Notion là một trong những ứng dụng năng suất được yêu thích và dễ sử dụng nhất hiện nay, nhưng nó vẫn chưa thực sự hoàn hảo. Cá nhân tôi đã thử nghiệm tích hợp Notion vào quy trình làm việc của mình, và dù nó mang lại nhiều lợi ích, Microsoft Excel vẫn tỏ ra là lựa chọn tối ưu hơn cho một số tác vụ nhất định.
Notion Đã “Thất Bại” Với Tôi Như Thế Nào Trong Việc Quản Lý Dữ Liệu?
Trước hết, cần khẳng định rằng Notion không phải là một ứng dụng kém. Nó thực sự ấn tượng với những gì nó có thể làm, và tôi vẫn sử dụng nó hàng ngày để theo dõi các đầu mục công việc và ghi chú. Thậm chí, việc đăng ký Notion Plus của tôi còn mang lại giá trị xứng đáng mỗi tháng.
Tuy nhiên, cách Notion xử lý dữ liệu, đặc biệt là với các bảng và cơ sở dữ liệu (databases), không thực sự linh hoạt bằng các công cụ như Microsoft Excel hay Google Sheets. Dù bạn có thể sử dụng công thức trong Notion, nhưng bạn không có được sự tự do trong việc lựa chọn dữ liệu từ bất kỳ ô hay phạm vi ô nào theo ý muốn.
Nhiều trang và không gian làm việc trong Notion, thể hiện khả năng quản lý thông tin đa dạng
Điều này đã dẫn đến một vấn đề mới đối với tôi: tôi không thể theo dõi công việc một cách hiệu quả. Nó cũng có nghĩa là tôi không thể tự động cập nhật dữ liệu trên toàn bộ bảng chỉ bằng cách chỉnh sửa giá trị một ô – điều mà bạn có thể dễ dàng làm với các công thức của Excel.
Các công thức của Notion hoạt động theo cột. Điều này có nghĩa là bạn không thể tạo công thức riêng biệt cho từng hàng để theo dõi các mục hoặc nhiệm vụ riêng lẻ. Có những cách giải quyết cho vấn đề này, chẳng hạn như sử dụng một ID duy nhất cho mỗi hàng và thay đổi công thức dựa trên ID đó. Tuy nhiên, điều này tốn thời gian hơn rất nhiều so với việc viết công thức Excel, nơi bạn chỉ cần tham chiếu đến ô hoặc phạm vi ô muốn làm việc ở bất kỳ vị trí nào trong toàn bộ trang tính.
Một ví dụ cụ thể là bảng theo dõi công việc viết của tôi. Tôi muốn sử dụng Notion để quản lý quá trình viết vì nó cho phép kết hợp các khối văn bản và cơ sở dữ liệu trên cùng một trang, điều mà Excel không có. Tuy nhiên, vì mỗi bài viết được trả công theo một mức giá khác nhau, việc có một thuộc tính công thức trên một cột để theo dõi các mức giá khác nhau là không thể, bởi vì tất cả các giá trị tổng cộng sẽ sử dụng cùng một công thức.
Một cơ sở dữ liệu thử nghiệm trong Notion hiển thị các cột dữ liệu và thuộc tính công thức
Trong những trường hợp như vậy, bạn cần sự linh hoạt hơn nhiều về việc sử dụng ô và giá trị nào trong một công thức. Trong ảnh chụp màn hình trên, có ba loại nhiệm vụ, tất cả đều được trả công theo mức giá khác nhau. Tuy nhiên, tôi không thể tính toán đáng tin cậy tổng số tiền thanh toán của mỗi nhiệm vụ vì cột chứa công thức “Total” (Tổng cộng) sử dụng cùng một công thức cho mọi trường “Currently Written” (Đã viết), điều này không chính xác vì các giá trị công thức cần phải khác nhau cho từng loại.
Đây chỉ là một ví dụ về việc các cơ sở dữ liệu của Notion cực kỳ hạn chế khi tham chiếu dữ liệu trong công thức. Rất nhiều bảng (hoặc cơ sở dữ liệu) mà tôi sử dụng để theo dõi các nhiệm vụ khác nhau và tiến độ của chúng đều yêu cầu tham chiếu đến các ô khác nhau hoặc có các công thức khác nhau cho mỗi hàng, và điều đó khiến Notion không thể đáp ứng nhu cầu của tôi.
