẳng vào cuối tuần
-
Nhiệm vụ: Gia hạn bảo hiểm xe hơi
- Thời gian ước tính: 10 phút
- Bước đầu tiên: Đăng nhập vào trang web của công ty bảo hiểm
- Lợi ích: Tránh phí phạt trễ hạn và duy trì bảo hiểm liên tục
-
Nhiệm vụ: Bắt đầu chỉnh sửa lô ảnh
- Thời gian ước tính: 30 phút
- Bước đầu tiên: Chọn 10 hình ảnh yêu thích từ hôm qua
- Lợi ích: Tạo đà cho việc chỉnh sửa đầy đủ và cải thiện quy trình làm việc của bạn
Sự phân tích chi tiết về thời gian, điểm khởi đầu và lợi ích này chính xác là những gì tôi cần. Nó biến những nhiệm vụ trừu tượng trong tâm trí tôi thành những hành động có thể thực hiện được với phần thưởng rõ ràng. ChatGPT có thể đưa ra các phản hồi hơi khác nhau vào những thời điểm khác nhau, và đôi khi thử nghiệm với các câu trả lời này cũng khá thú vị.
Bạn hoàn toàn có thể làm điều tương tự một cách thủ công mà không cần sự can thiệp của một công cụ AI tạo sinh. Nhưng hãy nghĩ về ChatGPT như một trợ lý lập kế hoạch cá nhân, người có thể sắp xếp thói quen buổi sáng của bạn và lên kế hoạch cho cả lịch trình hàng tuần của bạn. Hơn nữa, ChatGPT có bộ nhớ, vì vậy nó có thể học hỏi từ trải nghiệm của bạn nếu bạn bắt đầu cung cấp phản hồi cho nó. Việc tối ưu hóa thời gian với một trợ lý AI như vậy mang lại hiệu quả đáng kể.
Chia Nhỏ Các Nhiệm Vụ Lớn Thành Các Phần Nhỏ
ChatGPT còn hoạt động tốt hơn nữa khi tôi có những nhiệm vụ lớn, đa bước kéo dài vài ngày. Ví dụ, tôi từng hỏi:
Tôi cần viết một hướng dẫn dài 2.000 từ trong tuần này. Bạn có thể chia nó thành các phiên 30 phút trong năm ngày không?
Và đây là những gì nó đưa ra:
- Thứ Hai: Lên ý tưởng và nghiên cứu (30 phút)
- Thứ Ba: Tạo dàn ý và cấu trúc (25 phút)
- Thứ Tư: Viết bản nháp đầu tiên (30 phút)
- Thứ Năm: Thêm hình ảnh và trau chuốt các phần quan trọng (30 phút)
- Thứ Sáu: Chỉnh sửa và đọc lại (30 phút)
Thay vì phải dành ra hàng giờ liền để làm việc một mạch, tôi có những “chiến thắng nhỏ” được trải đều trong tuần. Tôi duy trì được sự nhất quán, tránh kiệt sức và hoàn thành đúng thời hạn mà không cần phải hoảng loạn. Đây là một phương pháp hiệu quả để quản lý công việc và giảm trì hoãn.
Vượt Qua Nỗi Ám Ảnh Trì Hoãn Với “Bước Khởi Đầu Tối Thiểu”
Một số ngày, tôi không thể tự mình bắt đầu, đặc biệt là đối với những nhiệm vụ mà tôi cảm thấy ngại. Đó là lúc tôi sử dụng một dạng câu lệnh khác:
Tôi đang gặp khó khăn khi bắt đầu nhiệm vụ này. Hành động nhỏ nhất có thể tôi có thể thực hiện ngay bây giờ là gì?
ChatGPT có thể trả lời:
- “Đổi tên tệp và viết tiêu đề. Thế là đủ để bắt đầu rồi.”
- “Đặt bộ hẹn giờ 5 phút và mở ứng dụng – không hơn.”
- “Viết một câu. Bạn không cần phải giữ nó.”
Tôi sẽ thực hiện bước nhỏ đó. Và rồi bước tiếp theo. Hầu hết thời gian, động lực sẽ tự nhiên cuốn tôi đi.
Vào những ngày khó khăn, tôi cũng hỏi:
Cho tôi ba lý do tại sao tôi nên làm việc này ngay bây giờ thay vì trì hoãn.
Những lời nhắc động lực nhanh chóng đó đã giúp tôi rũ bỏ sự ì ạch và tập trung vào tiến độ. Để tận dụng tối đa, hãy làm theo các lời khuyên tốt nhất về cách tạo câu lệnh mô tả. Bạn cũng có thể gán cho ChatGPT một đặc điểm tính cách riêng biệt để khiến cuộc trò chuyện của bạn trở nên thú vị hơn.
Rõ Ràng, Bình Tĩnh Và Một Giờ Đã Được Tái Sinh Mỗi Ngày
Bảng phân tích nhiệm vụ chi tiết từ ChatGPT, minh họa cách AI giúp lập kế hoạch buổi sáng hiệu quả và giảm gánh nặng công việc.
Kể từ khi áp dụng thói quen này, buổi sáng của tôi đã thay đổi đáng kể. Tôi nhận thấy ba lợi ích vô hình sau:
- Tôi ít phải chịu đựng sự mệt mỏi do phải ra quyết định, vì tôi không lãng phí thời gian để tìm hiểu nên bắt đầu từ đâu.
- Tôi thường bắt đầu nhiệm vụ “deep work” đầu tiên của mình sớm hơn tới 45 phút so với trước đây.
- Biết lý do tại sao một nhiệm vụ quan trọng giúp tôi cam kết hoàn thành nó một cách trọn vẹn.
Tôi không còn cảm thấy mình đang lao vào ngày mới mà không có định hướng. Thay vào đó, tôi bắt đầu với sự rõ ràng, cấu trúc và một kế hoạch cá nhân hóa phù hợp với năng lượng, khối lượng công việc và tâm trạng của mình.
Điều tuyệt vời nhất là tôi chỉ cần khoảng năm phút mỗi sáng để kiểm tra với ChatGPT. Nỗ lực nhỏ đó mang lại cho tôi thêm một giờ không gian tinh thần và thời gian làm việc hiệu quả. Một phần thời gian tiết kiệm được thậm chí còn lan tỏa thành những lợi ích năng suất suốt cả tuần.
Chúng ta thường theo đuổi những hệ thống phức tạp để khắc phục thói quen của mình, nhưng đôi khi, câu trả lời lại đơn giản hơn nhiều. Một cuộc trò chuyện đơn giản với ChatGPT mỗi sáng đang giúp tôi xây dựng những thói quen tốt hơn, giảm bớt sự choáng ngợp và lấy lại thời gian của mình từng bước cụ thể một.
