Trong bất kỳ cuộc trò chuyện nào về bảng tính, khả năng cao là bạn sẽ chứng kiến “cuộc chiến” vĩ đại giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng mình đã chọn công cụ ưu việt hơn, nhưng có một sự thật mà cả hai sẽ không thừa nhận – họ đều đúng một nửa. Thay vì đối đầu, việc hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng công cụ sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và mở rộng tiềm năng phát triển trong kỷ nguyên số. Bài viết này của Thuthuathot.com sẽ đi sâu phân tích để giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho công việc của mình.
Lựa Chọn Sai Lầm Giữa Excel và Sheets Đang Khiến Bạn Tốn Kém Như Thế Nào?
Các công cụ khác nhau xuất sắc trong những tác vụ khác nhau, và nguyên tắc này cũng áp dụng cho Excel và Google Sheets. Việc cố chấp chỉ sử dụng một công cụ khi bạn thực sự cần cả hai sẽ làm tiêu tốn thời gian, giới hạn tiềm năng và khiến công việc của bạn trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Hãy hình dung bạn đang cố gắng chạy một mô hình tài chính khổng lồ với hàng nghìn dòng dữ liệu trên Google Sheets. Một công việc lẽ ra chỉ mất 30 phút lại biến thành cơn ác mộng ba giờ đồng hồ với việc cuộn trang giật lag và các công thức liên tục bị lỗi. Đó là những gì xảy ra khi bạn ép Sheets làm những việc mà Excel có thể xử lý tốt hơn. Ngược lại, có thể bạn đang cộng tác với năm đồng nghiệp trong một dự án. Bạn gửi một tệp Excel đi, và đột nhiên mọi người hỏi: “Khoan đã, chúng ta đang dùng phiên bản nào?”
Biểu đồ tương quan và công thức tính ngân sách quảng cáo TV trong Excel, minh họa khả năng xử lý dữ liệu chuyên sâu.
Tất nhiên, Google Sheets là miễn phí, nhưng sự miễn phí ấy lại trở nên đắt đỏ khi bạn phải chi trả cho phần mềm bổ sung, chi phí đào tạo, hoặc tệ hơn cả là chi phí cơ hội của hàng giờ đồng hồ lãng phí vật lộn với một công cụ không thực sự được xây dựng cho mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được. Và ngoài chi phí, còn có vấn đề bảo mật dữ liệu. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn ngoài đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn hàng đầu trong trường hợp này.
Thành thạo Excel không chỉ là một kỹ năng “có thì tốt”. Hầu hết các vị trí trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều yêu cầu bạn phải am hiểu các tính năng nâng cao của Excel. Bỏ qua nó, bạn đang tự giới hạn cơ hội việc làm của mình. Tuy nhiên, việc bỏ qua Google Sheets cũng rủi ro không kém, đặc biệt trong môi trường làm việc cộng tác hiện nay.
Excel – Vô Địch Cho Các Tác Vụ Nặng, Đòi Hỏi Độ Chính Xác Cao
Khi bạn cần xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn ngành không chỉ là chiêu trò tiếp thị; Excel thực sự được xây dựng cho kiểu công việc nặng nhọc mà các công cụ khác sẽ bị quá tải.
Mô Hình Hóa Dữ Liệu Nâng Cao Với Power Pivot Và DAX
Hãy xem xét việc mô hình hóa dữ liệu nâng cao, nơi Excel dẫn đầu. Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu khổng lồ, và sử dụng các công thức Data Analysis Expressions (DAX) cho các phép tính phức tạp. Bạn có thể cắt lát và phân tích dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các Pivot Table ở một quy mô mà Google Sheets sẽ phải “đầu hàng”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hay các bộ dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu mà gần như không thể tái tạo ở bất kỳ nơi nào khác.
Giao diện tạo Pivot Table trong Excel, công cụ phân tích dữ liệu hàng đầu cho các bộ dữ liệu lớn.
Tự Động Hóa Mạnh Mẽ Với VBA Macros
Sau đó là tự động hóa. VBA Macros của Excel có thể biến các quy trình làm việc nhiều bước, nhàm chán thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của bạn, ngay cả những người không biết lập trình. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây.
Xử Lý Dữ Liệu Lớn Và Biểu Đồ Chuyên Nghiệp
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế cho quy mô lớn. Các Pivot Table của nó xử lý các bộ dữ liệu khổng lồ mà không gặp trục trặc, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao mà vẫn cực kỳ nhanh chóng khi Google Sheets có thể sẽ bò lê. Một khi bạn đạt đến vài nghìn dòng, Sheets thường trở nên chậm chạp và không đáng tin cậy (đúng vào lúc bạn cần hiệu suất nhất).
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Trong khi Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các sản phẩm chất lượng chuyên nghiệp với khả năng tùy chỉnh và định dạng chính xác mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bài thuyết trình.
