Notion là một trong những công cụ quản lý dự án và ghi chú đa năng được yêu thích nhất hiện nay, cung cấp giá trị đáng kể ngay cả với phiên bản miễn phí. Tuy nhiên, việc nâng cấp lên gói đăng ký Notion Plus có thể là một “bước ngoặt” thực sự, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất đáng kể. Rất nhiều người dùng Notion miễn phí băn khoăn liệu gói Notion Plus có đáng tiền hay không, liệu những lợi ích mà nó mang lại có thực sự “tự hoàn vốn” như quảng cáo.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng thuthuathot.com khám phá 6 lý do nổi bật chứng minh tại sao Notion Plus là một khoản đầu tư xứng đáng cho bất kỳ ai muốn nâng cao trải nghiệm làm việc và quản lý thông tin của mình. Những tính năng cao cấp này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn mở rộng khả năng sáng tạo và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ: “Giải Phóng” Bạn Khỏi Các Tác Vụ Lặp Lại
Một phần lớn công việc trong Notion thường liên quan đến các tác vụ lặp đi lặp lại, đặc biệt khi bạn sử dụng nó để theo dõi trạng thái công việc. Với phiên bản miễn phí, việc này đòi hỏi bạn phải cập nhật thủ công từng trường dữ liệu mỗi khi trạng thái của một nhiệm vụ thay đổi. Tuy nhiên, Notion Plus đã thay đổi cuộc chơi với tính năng tự động hóa (Automations).
Giờ đây, việc quản lý các nhiệm vụ trở nên vô cùng đơn giản. Chỉ cần thay đổi một trường thả xuống, mọi thông tin liên quan khác sẽ tự động cập nhật. Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết của mình. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác như ngày hoàn thành, người duyệt, v.v., sẽ tự động điều chỉnh. Ngoài ra, Notion Plus còn cho phép thiết lập các tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình làm việc định kỳ.
Quản lý dự án Asana được đồng bộ trong Notion, minh họa khả năng tự động hóa
Nhìn chung, tính năng tự động hóa giúp tôi tiết kiệm hàng tấn thời gian và làm cho việc theo dõi công việc trong Notion dễ dàng hơn rất nhiều so với việc phải cập nhật thủ công từng thuộc tính. Trước khi sử dụng gói Plus, việc quản lý các bảng Notion trở nên cực kỳ khó khăn mỗi khi khối lượng công việc của tôi trở nên hỗn loạn.
2. Khối Không Giới Hạn: Tổ Chức Mọi Thứ Trên Một Trang Duy Nhất
Các khối (blocks) là những thành phần cơ bản mà bạn đặt trên một trang Notion để thực hiện các tác vụ cụ thể, có thể là danh sách việc cần làm, hộp kiểm, nội dung nhúng hay thậm chí là các đoạn văn. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác, điều này trở thành một vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác.
Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, cho phép bạn sử dụng khối không giới hạn và mời tới 100 khách truy cập vào các trang của mình. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với nhiều người đến vậy, nhưng việc có các khối không giới hạn trong một không gian làm việc chia sẻ giúp tôi và đồng đội có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không phải lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi các tài liệu cho các trang web mà tôi đang phát triển. Những tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã nguồn backend, tài liệu phía client, v.v.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức tất cả thông tin về mỗi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với đồng đội. Điều này giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, dễ dàng biện minh cho chi phí đăng ký.
Ngoài ra, bạn còn được phép tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp có dung lượng tối đa 5GB. Điều này là quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, mã nguồn và tệp văn bản, cùng mọi thứ tôi cần liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ: Nắm Bắt Tình Hình Dự Án Trong Nháy Mắt
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ đường, biểu đồ cột và biểu đồ hình tròn. Khi kết hợp với tính năng tự động hóa, điều này làm cho việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng thể tiến độ của một dự án chỉ trong nháy mắt.
Biểu đồ tiến độ công việc trong cơ sở dữ liệu Notion, minh họa tính năng trực quan hóa
Bạn cũng có thể làm điều này trong phiên bản Notion miễn phí, nhưng sẽ mất nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng thuộc tính quan hệ (relation) và tổng hợp (rollup) là cách dễ nhất. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính tổng hợp liên kết với các hộp kiểm theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Việc trực quan hóa tiến độ mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết một dự án đã đi được bao xa. Các chỉ báo trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ tài nguyên vào đúng lĩnh vực, giúp bạn có trách nhiệm hơn và thấy tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Trang Dài Hơn: “Bảo Hiểm” Cho Công Việc Của Bạn
Bạn đã bao giờ muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó quá cũ và chương trình bạn đang sử dụng không theo dõi lịch sử lâu đến vậy? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn nhận được 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với bảy ngày được cung cấp trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ trong vòng 30 ngày.
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không phải lo lắng ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Tính năng này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang cũ và mới để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc mà lẽ ra sẽ bị mất nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
5. Nhiều Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ: Quản Lý Đa Nền Tảng Hiệu Quả
Bạn chỉ có một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trên gói miễn phí của Notion, điều này có thể trở thành vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm các cơ sở dữ liệu không giới hạn, nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ kho lưu trữ GitHub vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của mình, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết của vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Ví dụ về cơ sở dữ liệu đồng bộ trong Notion, hiển thị dữ liệu từ các công cụ bên ngoài
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, điều này giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion. Giới hạn hàng trong gói đăng ký Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn cũng hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Nhìn chung, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các nhiệm vụ và đề cập đến các phiếu và vấn đề này ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu đồng bộ GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion dễ dàng hơn.
6. Tùy Chỉnh Giao Diện Chuyên Nghiệp: Nâng Tầm Trang Notion Của Bạn
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng trang (favicon) và bản xem trước chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, v.v. Các tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng cần có nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn chúng trông như được làm vội vàng bằng một chương trình bên ngoài.
Một chiếc máy tính bảng hiển thị trang web được tạo bằng Notion Sites, cùng với phác thảo thiết kế và điện thoại có logo Notion
Ngoài ra, tôi cũng có thể điều chỉnh giao diện của các trang Notion của mình và thiết kế chúng tốt hơn. Mặc dù mất một thời gian để có được trang ưng ý, nhưng các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn định nhìn chằm chằm vào một tài liệu hàng giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn so với thiết kế Notion mặc định.
Tôi không làm điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ thường xuyên để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo các trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng.
Kết Luận
Notion Plus thực sự có thể tạo nên những điều kỳ diệu nếu bạn đang sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi lại hoặc theo dõi công việc, tiến độ và các dự án của mình. Sáu lợi ích vượt trội về tự động hóa, khối và tệp không giới hạn, trực quan hóa dữ liệu, lịch sử trang dài hơn, khả năng đồng bộ cơ sở dữ liệu đa dạng và tùy chỉnh giao diện chuyên nghiệp đều đóng góp vào việc tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Những tính năng này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn mang lại sự an tâm, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Xét về giá trị tổng thể mà nó mang lại, khoản chi phí cho gói đăng ký Notion Plus hoàn toàn xứng đáng và thậm chí còn “tự hoàn vốn” thông qua việc tối ưu hóa năng suất của bạn.
Bạn đã trải nghiệm Notion Plus chưa? Hay bạn vẫn đang cân nhắc? Hãy chia sẻ ý kiến và trải nghiệm của bạn về gói nâng cấp này trong phần bình luận bên dưới, hoặc khám phá thêm các bài viết chuyên sâu khác của thuthuathot.com về tối ưu công việc với Notion để tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ này!