Excel – Vua Của Việc Theo Dõi Và Xử Lý Dữ Liệu
Excel (hoặc Google Sheets), xét về mặt so sánh, mang lại cho bạn sự tự do lớn hơn nhiều khi làm việc với từng ô riêng lẻ. Bạn muốn tham chiếu một ô từ một trang tính khác? Chỉ cần nhập địa chỉ ô. Muốn tính tổng của hai giá trị từ hai bảng khác nhau? Không vấn đề gì. Miễn là bạn có thể nhập vị trí ô vào một công thức, bạn có thể thực hiện được.
Các công thức của Excel cũng mạnh mẽ và linh hoạt hơn nhiều so với các công thức tương tự trong Notion, ít nhất là đối với các trường hợp sử dụng của tôi. Bạn thậm chí không cần phải là một chuyên gia Excel để tạo ra các công thức tốt. Chỉ cần sử dụng một công cụ AI như ChatGPT, Gemini hoặc thậm chí Copilot tích hợp sẵn của Microsoft, mô tả vấn đề bạn muốn giải quyết, và nó sẽ đưa ra một công thức sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức.
Điều này hiệu quả nhất khi bạn đang theo dõi các con số. Và nếu bạn không theo dõi số liệu, bạn có thể sử dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để tạo danh sách thả xuống các cột mốc dễ theo dõi, chẳng hạn như “đang tiến hành” hoặc “hoàn thành”, và thay thế các con số trong công thức bằng chuỗi cụ thể mà bạn đang sử dụng.
Quay lại ví dụ theo dõi bài viết ở trên, tôi có thể tạo một bảng tính cho phép tôi tính toán chính xác khoản thanh toán dựa trên số lượng bài viết tôi đã viết cho từng loại cụ thể. Nó thậm chí có thể tính đến các khoản thưởng hiệu suất, xử lý chuyển đổi tiền tệ, phí và giảm thuế, v.v. Tất cả những gì tôi phải làm là cập nhật số lượng bài viết tôi đã viết vào ô chịu trách nhiệm theo dõi loại bài viết cụ thể đó, và mọi thứ khác sẽ tự động diễn ra.
Tôi không nói rằng bạn không thể làm điều này trong Notion. Tôi chắc chắn rằng một số bạn đủ thành thạo Notion để nhìn vào vấn đề này và đưa ra giải pháp ngay lập tức. Tuy nhiên, đối với tôi và nhiều người khác không am hiểu sâu sắc về mọi ngóc ngách của Notion, việc thực hiện điều gì đó như thế này đòi hỏi một lượng lớn nỗ lực có thể được dành cho công việc thay vì cố gắng theo dõi công việc đó.
Ứng Dụng Năng Suất Tối Ưu: Sự Kết Hợp Của Cả Hai Thế Giới
Excel mang lại cho bạn sự linh hoạt với bảng và ô, còn Notion cung cấp mọi thứ khác. Nếu bạn đang quản lý cuộc sống của mình, rất có thể bạn cần viết văn bản, chèn hình ảnh và làm nhiều thứ hơn là chỉ theo dõi các con số. Vì vậy, ứng dụng năng suất tốt nhất là ứng dụng cung cấp cả hai khả năng này.
Notion đã tiến rất gần đến mục tiêu đó theo đánh giá của tôi. Vấn đề duy nhất là tất cả các bảng theo dõi của tôi phải được tạo trong Excel và sau đó được liên kết với Notion – một nhiệm vụ có thể đầy thách thức. Do đó, ứng dụng năng suất tốt nhất có thể theo dõi mọi thứ dễ dàng và mang lại sự linh hoạt để thêm mọi loại tệp và phương tiện trên cùng một trang sẽ là giải pháp tối ưu.
Máy tính Windows 11 đang mở đồng thời ứng dụng Notion và Excel, minh họa sự kết hợp hai công cụ
Cho đến khi giải pháp đó xuất hiện, việc theo dõi của tôi sẽ vẫn được chia nhỏ giữa Excel và Notion. Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ cho phép tôi có mọi thứ quan trọng trong cuộc sống cá nhân và công việc tại một nơi, dù đó là một hình ảnh tôi muốn tham khảo sau này hay một danh sách việc cần làm. Mặt khác, Excel cho phép tôi theo dõi và làm việc với dữ liệu một cách tự do mà các cơ sở dữ liệu và bảng của Notion vẫn chưa thể cung cấp.
