Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc soạn thảo và quản lý tài liệu đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI). Microsoft Copilot trong Word là một công cụ đột phá, không chỉ giúp bạn bắt đầu từ một trang trắng để tạo ra bản nháp hoàn chỉnh mà còn biến đổi và phân tích các tài liệu hiện có một cách nhanh chóng. Với Copilot, quy trình làm việc trên Word của bạn sẽ được nâng tầm, tiết kiệm thời gian và tăng cường sự sáng tạo đáng kể.
Soạn thảo và Viết lại Bản nháp chuyên nghiệp với Copilot
Copilot là một trợ lý ảo mạnh mẽ, có khả năng hỗ trợ bạn trong mọi giai đoạn của quá trình soạn thảo văn bản, từ việc tạo nội dung mới đến chỉnh sửa và tối ưu hóa các bản nháp đã có.
Bắt đầu từ trang trắng hoặc từ nội dung có sẵn
Để khởi tạo một tài liệu mới hoặc làm việc trên tài liệu đang tồn tại, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái của tài liệu. Trong cửa sổ Draft with Copilot (Soạn thảo với Copilot), hãy cung cấp một yêu cầu đơn giản hoặc mô tả một tác vụ phức tạp mà bạn muốn Copilot thực hiện. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Copilot viết một đoạn giới thiệu về một chủ đề cụ thể hoặc phát triển một ý tưởng chi tiết.
Giao diện sử dụng tính năng Soạn thảo với Copilot trong Microsoft Word
Với các tài liệu đã có nội dung, bạn cũng có thể sử dụng nút Inspire Me (Gợi ý cho tôi) để Copilot tự động viết tiếp hoặc mở rộng nội dung dựa trên những gì đã có trong tài liệu của bạn. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần phát triển ý tưởng hoặc vượt qua giai đoạn “bí ý tưởng”.
Tối ưu và điều chỉnh bản nháp
Sau khi Copilot tạo nội dung, bạn có thể chọn Keep (Giữ lại), Discard (Loại bỏ) hoặc Regenerate (Tạo lại) để nhận một phiên bản khác. Bạn có thể sử dụng các mũi tên để điều hướng qua các gợi ý khác nhau của Copilot. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có thể thay đổi prompt ban đầu để tinh chỉnh kết quả.
Hơn nữa, trong hộp soạn thảo của Copilot, bạn có thể thêm các chỉ dẫn cụ thể để thay đổi giọng điệu hoặc phong cách của văn bản, chẳng hạn như yêu cầu làm cho nội dung súc tích hơn hoặc thay đổi phong cách sang trang trọng hoặc thân mật hơn.
Nếu bạn đã có sẵn nội dung, Copilot có thể giúp bạn cải thiện nó. Chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh sửa, sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái và chọn Auto Rewrite (Tự động viết lại) để Copilot cung cấp các tùy chọn viết lại. Bạn có thể nhấn Regenerate để nhận thêm các phiên bản mới hoặc thêm hướng dẫn cụ thể hơn để có được kết quả mong muốn.
Tùy chọn viết lại tự động với Copilot trong Microsoft Word
Khả năng tham chiếu file (dành cho Microsoft 365 Copilot)
Đối với những người dùng có gói đăng ký Microsoft 365 Copilot tại nơi làm việc, bạn còn có thêm tùy chọn tham chiếu các tệp tin khác. Bạn có thể đưa tối đa ba tệp tin hiện có vào làm đầu vào để Copilot tham khảo và dựa vào đó để tạo nội dung, giúp bản nháp của bạn có tính nhất quán và phù hợp hơn với các tài liệu liên quan.
Chuyển đổi và Tổ chức Nội dung hiện có một cách linh hoạt
Bên cạnh khả năng soạn thảo và viết lại, Copilot còn giúp bạn biến đổi cấu trúc nội dung một cách dễ dàng, giúp tài liệu trở nên trực quan và dễ hiểu hơn.
Biến văn bản thành bảng biểu trực quan
Tương tự như tính năng Auto Rewrite, bạn có thể bôi đen nội dung đã viết (hoặc nội dung do Copilot tạo ra), sau đó nhấp vào biểu tượng Copilot ở lề trái và chọn Visualize as a Table (Chuyển thành Bảng).
