Trong môi trường làm việc số hiện đại, hộp thư đến (inbox) thường xuyên trở thành gánh nặng, tràn ngập email không ngừng nghỉ. Thay vì liên tục phản ứng với từng email, khái niệm “Inbox Zero” (hộp thư đến trống rỗng) không chỉ là một mục tiêu mà còn là một phương pháp làm việc thông minh, giúp bạn kiểm soát quy trình quản lý email và lấy lại sự tập trung. Microsoft Outlook, với các tính năng sắp xếp, lọc và xử lý email mạnh mẽ, chính là công cụ đắc lực hỗ trợ bạn duy trì một hộp thư gọn gàng, hướng đến hành động và đạt được trạng thái Inbox Zero hiệu quả.
Microsoft cung cấp nhiều trải nghiệm Outlook khác nhau, bao gồm Outlook Mới (New Outlook), Outlook Cổ điển (Classic Outlook), Outlook trên web (Outlook on the web) và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chất minh họa; giao diện điều hướng và các yếu tố màn hình có thể có chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng.
6. Chuyển Bản Tin và Email Khuyến Mãi Vào Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung sâu vào công việc, bỗng nhiên hộp thư đến “ting” một tiếng với một chủ đề hấp dẫn như “Giảm 30% – Chỉ hôm nay!”. Ngay cả khi bạn không mở nó, email này vẫn thoáng qua chiếm một phần sự chú ý của bạn. Nhân con số đó lên mười hoặc hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó không được yêu cầu, và bạn sẽ thấy mức độ xao nhãng nghiêm trọng.
Các bản tin (newsletter), thông báo cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể chứa thông tin hữu ích nhưng không cấp bách. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến của bạn, khiến việc tập trung vào những tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn.
Thiết lập quy tắc mới trong Microsoft Outlook để tự động di chuyển bản tin và email khuyến mãi
Các quy tắc (rules) trong Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi để tự động di chuyển chúng ra khỏi hộp thư chính. Điều này giúp giảm thiểu phiền nhiễu và cho phép bạn tập trung vào các giao tiếp cần hành động.
Để thiết lập quy tắc, bạn thực hiện các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó chọn Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Trong trường được đánh số 1, hãy đặt một tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn.
- Trong trường được đánh số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và sau đó thêm các người gửi bản tin hoặc email quảng cáo đã biết.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và sau đó chỉ định các từ khóa thường có trong các email này, chẳng hạn như hủy đăng ký (unsubscribe), ưu đãi đặc biệt (special offer), khuyến mãi (promo), v.v.
- Trong trường được đánh số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó thêm thư mục nơi tất cả các email này sẽ được chuyển đến.
Bạn cũng có thể tùy chọn Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Một ý tưởng hay là chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc không chỉ được xử lý trên các email đến mà còn trên các email hiện có trong hộp thư đến. Nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất là kết hợp nhiều điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và khuyến mãi khác nhau để đạt độ chính xác cao hơn.
Những email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số lượng thư đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất để dọn dẹp hộp thư của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý theo đợt những email ít quan trọng này vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc.
Tuy nhiên, quy tắc này đi kèm với rủi ro bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục đã chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra nó, nó sẽ trở thành một “bãi rác” kỹ thuật số.
5. Gắn Cờ Email Từ Các Liên Hệ Quan Trọng Để Ưu Tiên Xử Lý Ngay Lập Tức
Một số email – như một câu hỏi từ khách hàng, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp, hoặc cảnh báo dịch vụ ngừng hoạt động từ nhà cung cấp hosting của bạn – yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên các email cần hành động ngay lập tức, đồng thời ngăn chúng bị lạc trong mớ lộn xộn.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho email nhận được từ các địa chỉ hoặc miền cụ thể.
Để chỉ định điều kiện, chọn Đánh dấu tầm quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, và sau đó chỉ định tầm quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal), hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định màu danh mục làm cho các email đó nổi bật trực quan trong hộp thư đến của bạn.
Thiết lập quy tắc gắn cờ email quan trọng trong Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên đầu hộp thư đến của bạn.
Không phải tất cả các email đều có giá trị ngang nhau. Giao tiếp từ quản lý, khách hàng quan trọng, các liên hệ chủ chốt hoặc cấp dưới trực tiếp, hoặc bất kỳ cảnh báo email nào bạn đã đăng ký thường yêu cầu sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến này và giúp bạn ưu tiên các phản hồi một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá nhiều có thể dẫn đến “mệt mỏi cảnh báo”. Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi bán quan trọng, sự khẩn cấp trực quan sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý.
4. Tự Động Lưu Trữ Email Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành
Khi bạn đã trả lời hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc tự tay lưu trữ chúng có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình này!
Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Khi vấn đề được giải quyết, bạn trả lời bằng “Đã phê duyệt”. Một quy tắc phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định có thể di chuyển email đó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Tại nơi làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống yêu cầu (ticketing systems), bạn có thể nhận được rất nhiều thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Các email xác nhận một nhiệm vụ đã xong hoặc một yêu cầu đã đóng thường chỉ làm tăng sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý trong khi tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Thiết lập quy tắc tự động di chuyển email đã hoàn thành trong Microsoft Outlook
Có cách tiếp cận dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung email như đã giải quyết (resolved), đã xong (done), đã hoàn thành (completed), hoặc không cần hành động thêm (no further action) và đặt hành động là di chuyển thư đến thư mục Đã hoàn thành (Completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại email thủ công và thiết lập một quy tắc để di chuyển các thư thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Khi một nhiệm vụ email đã hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến của bạn sẽ tăng thêm sự lộn xộn về mặt thị giác. Việc tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng trong khi vẫn giữ được hồ sơ.
