Chúng ta đều từng bị cuốn theo những lời quảng cáo hào nhoáng về các thủ thuật tăng năng suất thời thượng. Nhưng sau khi tự mình kiểm nghiệm những phương pháp này, tôi nhận ra rằng một số kỹ thuật năng suất dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là thực sự cải thiện cuộc sống hàng ngày. Bài viết này sẽ chia sẻ góc nhìn cá nhân của tôi về những phương pháp đó và lý do chúng không phù hợp với tôi.
1. Time-Blocking và Timeboxing – Khi Lịch Trình Quá Cứng Nhắc
Là một trong những kỹ thuật tăng năng suất phổ biến nhất, time-blocking (phân bổ thời gian theo khối) cũng là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Nhưng thành thật mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi liên tục gặp phải những hạn chế của việc tuân thủ một lịch trình cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác thường xuyên bị choáng ngợp. Hơn nữa, tôi quá phụ thuộc vào việc mọi thứ phải diễn ra hoàn hảo; nếu chỉ lệch vài phút, chuỗi công việc của tôi sẽ bị trì hoãn ngay lập tức.
Giao diện lịch biểu trên ứng dụng quản lý thời gian, minh họa phương pháp Time-blocking
Sau đó, tôi chuyển sang timeboxing (phân bổ thời gian theo hộp). Phương pháp này tương tự time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án khách hàng cụ thể. Mặc dù có cải thiện hơn, tôi vẫn không thích cảm giác bị gò bó theo cách này.
Hiện tại, tôi vẫn làm việc khoảng cùng số giờ mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Nhờ đó, tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn.
2. Kỹ Thuật Pomodoro – Không Đủ Thời Gian Tập Trung Sâu
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm 25 phút làm việc tập trung trước khi nghỉ ngơi ngắn. Tôi thực sự cần các khoảng nghỉ màn hình trong lịch trình của mình vì tôi có thể dán mắt vào máy tính liên tục sáu giờ liền, và sau đó tự hỏi tại sao mình không thể hoàn thành bất cứ việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro lại không hiệu quả theo nghĩa thông thường của nó.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo quan điểm của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi mới chỉ bắt đầu làm quen và “bắt nhịp” với nhiệm vụ. Sự ngắt quãng liên tục quá mức khiến tôi cảm thấy khó chịu và chỉ thêm bực bội.
Để khắc phục những nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó, tôi tự cho phép mình nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng khoảng thời gian làm việc – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai” (Building a Second Brain) – Sự Phức Tạp Không Cần Thiết
Cách đây vài năm, tôi từng rất đam mê các phương pháp tăng năng suất, và đó là lúc tôi biết đến cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, dù rất thích lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp bộ não thứ hai lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không thể đọc hết cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi đã tìm thấy meme “Just Use Apple Notes” (chỉ cần dùng Apple Notes), điều này đã tóm tắt khá đúng cảm giác của tôi vào thời điểm đó.
Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật. Tuy nhiên, tôi không nghĩ nhu cầu cá nhân của tôi đòi hỏi một thứ gì đó quá phức tạp như vậy.
4. “Ăn Ếch” (Eating the Frog) – Chỉ Hiệu Quả Khi Có Động Lực
“Ăn ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong điều mình ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn ếch” chỉ hiệu quả nếu đó là một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn nên hoàn thành những công việc khác trước để gạch bỏ chúng khỏi danh sách. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ còn lại mà không bị phân tâm.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tối giản (essentialist) hơn và chỉ làm những nhiệm vụ thực sự “chuyển động kim đồng hồ” (thúc đẩy mục tiêu) đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đặt ít công việc hơn vào danh sách việc cần làm; nếu mỗi giờ đều kín mít, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower – Trì Hoãn Trong Lớp Vỏ Phân Loại
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền và Loại bỏ.
Mặc dù khái niệm này rất hay, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để bận tâm xem nhiệm vụ nên nằm ở đâu và sau đó lại hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó chỉ là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên công việc trong ứng dụng Todoist, minh họa cho việc phân loại nhiệm vụ trong Ma trận Eisenhower
Giống như “ăn ếch”, tôi thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu. Ví dụ, với tư cách là một freelancer, những gì giúp tôi “chuyển động kim đồng hồ” là viết, chỉnh sửa, đề xuất ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là sự cần thiết.
6. Lên Kế Hoạch Toàn Bộ Danh Sách Việc Cần Làm Cả Tuần – Thiếu Linh Hoạt
Tôi đã trải qua một giai đoạn khi tôi lên kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung tốt hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận ra rằng việc lên kế hoạch cả tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách việc cần làm kỹ thuật số bên cạnh sổ tay với ghi chú viết tay, thể hiện việc lên kế hoạch tuần
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một câu chuyện nào đó trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt cả ngày.
Tôi cũng phải nhấn mạnh rằng tôi có thể thấy rõ lợi ích của việc lên kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage – Đôi Khi Đơn Giản Là Tốt Nhất
Kỹ thuật Triage khá tương tự Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không cải thiện mấy cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn khác. Không phải tự cao, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì kỹ thuật Triage mang lại là khiến mọi thứ phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm chút thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản là đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Lời Kết: Hành Trình Tìm Kiếm Phương Pháp Năng Suất Cá Nhân
Tôi khuyên bạn nên khám phá nhiều kỹ thuật tăng năng suất khác nhau để khám phá điều gì phù hợp nhất với mình. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình. Hãy nhớ rằng, chìa khóa để làm việc hiệu quả không phải là áp dụng mọi thủ thuật mà là tìm ra những gì thực sự giúp bạn phát triển và đạt được mục tiêu. Hãy thử nghiệm, điều chỉnh và xây dựng hệ thống năng suất của riêng bạn!
