Thiết lập mục tiêu là yếu tố cốt lõi để duy trì năng suất cao. Tuy nhiên, với tôi, danh sách công việc hàng ngày thường dễ dàng trở nên quá tải, đặc biệt khi cuộc sống xuất hiện những thay đổi bất ngờ. Việc chuyển hướng sang thiết lập mục tiêu hàng tháng đã mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc, tăng cường sự rõ ràng và giúp giảm thiểu đáng kể mức độ căng thẳng. Dưới đây là những lý do tại sao tập trung vào các mục tiêu theo tháng đã thực sự thay đổi cách tôi làm việc và quản lý năng suất cá nhân.
1. Linh Hoạt Và Khả Năng Thích Nghi Vượt Trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến các danh sách công việc hàng ngày không hiệu quả với tôi là thiếu đi sự linh hoạt cần thiết. Cuộc sống vốn dĩ khó lường, đặc biệt là khi có thêm những trách nhiệm gia đình như con cái. Việc cố gắng bám sát sự cứng nhắc của một danh sách việc cần làm hàng ngày chỉ khiến tôi cảm thấy thất vọng khi dù là kế hoạch nhỏ nhất cũng cần thay đổi.
Tôi thường cảm thấy “bị buộc” phải hoàn thành X, Y, hoặc Z. Nếu đột nhiên cần làm thêm V, tôi sẽ tìm đâu ra thời gian?
Chuyển sang đặt mục tiêu hàng tháng đã tạo ra không gian để tôi điều chỉnh linh hoạt ngay lập tức mà không cảm thấy mình thất bại. Ví dụ, nếu một trong các con tôi bị ốm và tôi cần dành cả ngày để chăm sóc bé, hoặc một cuộc họp bất ngờ làm gián đoạn lịch trình, tôi có thể dễ dàng chuyển trọng tâm sang các nhiệm vụ khác hoặc tiếp tục công việc đang dang dở vào cuối tháng.
Để quản lý các dự án và nhiệm vụ này, tôi đã chọn sử dụng ứng dụng Notion miễn phí. Nó cho phép tôi đăng tải các dự án hoặc nhiệm vụ muốn hoàn thành và đặt khoảng thời gian cho cả tháng. Những mục đang được thực hiện có thể được đánh dấu nổi bật, và khi hoàn thành, tôi chỉ cần nhấp vào để đánh dấu.
Khả năng thích nghi này có nghĩa là tôi không còn phải liên tục “chạy đua để bắt kịp”. Thay vào đó, tôi có thể ưu tiên công việc hiệu quả và duy trì động lực, biết rằng mình vẫn còn đủ thời gian để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2. Nâng Cao Sự Tập Trung Và Định Hướng Rõ Ràng
Một lĩnh vực khác mà mục tiêu hàng tháng mang lại cải thiện đáng kể là khả năng tập trung của tôi. Có vẻ như việc có danh sách hàng ngày sẽ giúp dễ dàng hơn, chia nhỏ công việc thành từng phần nhỏ, nhưng đối với tôi, điều đó lại khiến tôi ít cảm nhận được một định hướng rõ ràng và thay vào đó là một mớ hỗn độn các danh sách dài, liên tục thay đổi. Mục tiêu hàng tháng khuyến khích tôi suy nghĩ lớn và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.
Chẳng hạn, thay vì lo lắng về việc hoàn thành mười nhiệm vụ nhỏ mỗi ngày, tôi tập trung vào các mục tiêu rộng hơn như “viết năm bài blog trong tháng này” hoặc “hoàn thành một dự án cải tạo nhà cửa”. Khung thời gian dài hơn này giúp tôi giữ vững sự tập trung vào các mục tiêu lớn hơn, giúp dễ dàng bỏ qua những yếu tố gây xao nhãng và ưu tiên thời gian của mình một cách hiệu quả.
