Mỗi buổi sáng là một khởi đầu mới, tràn đầy tiềm năng. Nhưng cũng giống như thư mục khởi động (startup folder) trên máy tính, chúng ta không muốn bị trì kéo bởi quá nhiều “chương trình” khởi chạy cùng lúc trong tâm trí còn ngổn ngang. Việc chuẩn bị và lập kế hoạch từ đêm hôm trước chính là bí quyết giúp bạn có được lợi thế, sẵn sàng bứt phá ngay khi thức dậy, biến mỗi ngày thành một hành trình công nghệ năng suất và suôn sẻ.
Tại Sao Lập Kế Hoạch Buổi Tối Giúp Tạo Đà Tăng Tốc Cho Ngày Mới?
Cảm giác mơ màng sau khi thức dậy đồng nghĩa với việc bộ não của chúng ta chưa sẵn sàng cho việc ra quyết định nặng nề. Lập kế hoạch vào đêm hôm trước đã tận dụng một thủ thuật tâm lý mạnh mẽ: những lợi ích tinh tế của giấc ngủ. Trong khi chúng ta ngủ, tiềm thức sẽ xử lý và sắp xếp các ưu tiên cho ngày tiếp theo, giúp chúng ta trở nên hiệu quả hơn trong một số nhiệm vụ nhận thức cụ thể. Điều này giống như việc một vận động viên đã vào vị trí sẵn sàng trước tiếng súng hiệu.
Thay vì lúng túng với danh sách việc cần làm (to-do list) trong lúc uống cà phê, bạn đã biết chính xác mình nên bắt đầu từ đâu. Bạn không cho bộ não cơ hội tranh luận về nhiệm vụ đầu tiên; mọi thứ đã được định hình. Sự rõ ràng này giúp giảm ma sát, loại bỏ sự chần chừ và nhanh chóng kích hoạt sự tập trung của bạn.
Bạn không nhất thiết phải nhìn vào điện thoại di động hay bật máy tính, nhưng các công cụ kỹ thuật số có thể giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Cá nhân tôi đã thử nghiệm sử dụng ChatGPT để thiết lập một thói quen buổi sáng và gần đây, tôi đã chuyển đổi bài tập này sang buổi tối hôm trước để đạt hiệu quả cao hơn.
ChatGPT trợ lý lập lịch trình thông minh
Thói quen lập kế hoạch từ tối hôm trước có thể giúp bạn tiết kiệm 15 đến 30 phút suy nghĩ và đắn đo vào buổi sáng, từ đó chuyển hóa năng lượng quý giá đó thành công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tuân theo hệ thống của tôi. Các thói quen lập kế hoạch hiện tại của bạn vẫn có thể phát huy tác dụng tốt – hãy thử nghiệm nó vào đêm hôm trước và xem liệu nó có giúp ích không. Bạn cũng có thể tận dụng những lợi ích tuyệt vời của việc sử dụng giấy và bút cho danh sách việc cần làm, giúp bạn tránh xa màn hình thiết bị số.
Những Cạm Bẫy Khi Lập Kế Hoạch Vào Buổi Sáng: Vì Sao Dễ Gây Trì Hoãn?
Lập kế hoạch vào buổi sáng thường là vỏ bọc cho sự trì hoãn, ngụy trang dưới danh nghĩa “năng suất”. Ý chí của chúng ta thường ở mức thấp nhất ngay sau khi thức dậy. Đối mặt với một hộp thư đến tràn ngập, tiếng chuông Slack vang lên liên tục, hoặc một danh sách công việc khổng lồ, không rõ ràng sẽ khiến chúng ta cảm thấy choáng ngợp. Bộ não của chúng ta không còn phân biệt được ranh giới giữa thế giới thực và thế giới kỹ thuật số nữa, dẫn đến việc chúng ta dễ dàng rơi vào trạng thái trì hoãn.
Bạn có thể tự nhủ: “Tôi sẽ chỉ kiểm tra email nhanh thôi”, và đột nhiên 45 phút biến mất, bạn bị cuốn theo lịch trình của người khác thay vì tập trung vào mục tiêu của mình. Hoặc bạn có thể bị mắc kẹt khi nhìn chằm chằm vào một danh sách công việc đáng sợ và đầu hàng trước những công việc dễ dàng hơn, chẳng hạn như sắp xếp lại màn hình máy tính.
Việc lập kế hoạch vào buổi sáng thường biến thành công việc phản ứng. Các thông báo và yêu cầu khẩn cấp nhanh chóng chiếm đoạt sự tập trung trước khi bạn kịp sắp xếp các ưu tiên của mình.
Một số công cụ kỹ thuật số mà tôi sử dụng đã làm cho tình trạng này trở nên tồi tệ hơn theo những cách khác nhau:
- “Cơn sóng thần” thông báo: Các ứng dụng email và nhắn tin như WhatsApp làm tôi ngập lụt trong các luồng tin nhắn chưa đọc, làm chệch hướng tập trung trước khi tôi có thể ngồi xuống để lập kế hoạch trong ngày.
- Bẫy danh sách vô tận: Mở một danh sách tác vụ lớn, không được sắp xếp trong Asana mà không có ưu tiên rõ ràng sẽ gây ra tình trạng tê liệt.
- Tìm kiếm ngữ cảnh: Cố gắng nhớ tại sao tôi đã thêm các tác vụ hoặc tài liệu quan trọng nằm ở đâu.
Lập kế hoạch vào buổi tối hoạt động như một liều thuốc an thần chống lại tình trạng này. Tôi có thể chủ động thiết lập ngày của mình, trước khi sự hỗn loạn và phiền nhiễu kỹ thuật số ập đến.
