Microsoft Office từ lâu đã trở thành bộ công cụ văn phòng không thể thiếu đối với hàng tỷ người dùng trên khắp thế giới. Mặc dù quen thuộc, nhưng ít ai biết rằng các ứng dụng như Word, Excel, Outlook hay OneNote còn ẩn chứa vô vàn tính năng mạnh mẽ, ít được sử dụng nhưng lại có khả năng cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc hàng ngày. Với kinh nghiệm hàng thập kỷ sử dụng và khám phá, chúng tôi sẽ cùng bạn “đào sâu” những viên ngọc quý này, giúp bạn làm chủ Microsoft Office và nâng tầm năng suất làm việc của mình.
1. Chuyển Đổi Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictate) và Sao Chép Âm Thanh (Transcribe) trong Word
Bạn muốn biến suy nghĩ thành văn bản một cách nhanh chóng? Tính năng Dictate của Microsoft Word cho phép bạn chuyển lời nói thành văn bản chỉ bằng giọng nói của mình. Để bắt đầu, bạn chỉ cần vào tab Home, chọn Dictate và cấp quyền truy cập micro cần thiết. Độ chính xác của tính năng này phụ thuộc phần lớn vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn có thể tinh chỉnh cài đặt Dictate để tự động ngắt câu hoặc lọc các cụm từ nhạy cảm.
Nếu nhu cầu của bạn không chỉ dừng lại ở việc đọc chính tả theo thời gian thực, tính năng Transcribe trong Word và OneNote sẽ giúp bạn tập trung lắng nghe thay vì ghi chú. Nó có khả năng chuyển đổi giọng nói thành bản ghi văn bản đầy đủ với phân công người nói, dấu thời gian, cùng khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của bạn. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để thực hiện quá trình sao chép.
2. Thanh Tìm Kiếm Đa Năng Microsoft Search
Chức năng tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word hay Excel không chỉ đơn thuần là công cụ để tìm kiếm trợ giúp. Nó còn hoạt động như một tính năng “text-to-command” (văn bản thành lệnh), cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ “chèn bảng” (insert a table) và sau đó nhấp vào Thêm Bảng (Add Table).
Thanh tìm kiếm Microsoft Search trong ứng dụng Word trên Windows 11 giúp thực hiện lệnh nhanh chóng
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều yếu tố khác vào tài liệu của mình mà không cần điều hướng thủ công qua Ribbon. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để nhanh chóng tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên (Focused Inbox) của Outlook
Focused Inbox trong Outlook là một tính năng năng suất giúp bạn duy trì sự sắp xếp bằng cách tự động phân loại email. Khi được bật, nó sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab Ưu tiên (Focused) trong khi chuyển hướng những email ít quan trọng hơn – như bản tin và quảng cáo – sang tab Khác (Other), từ đó giúp giảm thiểu sự phân tâm.
Để kích hoạt Focused Inbox trong cài đặt Outlook, bạn mở ứng dụng, chọn Hộp thư đến của mình và mở tab Xem (View). Sau đó, nhấp vào Cài đặt Xem (View settings) ở góc trên bên trái.
Kích hoạt tính năng Hộp thư đến Ưu tiên (Focused Inbox) trong ứng dụng Outlook trên Windows
Trong tab Bố cục (Layout), chọn Sắp xếp thư vào Ưu tiên và Khác (Sort messages into Focused and Other) để bật Focused Inbox. Tính năng này sử dụng bộ lọc để ưu tiên email dựa trên tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tự di chuyển email đến tab Ưu tiên. Chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Di chuyển (Move), sau đó chọn Ưu tiên (Focused) hoặc Khác (Other), tùy thuộc vào nơi bạn muốn gửi email.
4. Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
Quick Steps trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quick Step để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời di chuyển chúng vào một thư mục. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa.
Hướng dẫn tạo một bước nhanh (Quick Step) mới trong Outlook trên Windows để quản lý email hiệu quả
Bạn có thể thiết lập Quick Steps trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được xác định trước hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tạo các Quick Step tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại.
5. So Sánh Tài Liệu trong Word
Microsoft giúp việc so sánh hai tài liệu trong Word trở nên dễ dàng, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản desktop. Nó cho phép bạn xem xét các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình.
Để so sánh tài liệu trong Word, bạn vào tab Review, nhấp vào Compare, và chọn Compare Documents. Trong hộp thoại Compare Documents, tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp OK để tiếp tục. Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị các điểm khác biệt dưới dạng nhận xét ở bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong tab Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept, sau đó chọn Accept All Changes.
6. Công Cụ Giải Toán Math Solver trong OneNote
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là học sinh, sinh viên, nó còn có thể giúp bạn nhanh chóng giải quyết các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, bạn chỉ cần viết biểu thức hoặc phương trình toán học của mình mà không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận được câu trả lời. Ví dụ, gõ (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải. OneNote có thể xử lý số học cơ bản, đại số và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft Work hoặc School, bạn cũng có thể truy cập tính năng Trợ lý Toán học (Math Assistant) để thực hiện các phép tính nâng cao hơn.
Việc khám phá và tận dụng các tính năng ẩn trong Microsoft Office không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn thông minh hơn. Từ việc chuyển lời nói thành văn bản, tự động hóa quản lý email đến giải toán hay so sánh tài liệu, mỗi tính năng đều được thiết kế để nâng cao năng suất của bạn. Đừng ngần ngại dành thời gian khám phá sâu hơn các công cụ quen thuộc này. Bạn sẽ bất ngờ với những gì mình có thể đạt được. Hãy thử áp dụng các mẹo này vào công việc hàng ngày của bạn và cảm nhận sự khác biệt!
