Mỗi buổi sáng của tôi từng bắt đầu với một cơn lũ email đổ về và danh sách công việc bị đảo lộn hoàn toàn. Rồi tôi quyết định dừng lại. Giờ đây, những giờ phút tĩnh lặng trước buổi trưa hoàn toàn thuộc về tôi – và tôi đang hoàn thành nhiều việc hơn bao giờ hết.
Những Thay Đổi Tích Cực Kể Từ Khi Áp Dụng Thói Quen Mới
Tôi biết rằng mình sẽ tận hưởng một số lợi ích khi không kiểm tra email trước buổi trưa, chẳng hạn như tăng khả năng tập trung. Tuy nhiên, một số lợi ích khác lại khiến tôi bất ngờ hơn rất nhiều.
1. Giảm Khả Năng Phản Ứng Bất Ngờ
Kiểm tra email ngay khi vừa thức dậy có tác động tương tự như việc tôi từng làm khi đọc thông báo điện thoại. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình ở trong trạng thái phản ứng liên tục. Tôi quan tâm đến việc “dập lửa” nhiều hơn là đặt nền móng cho bất kỳ điều gì có ý nghĩa.
Hộp thư đến Gmail với nhiều email chưa đọc, biểu tượng cho sự quá tải thông tin
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó nói tôi phải trả lời họ càng sớm càng tốt, số lần tôi thực sự cần làm điều đó chỉ đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi còn trở nên bực bội với người khác.
Vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến. Điều này cho phép tôi tiếp cận mọi tin nhắn một cách hợp lý và bình tĩnh hơn.
2. Hạn Chế Lo Lắng và Căng Thẳng
Tôi từng luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ ai đó sẽ muốn thuê tôi cho một công việc mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không trả lời tin nhắn ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vai trò đó cho người khác.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không hề có thật. Tôi vẫn được thuê cho những công việc thú vị, và trái ngược với những gì tâm trí tôi cố gắng nói, tôi không hề phá vỡ mối quan hệ với những người quan trọng.
Vì ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn nhiều để giảm căng thẳng và xây dựng những thói quen email lành mạnh.
3. Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn thiết lập ranh giới với email là tôi liên tục bị xao nhãng trong công việc. Tôi luôn muốn làm việc năng suất và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy các thói quen công nghệ của mình – bao gồm kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi.
Tôi làm việc năng suất hơn nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu của mình trước giờ ăn trưa, điều này giúp tôi cảm thấy thoải mái hơn trong phần còn lại của ngày. Là một lợi ích phụ, tôi cảm thấy một sự hài lòng tuyệt vời khi hoàn thành công việc, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục.
Bàn làm việc với chuột không dây và laptop, thể hiện không gian làm việc hiệu quả và tập trung
Tôi thậm chí dám nói rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại hiệu quả lớn hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào.
4. Tăng Cường Khả Năng Sáng Tạo
Ít phản ứng hơn, năng suất hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Tôi được ở một mình với những suy nghĩ của mình vào buổi sáng và làm những công việc thực sự tạo ra giá trị, tôi nghĩ ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có một số ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email trước. Thay vào đó, tôi đi dạo, động não, hoặc viết nhật ký. Bằng cách cho phép bộ não mình suy nghĩ tự do, tôi thường phát triển được nhiều ý tưởng hơn nữa.
Máy tính bảng iPad hiển thị ứng dụng chỉnh sửa ảnh Adobe Photoshop và Lightroom, tượng trưng cho khả năng sáng tạo không giới hạn
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng có nghĩa là tôi có nhiều dung lượng tinh thần hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể dốc hết sức và nhìn thấy những khoảng trống để thử những điều mới.
5. Cảm Giác Thư Thái Hơn, Ít Vội Vã
Vì lớn lên ở một thành phố lớn, tôi đã mặc định rằng việc bận rộn là trạng thái bình thường của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là như đang liên tục chạy theo một chuyến tàu. Tôi không nhận ra thói quen email của mình đã góp phần vào cảm giác đó nhiều đến mức nào cho đến khi tôi từ bỏ chúng.
Tôi cảm thấy như mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là, tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng tôi sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách việc cần làm của mình.
Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng mục trong danh sách việc cần làm của tôi cũng đã giúp ích. Việc có một danh sách “không nên làm” với những thói quen tiêu cực cũng có thể mang lại hiệu quả tương tự.
Mẹo Vượt Qua Thói Quen Kiểm Tra Email Buổi Sáng
Tôi rất muốn nói với bạn rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay trở lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được đến điểm này rất lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo nên sự khác biệt lớn nhất.
1. Áp Dụng Kỹ Thuật Time-Blocking (Khối Thời Gian Sâu) Buổi Sáng
Mặc dù kỹ thuật time-blocking không hiệu quả với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khối thời gian làm việc chuyên sâu vào sáng sớm. Tôi dành ra hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi thời gian này kết thúc.
Giao diện ứng dụng lịch hiển thị các khối thời gian dành cho công việc chuyên sâu, minh họa kỹ thuật time-blocking
Một khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn sáng và đi tập gym trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ khi đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy.
Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để lên lịch các buổi làm việc chuyên sâu vào buổi sáng của bạn. Hãy bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn đạt được kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử Dụng Công Cụ Chặn Website và Ứng Dụng
Ý chí là có hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng còn hơn cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên điều tương tự cho bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không kiểm tra email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng công cụ chặn website và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay khi thức dậy và bất kỳ website hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả một lần để có phiên bản đầy đủ. Bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình sau đó.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng gây xao nhãng, giúp người dùng tập trung làm việc
3. Đăng Xuất và Xóa Bộ Nhớ Cache Email
Tạo rào cản cho bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm như vậy là đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và xóa bộ nhớ cache. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi chúng xuống đâu đó!).
Những điều này một mình sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email của mình, nhưng chúng khiến việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email thường xuyên hơn vì bạn có thể xem hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút thêm đó đủ để khiến bạn phải suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống, nhưng việc quản lý chúng là rất quan trọng. Việc thiết lập ranh giới – chẳng hạn như không xem hộp thư đến của tôi vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang học tập hay làm việc, tôi khuyên bạn nên làm điều tương tự nếu có thể; nếu không, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với bạn.