3. Giảm Áp Lực Và Nguy Cơ Kiệt Sức (Burnout)
Đối với tôi, các nhiệm vụ hàng ngày đơn giản chỉ giống như một chiếc máy chạy bộ không ngừng nghỉ. Tôi may mắn nếu hoàn thành được mọi thứ trong một ngày, và việc để lại các mục chưa hoàn thành trở thành một nguồn cảm giác tội lỗi. Áp lực này chồng chất mỗi ngày, và tôi nhanh chóng nhận thấy mình đang đối mặt với tình trạng kiệt sức (burnout). Mục tiêu hàng tháng loại bỏ áp lực này bằng cách cung cấp một cái nhìn tổng thể rộng hơn – bạn không cần phải quá chi li về từng hành động, mà thay vào đó, hãy nhìn vào bức tranh lớn.
Khi tôi tập trung vào những gì muốn hoàn thành trong suốt một tháng, tôi không còn cảm thấy mình đang chạy đua với thời gian mỗi ngày. Mục tiêu hàng tháng cho phép tôi nghỉ ngơi khi cần mà không cảm thấy mình đang bị tụt lại phía sau.
4. Khuyến Khích Lập Kế Hoạch Dài Hạn
Mục tiêu hàng tháng tự nhiên thúc đẩy tư duy chiến lược hơn. Thay vì chỉ phản ứng với các yêu cầu tức thời, tôi có thể lập kế hoạch cho tương lai và điều chỉnh hành động của mình phù hợp với các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp lớn hơn.
Giao diện Notion với bảng quản lý dự án và danh sách công việc dài, minh họa việc lập kế hoạch dài hạn hiệu quả.
Ví dụ, nếu tôi muốn cải thiện kỹ năng viết của mình, một mục tiêu hàng tháng như “hoàn thành một khóa học viết và nộp ba bài viết” giúp tôi chia nhỏ mục tiêu đó thành các bước dễ quản lý. Tôi có thể hoàn thành ba bài viết bất cứ khi nào có thời gian, và phân bổ thời gian học khóa học viết trong suốt cả tháng, sắp xếp sao cho phù hợp nhất.
Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tôi luôn tiến tới sự phát triển có ý nghĩa, thay vì chỉ đơn thuần là hoàn thành các nhiệm vụ.
5. Đánh Giá Và Phản Tư Sâu Sắc
Vào cuối mỗi tháng, tôi dành thời gian để xem xét tiến độ của mình, và thói quen này thực sự đã mang lại sự thay đổi lớn. Không giống như các danh sách công việc hàng ngày – thứ mà như tôi đã đề cập, có thể cảm thấy như một chuỗi hoạt động mơ hồ – mục tiêu hàng tháng mang lại cho tôi một cái nhìn rõ ràng hơn về những gì tôi đã đạt được và những điểm nào tôi có thể cải thiện. Tôi thực sự ít trì hoãn hơn và làm việc hướng tới các mục tiêu của mình nhiều hơn.
Nếu tôi đặt ra một mục tiêu và không đạt được nó hoàn toàn, tôi có thể đánh giá điều gì đã cản trở và điều chỉnh kế hoạch cho tháng tiếp theo. Quá trình phản tư đó nâng cao nhận thức về bản thân và giúp tôi tinh chỉnh chiến lược tổng thể để đạt được thành công lớn hơn.
Vì vậy, nếu danh sách công việc hàng ngày đang khiến bạn cảm thấy quá tải, tại sao không thử đặt mục tiêu hàng tháng? Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng việc chuyển từ guồng quay hàng ngày sang mục tiêu hàng tháng sẽ giúp bạn thay đổi cách tiếp cận năng suất và tạo ra một hệ thống linh hoạt hơn, giúp giảm căng thẳng và thúc đẩy lập kế hoạch dài hạn. Miễn là bạn tìm thấy điều phù hợp với mình, đó là tất cả những gì quan trọng.
