Hầu hết các cuộc họp đều có thể được giải quyết bằng email, hoặc ít nhất là rút ngắn đáng kể. Tuy nhiên, Microsoft dường như đang đi ngược lại quan điểm đó với tính năng AI mới dành cho Microsoft Teams, một tính năng có thể gợi ý các câu hỏi tiếp theo để “giữ cho cuộc trò chuyện không bị gián đoạn.” Liệu công nghệ này sẽ thực sự tối ưu hóa hay kéo dài thời gian họp của bạn?
Copilot Microsoft Teams: Trợ Lý AI Tự Động Gợi Ý Câu Hỏi Trong Cuộc Họp
Tương tự như Google Gemini, Microsoft Copilot được định nghĩa là “người bạn đồng hành AI hàng ngày,” theo thông tin từ Microsoft Support, với mục tiêu đơn giản hóa các tác vụ để người dùng có thể tập trung vào những công việc có ý nghĩa hơn thay vì các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Mặc dù mục tiêu chính là hiệu quả, nhưng bản cập nhật Copilot mới nhất của Microsoft dành cho Teams – ứng dụng họp ảo trên Windows và Mac – có thể vô tình khuyến khích các cuộc họp kéo dài hơn.
Theo thông báo trên Microsoft 365 Roadmap, thanh bên Copilot sẽ sớm tự động gợi ý các câu hỏi tiếp theo trong suốt một cuộc họp Teams:
“Khi Copilot trong Cuộc họp Teams phản hồi một câu lệnh, nó cũng sẽ gợi ý các câu hỏi tiếp theo để giữ cho cuộc trò chuyện tiếp diễn. Những câu hỏi này thường dựa trên phản hồi trước đó của Copilot, và có thể liên quan đến việc đào sâu một chủ đề cụ thể, yêu cầu thêm chi tiết, hoặc hỏi về những gì một người cụ thể đã nói trong cuộc họp.”
Hiện tại, theo Microsoft Support, chức năng “Gợi ý câu hỏi tiếp theo” đã tồn tại dưới dạng một lệnh Copilot trong Teams. Tuy nhiên, trợ lý AI này sẽ sớm tự động đưa ra các gợi ý sau bất kỳ phản hồi nào của người dùng. Điều này có nghĩa là, nếu bạn yêu cầu Copilot làm rõ quan điểm của một thành viên trong nhóm hoặc liệt kê các mục hành động, nó sẽ không chỉ trả lời yêu cầu của bạn mà còn cung cấp các câu hỏi gợi mở, giúp khai thác thêm thông tin. Bản cập nhật Copilot này vẫn đang trong quá trình phát triển và dự kiến sẽ ra mắt vào tháng 3 năm 2025.
AI Trong Cuộc Họp Trực Tuyến: Tiềm Năng Và Thách Thức
Nếu ý tưởng về việc trợ lý ảo “tham gia” vào các cuộc họp của bạn nghe có vẻ quen thuộc, đó là vì Microsoft Teams không phải là ứng dụng duy nhất tích hợp thanh bên hỗ trợ bởi AI. Ra mắt vào tháng 10 năm 2024, Zoom AI Companion 2.0 cung cấp các công cụ trong cuộc họp giúp người dùng nắm bắt những gì đang được thảo luận. Tương tự như công cụ của Zoom, Copilot của Microsoft cũng có khả năng tạo bản ghi lại cuộc họp và thậm chí có thể giúp bạn cập nhật thông tin nếu bạn tham gia muộn.
Màn hình cuộc họp Microsoft Teams hiển thị thanh bên Copilot AI với các gợi ý câu hỏi tiếp theo và tóm tắt cuộc họp.
Lý tưởng nhất, các công cụ AI hỗ trợ cuộc họp có thể giúp bạn tập trung vào nội dung chính và làm rõ các bước tiếp theo. Ở mức tốt nhất, chúng đảm bảo rằng các cuộc họp không thực sự lãng phí thời gian. Tuy nhiên, chúng cũng có thể khuyến khích việc làm đa nhiệm. Suy cho cùng, nếu trợ lý AI đang cung cấp cho bạn các câu hỏi để hỏi, bạn không nhất thiết phải hoàn toàn hiện diện để tự mình tổng hợp thông tin.
Với các công cụ này, có nguy cơ chúng ta sẽ trở nên lơ đãng. Chúng ta có thể quay lại câu hỏi ban đầu: cuộc họp này có thực sự cần thiết, hay chỉ cần một email là đủ? Với khả năng ghi lại và tóm tắt cuộc họp, ranh giới giữa một cuộc họp và một email ngày càng trở nên mờ nhạt.
Tuy nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều giống nhau. Hy vọng rằng, bản cập nhật Copilot mới nhất của Microsoft sẽ thực sự kéo dài các cuộc họp theo một cách có ý nghĩa. Nếu một câu hỏi gợi mở khuyến khích đồng nghiệp đạt được sự rõ ràng mà họ thực sự cần từ nhau, thì có lẽ điều đó sẽ tốt hơn việc trao đổi qua email sau đó.