Quy tắc này có thể bị sai lệch nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất nên sử dụng nó với một loạt các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải cẩn thận hơn một chút với quy tắc này.
3. Chuyển Hướng Email CC Sang Thư Mục Riêng
Trong môi trường làm việc, các thành viên nhóm thường CC (Carbon Copy) bạn vào email để bạn nắm thông tin thay vì yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được sao chép trong các bản cập nhật hoặc thông báo toàn nhóm. Việc giữ thông tin là hữu ích, nhưng nó lại vùi lấp các mục công việc thực tế của bạn dưới một biển các giao tiếp thứ cấp.
Để giữ những email này tách biệt với những email cần hành động, hãy tạo một quy tắc để di chuyển các email CC vào một thư mục riêng. Bạn cần đặt điều kiện là Tôi nằm trong dòng Cc (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng những email này đến một thư mục như Email CC (CC Emails).
Tạo quy tắc để tự động chuyển email CC vào thư mục riêng trong Microsoft Outlook
Quy tắc này hoạt động tốt nhất với các trường hợp ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà bạn luôn muốn xem ngay lập tức các email CC của họ. Hoặc sử dụng điều kiện Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định một số từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “cần hành động”, cho biết một email CC vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và tất nhiên, nếu Mức độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao (High), bạn sẽ không muốn lưu trữ những email CC này vì chúng có thể có mức độ ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường là để bạn biết (FYI) – không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư chính của bạn giúp giảm nhiễu và bảo toàn sự tập trung vào các mục mà bạn chịu trách nhiệm trực tiếp.
Tuy nhiên, một số email CC thực sự yêu cầu hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều là thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi phản hồi. Do đó, tôi khuyên bạn nên kiểm tra thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
2. Chặn Thư Rác và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một hội thảo trực tuyến, và bây giờ bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày cùng các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng email vẫn tiếp tục đến.
Thư rác (spam) và các đăng ký email không mong muốn có thể rất khó chịu. Những email này không chỉ không liên quan mà còn làm lộn xộn suy nghĩ của bạn và gây mất tập trung khỏi các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có tính năng lọc thư rác tích hợp sẵn, việc chủ động chặn thư rác dai dẳng và email marketing không mong muốn sẽ cung cấp thêm một lớp phòng thủ.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại và giúp giảm thiểu rủi ro tương tác với các email lừa đảo (phishing) tiềm ẩn.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ khóa phổ biến trong thư rác như trúng thưởng (win a prize) hoặc ưu đãi có thời hạn (limited-time offer) và đặt chúng di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Thư rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), và sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Sau đó, bạn có thể đặt Outlook để di chuyển các tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Thư rác (Junk Email) – hoặc thậm chí thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cài đặt quản lý thư rác (Junk email) trong Microsoft Outlook
Bên cạnh đó, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Thư rác (Junk email) trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, và sau đó chọn Thư rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn Xử lý thư đến (Incoming mail handling) ưa thích của bạn – tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) di chuyển các tin nhắn được xác định là thư rác vào thư mục Thư rác (Junk Email) trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và miền bạn đã đánh dấu là an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Thao tác này sẽ thêm người gửi vào danh sách Người gửi và miền bị chặn (Blocked senders and domains) của bạn và các email trong tương lai từ họ sẽ đi trực tiếp vào thư mục Thư rác (Junk Email).
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các tùy chọn Bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá tích cực, là chặn hoặc xóa các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp lệ có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Thư rác của bạn mỗi tuần một lần để “giải cứu” bất kỳ email nào bị chặn nhầm.
Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, miền và dòng chủ đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
1. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn vào cuối ngày làm việc, nhưng một vài email vẫn còn đó. Chúng không cần phải lưu lại. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn, chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc các hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi kết thúc công việc.
Ví dụ, hãy xác định một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì cho phép các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy các quy tắc thủ công vào cuối ngày.
Sử dụng tính năng Quick Steps trong Microsoft Outlook để tự động hóa các hành động
Bạn cũng có thể sử dụng Các Bước Nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để đạt được việc dọn dẹp cuối ngày này.
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, và sau đó chọn Các Bước Nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Trong trường được đánh số 1, đặt một tên dễ nhận biết cho bước đó.
- Trong trường được đánh số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày.
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước Nhanh liên quan. Một lần dọn dẹp cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn thiết lập lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn.
Những quy tắc này đòi hỏi một số thử nghiệm và điều chỉnh. Hãy cẩn thận và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc trong Outlook cung cấp một khung sườn mạnh mẽ để kiểm soát hộp thư đến của bạn và đạt được một ngày làm việc theo phong cách Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ, đây là một hệ thống, không phải là một viên đạn thần kỳ.
Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh định kỳ khi nhu cầu hoặc kiểu email của bạn thay đổi, và kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định cũng như thực hiện các thao tác dọn dẹp cuối ngày. Phần thưởng – giảm căng thẳng về email, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn – hoàn toàn xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.
