Trong nhiều năm, email luôn là một cuộc chiến không hồi kết đối với tôi. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và thủ thuật có sẵn, nhưng hộp thư đến vẫn luôn trong tình trạng hỗn loạn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra giải pháp khi ngừng suy nghĩ quá nhiều và xây dựng một thói quen quản lý email đơn giản, hiệu quả hơn, và thực sự có thể duy trì được. Với những bí quyết này, việc đạt Inbox Zero – trạng thái hộp thư đến hoàn toàn trống rỗng – không còn là điều bất khả thi, giúp tôi giảm đáng kể căng thẳng và nâng cao năng suất làm việc.
1. Hủy Đăng Ký Các Bản Tin Không Cần Thiết
Các bản tin (newsletter) chất lượng có thể là nguồn tài nguyên quý giá, nhưng hãy thành thật mà nói, rất nhiều bản tin gần như vô dụng. Nhiều bản tin được gửi đi chỉ để đội ngũ marketing cảm thấy họ đang bận rộn và đạt được các chỉ số hiệu suất tùy tiện.
Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng bản tin mà tôi thực sự thấy hữu ích. Vì vậy, việc hủy đăng ký khỏi hầu hết các kênh thông tin khác trở nên rất dễ dàng. Tôi đã thực hiện việc này một cách tàn nhẫn: nếu đó không phải là thứ tôi mong đợi nhận được, tôi sẽ hủy đăng ký ngay lập tức. Tôi luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay, tôi chưa từng phải làm vậy.
Mỗi khi mua một sản phẩm trực tuyến, tôi luôn để mắt đến bản tin đầu tiên của họ để hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn ô “nhận thư từ cửa hàng” nếu tùy chọn đó hiển thị. May mắn thay, việc hủy đăng ký các bản tin vô ích trong Gmail ngày càng trở nên dễ dàng hơn.
Trang quản lý đăng ký nhận bản tin mới trong Gmail giúp hủy đăng ký dễ dàng hơn
2. Kiểm Tra Email Theo Lô (Batching)
Quản lý lịch trình và không dành quá nhiều thời gian cho hộp thư đến là một cách khác giúp tôi dễ dàng đạt được Inbox Zero. Khi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng mình phải phản hồi một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần trả lời, chứ đừng nói là trả lời trong vòng một giờ.
Sau khi cắt giảm việc sử dụng các thiết bị điện tử nói chung, tôi đã đặt ra các giới hạn nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn. Điều quan trọng nhất là tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi lần tôi làm vậy trước đây, tôi rơi vào trạng thái phản ứng thụ động và phần còn lại của ngày làm việc bị ảnh hưởng.
Thay vào đó, tôi kiểm tra email tối đa hai lần mỗi ngày – và lý tưởng nhất là chỉ một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng gỡ bỏ chúng khỏi thiết bị. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, để sau đó tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất và nghỉ ngơi.
3. Thiết Lập Bộ Lọc Thư Thông Minh
Thiết lập bộ lọc thư là một cách dễ dàng khác giúp tôi phân loại email và đạt được Inbox Zero. Ví dụ, khi sử dụng Outlook, tôi tạo các quy tắc có điều kiện để lọc những email vô nghĩa mà tôi biết mình sẽ xóa.
Ví dụ, tôi thường xuyên nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau như thiết kế web và SEO. Chưa một lần nào tôi bị thuyết phục làm việc với những người gửi thư kiểu này; chúng gây phiền nhiễu, thiếu tính cá nhân hóa và lãng phí thời gian của tôi. Thay vì khó chịu và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng.
Trong Outlook, tôi thực hiện các bước sau để lọc email:
- Truy cập Cài đặt (Settings) > Email > Quy tắc (Rules).
- Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh các cài đặt.
- Đánh dấu vào ô Chạy Quy tắc Ngay bây giờ (Run Rule Now).
- Khi mọi thứ đã ổn, chọn Lưu (Save).
Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.
Cài đặt kiểm soát người gửi tin nhắn trong ứng dụng Outlook
Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách truy cập biểu tượng trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm theo từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi muốn xem hay không, tôi có thể đánh dấu các tin nhắn này là đáng phản hồi hoặc chuyển thẳng vào thư mục Thùng rác của mình.
4. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn
Ngay cả khi tôi đã thiết lập quy tắc, một số người gửi không mong muốn vẫn có thể lọt qua. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa nghĩ đến việc chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi chỉ cần nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Chặn (Block) để thực hiện việc này.
Thao tác chặn người gửi không mong muốn trực tiếp trong ứng dụng Gmail
Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được chuyển vào thư mục spam. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự vào cùng một nơi, vì vậy tôi không cần phải xem chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn các loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai. Ngoài việc chặn người gửi không mong muốn, tôi còn chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.
5. Sử Dụng Nhãn và Thư Mục Để Phân Loại
Khi kiểm tra email, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị quá tải. Nhãn (Labels) và thư mục (Folders) là hai cách dễ nhất để làm điều này.