Google Sheets – Nhà Vô Địch Trong Khả Năng Cộng Tác Trực Tuyến
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hoàn toàn hình dung lại bảng tính có thể là gì trong thời đại internet – tích hợp đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất cứ đâu bạn có kết nối mạng với khả năng cộng tác thời gian thực. Họ không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Tính năng xuống dòng (Text Wrap) được bật trong Microsoft Excel, cho phép hiển thị nội dung ô một cách tối ưu.
Excel được tạo ra cho một người trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, vẫn có cảm giác như được “thêm vào sau” vì thực tế là vậy. Nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets đồng thời mà không gặp xung đột phiên bản. Bình luận được hiển thị tức thì và theo luồng. Lịch sử sửa đổi tự động xảy ra để bạn có thể thấy chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản nào trước đó chỉ với một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng tác giả trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn cảm thấy như cộng tác được “gắn thêm” vào một ứng dụng máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập đúng cách, đào tạo và kỷ luật tổ chức để tránh xung đột và khóa tệp. Google Sheets chỉ đơn giản là hoạt động, ngay lập tức, cho mọi người.
Lợi thế tích hợp cũng rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Lịch. Đối với nhiều người, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày và không giống như một công cụ khác cần phải học. Ai mà chẳng có tài khoản Google, đặc biệt nếu họ sử dụng thiết bị Android?
Bên cạnh đó, chỉnh sửa đa thiết bị tốt hơn trên Sheets. Mặc dù các ứng dụng di động của Excel đã cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong khi di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh từ cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính để bàn của mình.
Tận Dụng Cả Excel Và Google Sheets: Giải Pháp Tối Ưu Cho Mọi Tình Huống
Thay vì chọn một phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là sử dụng cả hai một cách linh hoạt dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự yêu cầu.
Mũi tên chỉ từ Google Sheets sang Excel, biểu tượng cho khả năng chuyển đổi và tích hợp dữ liệu giữa hai nền tảng.
Bắt đầu với Google Sheets khi cộng tác là trọng tâm. Sử dụng nó cho các buổi động não, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các bộ dữ liệu khổng lồ, phức tạp là nơi sức mạnh tính toán của Excel phát huy.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets, giúp trực quan hóa dữ liệu và chia sẻ kết quả dễ dàng với nhóm.
Phần tuyệt vời là một khi phân tích chuyên sâu của bạn hoàn tất, bạn có thể đưa những hiểu biết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm của mình phải có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người — chuyên gia Excel — có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.
Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý mô hình hóa nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược sử dụng cả hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn bền vững trong tương lai. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào tính năng đồng tác giả thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập di động. Bằng cách thông thạo cả hai, bạn sẽ có thể nắm bắt những đổi mới tốt nhất từ cả hai phía.
Di Chuyển Dữ Liệu Dễ Dàng Giữa Excel Và Google Sheets
Mối lo ngại lớn nhất về việc sử dụng cả Excel và Google Sheets là bị mắc kẹt trong các kho dữ liệu riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi thường sử dụng nhiều nhất. Tải tệp Excel lên Google Drive và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó. Hầu hết các định dạng và công thức của bạn sẽ được chuyển đổi tự động. Việc quay lại cũng liền mạch không kém. Chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng tệp Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu Tệp để bạn có thể mở nó bằng Excel.
Giao diện tùy chọn tải xuống file từ Google Sheets, hiển thị các định dạng phổ biến như Excel (.xlsx), PDF, CSV.
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không “sống sót” hoàn hảo sau chuyến đi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không được chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố đặc thù của Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Bạn nên biết trước những giới hạn đó, nhưng đối với hầu hết công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất tốt.
Để tương thích tối đa, bạn có thể cân nhắc định dạng CSV, mặc dù đây không phải là tùy chọn tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ tệp CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả các định dạng phức tạp và chỉ trình bày dữ liệu thô trong một bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để luân chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ muốn kiểm tra lại các thứ như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Lưu trữ đám mây cũng có thể hữu ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) tệp Excel đang nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các tệp trong OneDrive mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại bằng Sheets, tiếp tục trên máy tính xách tay bằng Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng trở lại thông qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó thậm chí còn liền mạch hơn, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể kéo dữ liệu trực tiếp từ Google Sheet vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập tệp thủ công.
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể tự động xử lý công việc nặng nhọc này. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho một Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt cập nhật cho tệp phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Điều này có thể là quá mức cần thiết cho việc sử dụng thỉnh thoảng, nhưng nếu bạn thường xuyên thực hiện việc này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích xứng đáng.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng, mặc dù trông có vẻ tương tự, nhưng mỗi công cụ đều có những thế mạnh riêng tỏa sáng trong các tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian trong “cuộc chiến bảng tính”, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí khá tốt để đạt được trong thế giới công nghệ hiện đại. Hãy linh hoạt và tận dụng tối đa những gì cả Excel và Google Sheets mang lại cho công việc của bạn!
