Bạn có bao giờ cảm thấy mình đang sử dụng một con dao quân đội Thụy Sĩ khi một lưỡi dao đơn giản cũng có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc? Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào vô số ứng dụng của bên thứ ba để quản lý năng suất cá nhân, tin rằng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple quá cơ bản và không đủ sức mạnh. Nhưng sau khi quyết định dốc toàn lực vào việc sử dụng các ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều đó sớm hơn. Sự thay đổi này không chỉ đơn thuần là việc chuyển đổi công cụ, mà là một cuộc cách mạng trong cách tôi làm việc và tổ chức cuộc sống, giúp tôi nhận ra tiềm năng ẩn giấu của hệ sinh thái Apple.
Vấn đề với các công cụ năng suất của bên thứ ba
Tôi luôn tìm kiếm những công cụ năng suất tốt nhất để giúp bản thân giữ được sự ngăn nắp và tập trung. Trong nhiều năm, tôi đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ này đều có những điểm mạnh riêng, cuối cùng tôi nhận ra rằng chúng đều có những thách thức khó chịu tương tự.
Thứ nhất, nhiều ứng dụng của bên thứ ba đi kèm với quá nhiều tính năng – nhiều đến mức chúng có thể trở nên choáng ngợp. Mặc dù những “chuông và còi” này thoạt nhìn có vẻ hấp dẫn, chúng cũng đi kèm với một đường cong học tập dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để rồi nhận ra mình không cần đến một nửa trong số đó.
Thứ hai, ngay cả khi hầu hết các công cụ này đồng bộ với đám mây, chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật.
Mặt khác, các ứng dụng năng suất của Apple đã được thiết kế một cách có chủ đích để hướng tới sự đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có tập hợp tính năng quá tải hay đường cong học tập dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện một vài điều tốt và tích hợp liền mạch, dẫn đến trải nghiệm mượt mà, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc của mình, chứ không phải các công cụ.
Reminders: Quản lý công việc mạnh mẽ hơn bạn nghĩ
Thoạt nhìn, ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) của Apple có vẻ như một danh sách việc cần làm cơ bản – tuyệt vời cho việc mua sắm tạp hóa hoặc những lời nhắc nhanh. Mặc dù đúng là Reminders không có nhiều tính năng như những “gã khổng lồ” quản lý dự án như OmniFocus, nhưng chính xác đó lại là điều khiến nó trở nên hiệu quả.
Reminders đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa sự đơn giản và chức năng, và khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng Apple khác đã khiến nó trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Minh họa nhiệm vụ "Weekly Review" được tổ chức trong ứng dụng Nhắc nhở của Apple.
Reminders tập trung vào những điều cốt lõi – mọi thứ đều ở đúng vị trí bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hoặc tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả những việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các tác vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các tác vụ con trong các tác vụ đó.
Nhắc nhở dựa trên địa điểm là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, vì nó cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về nhà.
Tôi cũng sử dụng Danh sách thông minh (Smart Lists) trong Reminders để giảm bớt gánh nặng tổ chức các tác vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Smart Lists tự động nhóm các tác vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc địa điểm.
Notes: Trung tâm kiến thức cá nhân của tôi
Apple Notes là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên nghiệp có thể cảm thấy rằng ứng dụng Notes thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội hơn nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để tăng cường sức mạnh cho ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.
Thanh định dạng của ProNotes, một tiện ích mở rộng giúp tăng cường tính năng cho ứng dụng Ghi chú của Apple.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ khả năng tích hợp sâu với macOS, tôi có thể mở các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách gõ một từ khóa.
Tôi cũng sử dụng ứng dụng Notes trên iPhone để quét tài liệu. Dù đó là một hóa đơn, một ghi chú viết tay hay một hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ tính năng đồng bộ iCloud, nó có thể truy cập ngay lập tức trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là một người thường xuyên có ý tưởng lóe lên vào những khoảnh khắc ngẫu nhiên, tôi cần một cách để nắm bắt chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Hot Corners trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình để mở nhanh ứng dụng Notes. Chỉ với một cú rê chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
Calendar: Trợ lý quản lý thời gian và lịch hẹn
Tôi phải thừa nhận – tôi không phải lúc nào cũng là người hâm mộ Apple Calendar. Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên Mac bằng một giải pháp thay thế của bên thứ ba có tên là Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã quay lại sử dụng Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là điều bạn cần.
Giao diện ứng dụng Lịch của Apple trên máy Mac, hiển thị các sự kiện và lịch trình được tổ chức khoa học.
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Calendar là cách nó dễ dàng xử lý nhiều lịch. Ví dụ, tôi có các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống, mỗi lịch được gán một màu sắc độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng chỉ trong nháy mắt.
Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù đó là cuộc họp công việc do đồng nghiệp sắp xếp hay sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi duy nhất.
Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin địa điểm, người mời, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc sắp xếp lại cũng dễ dàng như kéo và thả các sự kiện sang một ngày khác. Việc thêm một sự kiện mới cũng dễ dàng như điều khiển-nhấp vào ngày mong muốn và thêm thông tin chi tiết.
Sức mạnh tổng hợp: Khi ứng dụng năng suất của Apple hoạt động cùng nhau
Các ứng dụng gốc của Apple không chỉ hữu ích khi đứng một mình – chúng còn tốt hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách ưa thích của tôi để thêm nhanh các tác vụ vào Reminders. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo các sự kiện trong Calendar và ghi chú, bằng cách nói những câu như:
- “Nhắc tôi gọi cho Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú có tiêu đề ‘đề xuất sách’.”
- “Tạo một sự kiện họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một tác vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các tác vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và việc cần làm ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về một cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ.
Điều này có nghĩa là các tác vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “kho silo” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không có chi tiết nào bị mất và việc quản lý năng suất trở nên tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đã là một phần của hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình. Hãy thử và trải nghiệm sự khác biệt ngay hôm nay!