Sau khi xem qua các email của mình, tôi sẽ sắp xếp mọi thứ vào một vài thư mục khác nhau:
- Tin nhắn quan trọng: Cần trả lời trong vòng 24 giờ.
- Ưu tiên thấp hơn: Trả lời trong vòng một tuần.
- Email hữu ích: (ví dụ: tin nhắn chứa hướng dẫn sử dụng ứng dụng).
- Xóa.
Ví dụ về các nhãn (Labels) đã được sắp xếp gọn gàng trong giao diện web của Gmail
Sau khi sắp xếp email vào các danh mục này, tôi kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều đúng vị trí. Nếu đúng, tôi thực hiện các hành động cần thiết cho từng loại. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính.
6. Áp Dụng Triết Lý Tối Giản Trong Phản Hồi
Giờ đây tôi đã chọn lọc thời gian của mình hơn trước rất nhiều, bao gồm cả việc nghiêm khắc với những người tôi phản hồi và không phản hồi. Đại đa số các tin nhắn tôi nhận được đều không khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và cũng không cần đến thời gian của tôi.
Khuôn khổ của tôi để quyết định liệu một email có đáng để phản hồi hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi này:
- Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không trả lời email này?
- Việc trả lời email này có gây ra nhiều phiền phức hơn giá trị của nó không?
- Việc trả lời email này có tích cực cải thiện cuộc sống của tôi không?
Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không phản hồi email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi thay đổi ý định trong một tuần hoặc lâu hơn, tôi có thể dễ dàng truy cập lại chuỗi hội thoại. Tuy nhiên, thường thì tôi vẫn ổn với cách tiếp cận này.
7. Biến Các Tin Nhắn Thường Gặp Thành Mẫu (Templates)
Nhiều email tôi nhận được có cùng một cấu trúc, và kết quả là tôi không muốn lãng phí thời gian gõ lại mọi thứ mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu (template) cho các tin nhắn phổ biến. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào mình muốn.
Ví dụ minh họa email được tạo sẵn từ mẫu hoặc thông qua công cụ hỗ trợ AI
Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có một số cách để tạo mẫu email mà không yêu cầu nhập liệu thủ công đáng kể.
8. Đánh Dấu Thư Quan Trọng và Xóa Bỏ Phần Còn Lại
Tính năng Đánh dấu sao (Starred) là một trong những tính năng yêu thích của tôi trong Gmail, và tôi thích sự đơn giản của nó.
Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình trong vài ngày nhưng không phản hồi bất cứ điều gì. Điều này thường xảy ra khi có một việc quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy mệt mỏi về mặt xã hội và không có năng lượng để trả lời ngay lập tức.
Khi tôi đánh dấu các tin nhắn là Starred, việc tham khảo chúng sau này rất dễ dàng. Tôi cũng sẽ giữ chúng ở trạng thái chưa đọc để không bỏ lỡ. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng đã đặt hộp thư đến của mình thành Đánh dấu sao trước (Starred first) trong Cài đặt (Settings) > Hộp thư đến (Inbox) > Loại hộp thư đến (Inbox type).
Cài đặt hiển thị ưu tiên các email đã gắn dấu sao (Starred first) trong phần cài đặt hộp thư đến của Gmail
9. Giới Hạn Số Lượng Email Hiển Thị Mỗi Trang
Theo mặc định, Gmail hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư đến của mình mở rộng theo số lượng tin nhắn trên trang. Việc đạt được Inbox Zero đã trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email mình nhìn thấy khi mở ứng dụng.
Trong Gmail, tôi có thể đặt giữa 10 và 100 cuộc hội thoại trên mỗi trang. Tôi đã chọn 15 vì đó là một số lượng dễ quản lý. Để làm điều này, tôi đã truy cập Cài đặt (Settings) > Chung (General) > Kích thước trang tối đa (Maximum page size).
Outlook cũng có nhiều công cụ khác nhau để tùy chỉnh hộp thư đến. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện của Outlook, có thể sắp xếp tin nhắn theo Tập trung (Focused) và Khác (Other) – cùng với việc tổ chức danh sách tin nhắn.
10. Đặt Ranh Giới Rõ Ràng Với Người Thường Xuyên Liên Hệ
Ngay cả khi tôi đã thiết lập quy tắc và bộ lọc để đạt Inbox Zero, tôi sẽ không hiệu quả bằng nếu không đặt ra ranh giới rõ ràng. Tôi cho mọi người biết rằng tôi không phản hồi email thường xuyên, điều này hạn chế số lượng email tôi nhận được với những yêu cầu khẩn cấp.
Vì tôi không có nhiều email, việc dọn dẹp hộp thư đến hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi làm việc hiệu quả hơn vì sự chú ý của tôi không bị phân tán vào nhiều việc cùng lúc.
Inbox Zero đòi hỏi một số chủ động, nhưng nó không khó đạt được như vẻ ngoài của nó. Hạn chế email là một khía cạnh, nhưng sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược đã trở thành một chiến lược chiến thắng lâu dài đối với tôi.
