Làm việc từ xa (remote work) mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc, cho phép bạn hoàn thành công việc từ bất cứ đâu, thậm chí là từ một bãi biển đầy nắng. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn luôn ám ảnh những “digital nomad” hay bất cứ ai làm việc linh hoạt: Liệu công ty có thực sự biết bạn đang làm việc ở đâu? Và họ có khả năng theo dõi những gì bạn đang làm không? Trên thực tế, có nhiều cách mà các tổ chức, từ những tập đoàn lớn đến các startup nhỏ, có thể giám sát vị trí và hoạt động của nhân viên. Hãy cùng thuthuathot.com khám phá những phương pháp theo dõi phổ biến mà các công ty thường sử dụng, giúp bạn hiểu rõ hơn về quyền riêng tư kỹ thuật số khi làm việc từ xa.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Đăng Nhập Mạng Nội Bộ
Mọi công ty có bộ phận IT đều có khả năng ghi lại mỗi địa chỉ IP đăng nhập vào mạng của họ. Địa chỉ IP của bạn được liên kết với một vị trí địa lý, và mặc dù không thể xác định chính xác địa chỉ nhà, nó có thể cho thấy khu vực tổng quát mà bạn đang kết nối từ đó. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, chắc chắn sẽ theo dõi các địa chỉ IP này.
Vị trí địa chỉ IP công cộng hiển thị trên website kiểm tra IP của bạn
Các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình để kiểm tra nơi người dùng đăng nhập, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng nghiêm ngặt để kiểm tra chi tiết từng địa chỉ IP.
Nếu bạn muốn ẩn địa chỉ IP công cộng của mình, bất kể bạn đang ở đâu, giải pháp hữu hiệu nhất là sử dụng Mạng Riêng Ảo (VPN). Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và làm cho nó xuất hiện như thể bạn đang kết nối từ các máy chủ của công ty VPN. Nếu bạn không muốn bị phát hiện làm việc ở nước ngoài, bạn có thể thiết lập VPN để địa chỉ IP của mình xuất hiện như thể đang ở trong nước; ví dụ, Hoa Kỳ thường có rất nhiều máy chủ VPN trải khắp đất nước, vì vậy bạn thậm chí có thể tìm thấy một máy chủ ở thành phố hoặc tiểu bang quê nhà của mình.
Tuy nhiên, trước khi áp dụng giải pháp này, hãy đảm bảo rằng VPN hoạt động hiệu quả. Một số dịch vụ VPN tốt hơn những dịch vụ khác. Bạn chắc chắn không muốn bị phát hiện khi đang tận hưởng công việc từ bãi biển!
IP Address Trong Zoom, MS Teams Và Các Công Cụ Cộng Tác Khác
Ngay cả khi bạn không cần kết nối trực tiếp với mạng nội bộ của công ty, việc tham gia các cuộc họp Zoom vẫn là điều bắt buộc. Mặc dù hầu hết quản trị viên Zoom không quan tâm đến việc người tham gia đăng nhập từ đâu, nhưng một quản trị viên kỹ tính, muốn đảm bảo nhân viên đang làm việc tại nhà, có thể sẽ kiểm tra.
Giao diện cuộc họp Zoom với bảng điều khiển bên cạnh, minh họa cuộc họp trực tuyến
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công cộng của mọi người dùng đăng nhập vào một cuộc họp. Truy cập thông tin này dễ dàng bằng cách truy cập bảng điều khiển và tìm liên kết “IP Usage” (Sử dụng IP).
Tình huống tương tự cũng xảy ra với các công cụ cộng tác khác trong môi trường làm việc như Microsoft Teams. Quản trị viên mạng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với MS Teams của công ty.
Các Chương Trình Giám Sát Nhân Viên
Có thể bạn không biết, nhưng rất có thể có một số chương trình đang chạy ngầm trên máy tính của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay do công ty cấp, gần như chắc chắn rằng có phần mềm này ẩn sau hậu trường, thu thập các thông tin như mức độ sử dụng máy tính, năng suất và tất nhiên, cả vị trí của bạn.