Hướng Dẫn Chi Tiết Các Bước Lập Kế Hoạch Buổi Tối Hiệu Quả (Theo Phương Pháp Kỹ Thuật Số)
Bắt đầu thực hiện thói quen này rất đơn giản. Hãy sử dụng cấu trúc chung dưới đây để xây dựng thói quen 5 đến 10 phút buổi tối nhất quán của riêng bạn. Hãy nhớ rằng, các công cụ không quan trọng bằng hệ thống hoặc thói quen mà bạn hình thành.
Bước 1: “Xả Não” và Ghi Chú Mọi Suy Nghĩ (Brain Dump & Capture)
Dọn dẹp tâm trí bằng cách ghi lại những suy nghĩ rời rạc hoặc các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Apple Notes, Google Keep hoặc Evernote để ghi chú nhanh. Nếu bạn thích, việc ghi lại suy nghĩ của mình dưới dạng nhật ký giọng nói là một thử nghiệm tiết kiệm thời gian đáng để thử.
Bước 2: Xem Xét và Ưu Tiên (Review & Prioritize)
Mở ứng dụng quản lý tác vụ chính của bạn. Đó có thể là bất kỳ ứng dụng phổ biến nào bạn chọn như Todoist, Microsoft To Do hoặc TickTick.
Xem lại các ghi chú mới, danh sách tác vụ và lịch của ngày mai. Sau đó, chọn Nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT – Most Important Task) của bạn và đánh dấu rõ ràng. Tôi gọi đó là Điểm nhấn hàng ngày của tôi, và tôi phân loại nó thành một thứ Khẩn cấp, Thỏa mãn hoặc Vui vẻ.
Điểm nhấn hàng ngày trong Google Sheets
Giới hạn các nhiệm vụ hàng ngày khác của bạn từ 3 đến 5 mục quan trọng để giảm cảm giác choáng ngợp. Sử dụng danh sách “Ngày nào đó” hoặc trì hoãn các nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn.
Bước 3: Lên Lịch Thời Gian Cụ Thể (Time Blocking)
Sử dụng các ứng dụng phổ biến như Google Calendar, Fantastical, Apple Calendar hoặc Motion. Kéo hoặc nhập các nhiệm vụ vào lịch của bạn với các khoảng thời gian thực tế, bao gồm cả thời gian đệm. Luôn lên lịch cho công việc, nghỉ giải lao, tập thể dục và bữa trưa. Hãy coi chúng như những cuộc hẹn quan trọng.
Sử dụng mã màu cho các tác vụ để dễ dàng tham khảo nhanh (ví dụ: màu xanh lam cho công việc chuyên sâu, màu xanh lá cây cho cuộc họp, màu cam cho thời gian nghỉ ngơi, v.v.).
Nếu Time Blocking không phù hợp với bạn, thì hãy thử Task Batching. Tôi thường chuyển đổi giữa hai phương pháp này tùy theo từng ngày và từng loại nhiệm vụ.
Bước 4: Chuẩn Bị Không Gian Làm Việc Cho Ngày Mai (Prepare Tomorrow’s Workspace)
Đóng các tab và ứng dụng mà bạn sẽ không cần vào ngày mai.
Mở các tài liệu hoặc công cụ chính liên quan đến các nhiệm vụ đầu tiên của bạn và lưu các liên kết vào lịch hoặc ghi chú tác vụ của bạn. Nếu tôi đang viết một bài báo, tôi đánh dấu chúng vào một thư mục tạm thời có tên “Bắt đầu từ đây”.
Khi bạn bắt đầu các nhiệm vụ quan trọng của mình, hãy kích hoạt Chế độ Tập trung (iOS/macOS) hoặc Phúc lợi Kỹ thuật số (Digital Wellbeing) / Không làm phiền (Do Not Disturb) (Android) để tắt tiếng các phiền nhiễu trong các khối thời gian làm việc.
Chế độ Tập trung trên Android
Tôi đề cập đến công việc kỹ thuật số ở đây. Tuy nhiên, những lời khuyên này áp dụng cho mọi thứ. Chẳng hạn, nếu bạn đi tập gym vào buổi sáng, hãy chuẩn bị dụng cụ của mình vào đêm hôm trước.
Bước 5: Kiểm Tra Lần Cuối và Cam Kết (Final Check & Commitment)
Quét qua lịch và các nhiệm vụ của bạn để đảm bảo kế hoạch của bạn tập trung và thực tế. Đóng các ứng dụng gây xao nhãng và cam kết tinh thần với ứng dụng năng suất tối thượng mà tất cả chúng ta đều có — đồng hồ.
Kết Luận
Lập kế hoạch vào buổi tối không chỉ đơn thuần là viết ra một danh sách việc cần làm; đó là một thói quen chiến lược có sức mạnh thay đổi đáng kể cách bạn bắt đầu và trải qua một ngày. Bằng cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số để ghi lại, ưu tiên, lên lịch và chuẩn bị trước khi đi ngủ, bạn đã cho bộ não của mình đủ thời gian để hình dung và sắp xếp cho ngày hôm sau.
Hãy nhớ rằng, cuộc sống luôn có những điều bất ngờ, và bạn hoàn toàn có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch vi mô khi cần thiết. Thay vì chìm trong sự choáng ngợp và căng thẳng buổi sáng, bạn sẽ đổi lấy sự rõ ràng, tập trung và một động lực mạnh mẽ để chinh phục mọi mục tiêu. Hãy bắt đầu thói quen này ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
