Trong nhiều năm, danh sách việc cần làm (to-do list) là “phao cứu sinh” không thể thiếu của tôi. Nhưng dần dà, nó lại trở thành một nguồn cơn của sự căng thẳng. Hàng núi công việc chưa được hoàn thành cứ thế đè nặng, khiến tôi cảm thấy lạc lối. Đó là lúc tôi quyết định phải thay đổi.
Vấn Đề Của To-Do List Truyền Thống
Ban đầu tôi không nhận ra, nhưng thực tế, có một số vấn đề cố hữu với các danh sách việc cần làm mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một vài trong số đó là:
Danh sách việc cần làm (to-do list) truyền thống quá tải với hàng loạt công việc chưa hoàn thành, minh họa sự hỗn loạn và áp lực.
Danh Sách Dài Vô Tận
To-do list dường như có một khả năng “ngầm” là tự phát triển và mở rộng cho đến khi chúng trở thành những danh sách khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách của tôi, được lập vào cuối mỗi ngày và chỉ được lưu trong Google Docs, cuối cùng lại dài đến vài trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ là vài tác vụ đơn giản, dễ quản lý, nhanh chóng trở thành một quả cầu tuyết khổng lồ và trước khi bạn kịp nhận ra, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận tuyết lở. Hơn nữa, ngay cả khi các ứng dụng lập kế hoạch giúp tôi luôn ngăn nắp, tôi vẫn cảm thấy lạc lõng trước khối lượng công việc khổng lồ khi nhìn thấy tất cả được ghi lại trên “giấy”.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi vật lộn nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định công việc nào cần được ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, việc xác định vị trí của chúng gần như là không thể. Chưa kể đến việc thật dễ dàng bị cuốn vào việc bận rộn đánh dấu các mục đã hoàn thành thay vì tập trung vào việc thực hiện chúng một cách “đúng đắn”.
Kỳ Vọng Thiếu Thực Tế
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã tự đặt ra quá nhiều kỳ vọng phi thực tế cho bản thân, và khi không hoàn thành tất cả các mục trong to-do list, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành được bao nhiêu đi chăng nữa, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm. Cảm giác liên tục thiếu sót này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không tốt chút nào khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt: Từ Bỏ To-Do List và Tìm Lối Đi Mới
Tôi vẫn nhớ rõ ngày mà to-do list cuối cùng đã làm được điều đó: nó khiến tôi thất vọng nhiều hơn là mang lại năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch từng việc một cho ngày hôm đó, với ý định hoàn thành tất cả trước khi tối đến.
Một danh sách việc cần làm (to-do list) được mã hóa màu sắc, tượng trưng cho nỗ lực sắp xếp nhưng vẫn có thể gây căng thẳng.
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi càng cảm thấy căng thẳng và choáng ngợp, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tuyệt vọng tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm khác.
Để làm được điều đó, trước hết tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô tri – mà là tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng phương pháp “đánh giá buổi sáng” (morning review). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng, tập trung nhiều hơn vào việc suy ngẫm về ngày hôm trước và thiết lập các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Morning Review” Là Gì và Hoạt Động Như Thế Nào?
“Morning review”, ít nhất là đối với tôi, là một phương tiện có chủ đích và có ý định để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì đã học được và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như to-do list thông thường, vốn chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, “morning review” nhấn mạnh sự chủ động và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách nhiệm vụ và công việc dường như không bao giờ kết thúc, tôi cẩn thận chọn một số lượng mục tiêu có ý nghĩa, hạn chế hơn, nhưng sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu của tôi.
“Morning review” của tôi cũng khuyến khích cả sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể và sẽ thay đổi trong suốt cả ngày, và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình là một thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi luôn tập trung vào những gì thực sự quan trọng và tránh bị lạc vào những chi tiết nhỏ nhặt.
Tại Sao Phương Pháp “Morning Review” Hiệu Quả Với Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy “morning review” đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và hạnh phúc tổng thể của mình. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong ngày và dài hạn, tôi cảm thấy ít choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
“Morning review” của tôi cũng giúp tôi luôn giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công tổng thể. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực và sự quyết tâm để giải quyết mọi loại thách thức.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra điều gì phù hợp nhất với bạn. Những gì có thể hiệu quả với tôi chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ “Morning Review” Của Tôi
Tôi đã nhận thấy rằng, giống như với hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp “morning review” của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường dùng Google Docs, giống như với To-Do-Lists trước đây, để tập hợp suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít giống một danh sách các việc cần làm mà giống một danh sách các ưu tiên chính của tôi trong ngày hơn. Tôi cũng đồng bộ hóa Google Calendar của mình để đảm bảo ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, các hạn chót cứng và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Hãy đặt ra những kỳ vọng thực tế và trung thực về mức độ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không nhất thiết phải truy cập laptop hoặc phải làm những việc khác như nấu bữa sáng, tôi thường sử dụng kỹ năng “My Notebook” trên Alexa để nói ra mọi thứ thay vì viết chúng xuống ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích phân chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Những Phương Pháp Thay Thế Khác Đã Từng Thử
Trước khi quyết định sử dụng “morning review”, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (chia khối thời gian) là một trong số đó. Đó là việc bạn lên lịch các khối thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng rất khó để tuân thủ khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho từng ngày, như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng nó không hiệu quả khi có việc khẩn cấp phát sinh và phá vỡ lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn gắn bó với to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, chìa khóa thực sự là tìm ra phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn luôn ngăn nắp, có động lực và tập trung. “Morning review” đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của riêng tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn.