Có một vài loại dữ liệu đang được thu thập có thể cảnh báo sếp của bạn rằng có điều gì đó không ổn. Những thứ như lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác gõ phím, ghi lại màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí đều có thể báo hiệu rằng bạn không ở đúng nơi và không làm đúng những gì bạn phải làm. Ngay cả khi công ty không nghi ngờ khi bạn dường như truy cập mạng ở thành phố bạn sinh sống trước khi “xuất hiện” ở một địa điểm xa xôi, họ có thể trở nên nghi ngờ khi kết hợp thực tế là bạn có vẻ tương đối không hoạt động với các tìm kiếm gần đây của bạn về nhà hàng tốt nhất ở một điểm du lịch nào đó.
Để xem liệu công ty của bạn có sử dụng các chương trình này hay không, bạn có thể cân nhắc mở và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak trong Trình quản lý tác vụ (Task Manager) hoặc Giám sát hoạt động (Activity Monitor) của hệ điều hành.
Đọc Tin Nhắn Nội Bộ Và Mạng Xã Hội
“Miệng hại thân” là một câu nói không bao giờ sai. Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa trên thế giới, nhưng nếu đồng nghiệp “bán đứng” bạn trên Slack hoặc Teams thì mọi nỗ lực đều vô ích. Nếu bạn có ý định ra khỏi thành phố mà không được phép của công ty, tốt nhất là nên nói với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn đang trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp, quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Kênh công khai Slack hiển thị các tin nhắn và luồng thảo luận, minh họa công cụ giao tiếp nội bộ
Ngoài việc không nói với bất kỳ ai trong văn phòng, tốt nhất là bạn nên tránh đăng bài lên mạng xã hội. Tôi biết điều này có thể khó khăn, nhưng nếu bạn muốn giữ được công việc khi trở về sau kỳ nghỉ “work-from-home” của mình, tốt nhất là nên kiềm chế việc đăng bất kỳ bức ảnh tự sướng nào của bạn trong bộ đồ tắm.
Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM)
Công ty của bạn có lẽ sở hữu hàng ngàn thiết bị công nghệ. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, nhiều khả năng họ đang dựa vào hệ thống Quản lý Thiết bị Di động (MDM) để theo dõi tất cả các thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ những thiết bị này, công ty bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một thiết bị của công ty ping từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có hoạt động kinh doanh gì ở một địa điểm xa xôi, nhưng thiết bị của bạn lại nằm cách văn phòng hàng ngàn kilomet, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa.
Bối Cảnh Thực Tế Và Các Dấu Hiệu Trực Quan
Quản lý của bạn có thể sẽ nhận thấy điều gì đó bất thường nếu bạn sống ở một thành phố đông đúc nhưng lại có hình nền là những cây cọ trong cuộc gọi Zoom. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo bạn đã làm mờ hoặc sử dụng hình nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần đến các công cụ phức tạp để biết bạn đang làm việc từ nước ngoài. Đừng để hình nền Zoom hay lựa chọn trang phục của bạn “tố cáo” bạn.
Kết luận:
Việc công ty có thể theo dõi nhân viên từ xa là một thực tế trong kỷ nguyên số, từ việc kiểm soát địa chỉ IP, giám sát ứng dụng cộng tác, đến việc triển khai phần mềm theo dõi chuyên dụng và quản lý thiết bị di động. Ngay cả những chi tiết nhỏ như bối cảnh trong cuộc gọi video cũng có thể trở thành dấu hiệu “tố cáo” vị trí thực của bạn. Để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và duy trì sự chuyên nghiệp, điều quan trọng là bạn phải nhận thức được những phương pháp giám sát này. Hãy cân nhắc sử dụng VPN khi cần thiết, cẩn trọng với những gì bạn chia sẻ với đồng nghiệp và trên mạng xã hội, đồng thời luôn đảm bảo môi trường làm việc trực tuyến của bạn phù hợp với quy định của công ty.
Nếu bạn đang cân nhắc làm việc từ xa hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các công cụ bảo mật quyền riêng tư, hãy đọc thêm các bài viết chuyên sâu của chúng tôi về VPN và cách tối ưu hóa không gian làm việc số của bạn để bảo mật và hiệu quả. Chia sẻ suy nghĩ của bạn về chủ đề này trong phần bình luận bên dưới nhé!