Chức năng chuyển đổi văn bản thành bảng với Copilot trong Word
Copilot sẽ tự động biến đoạn văn bản bạn chọn thành một bảng biểu có cấu trúc. Đây là một cách tuyệt vời để tóm tắt dữ liệu, so sánh thông tin hoặc trình bày các ý tưởng phức tạp một cách gọn gàng và dễ nhìn.
Điều chỉnh bảng biểu dễ dàng
Sau khi bảng được tạo, bạn có thể tinh chỉnh nó bằng cách nhập các yêu cầu cụ thể vào hộp soạn thảo của Copilot. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Copilot thêm một cột trống, thay thế hàng bằng cột, hoặc điều chỉnh định dạng của bảng để phù hợp hơn với nhu cầu trình bày của bạn.
Phân tích và Tóm tắt Tài liệu nhanh chóng
Copilot không chỉ là một trợ lý viết lách mà còn là một công cụ phân tích tài liệu thông minh, giúp bạn nhanh chóng nắm bắt các thông tin quan trọng.
Hỏi đáp và trích xuất thông tin cốt lõi
Bạn có thể đặt câu hỏi về tài liệu của mình, chẳng hạn như yêu cầu Copilot tóm tắt nội dung để nắm được ý chính một cách nhanh chóng, hoặc kiểm tra xem tài liệu có chứa lời kêu gọi hành động (call-to-action) có ý nghĩa hay không. Khi Copilot phản hồi, bạn cũng có thể xem các tham chiếu và trích dẫn để biết Copilot đã lấy thông tin từ đâu trong tài liệu của bạn, giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy.
Giao diện trò chuyện cùng Copilot trong Microsoft Word để phân tích tài liệu
Tạo ý tưởng và nội dung bổ sung
Bạn có thể yêu cầu Copilot tạo ý tưởng, bảng hoặc danh sách mà bạn có thể sao chép và chèn vào tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt các câu hỏi mở, và Copilot sẽ cố gắng đưa ra câu trả lời. Nếu những câu trả lời đó không có trong tài liệu, Copilot sẽ tạo nội dung mới cho bạn, giúp bạn mở rộng hoặc bổ sung thông tin một cách hiệu quả.
Khám phá thư viện gợi ý prompt
Bạn có thể mở bảng Copilot thông qua biểu tượng Copilot trong tab Home của thanh ribbon. Trong hộp soạn thảo Copilot, bạn cũng có tùy chọn View prompts (Xem gợi ý prompt), mở ra Copilot Prompts Gallery (Thư viện Gợi ý Prompt) để cung cấp cho bạn nhiều gợi ý về các cách sử dụng Copilot trong Word. Bạn có thể tương tác qua lại để chắt lọc thông tin chính và biến đổi tài liệu theo ý muốn. Với mỗi prompt, Copilot sẽ quét lại tài liệu và tạo ra phản hồi. Việc cung cấp thêm ngữ cảnh và chi tiết về những gì bạn muốn sẽ giúp bạn nhận được kết quả tốt hơn.
Giới hạn tóm tắt của Copilot
Hiện tại, Copilot giới hạn khả năng tóm tắt tài liệu ở mức tối đa khoảng 80.000 từ. Nếu bạn có một tài liệu dài hơn, bạn có thể cần chia nhỏ nó và tóm tắt từng phần.
Kết luận
Copilot trong Microsoft Word không chỉ đơn thuần là một công cụ giúp bạn viết tốt hơn; nó còn hỗ trợ nghiên cứu, động não các ý tưởng mới và trích xuất thông tin chuyên sâu từ tài liệu của bạn. Sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo này mang lại một bước tiến lớn trong cách chúng ta tương tác với các ứng dụng văn phòng.
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là nội dung do AI tạo ra đôi khi có thể không hoàn toàn chính xác (một hiện tượng gọi là “ảo giác AI”). Do đó, trước khi gửi email hoặc nộp bài tập, bạn hãy luôn xem xét và xác minh lại đầu ra của Copilot để đảm bảo thông tin đáng tin cậy nhất. Hãy khám phá và tận dụng tối đa sức mạnh của Copilot để biến Microsoft Word thành trợ thủ đắc lực cho mọi tác vụ soạn thảo của bạn!
