Trong bối cảnh công nghệ phát triển như vũ bão, khối lượng công việc và thông tin đổ về mỗi ngày có thể khiến bất kỳ ai, đặc biệt là những người làm việc trong lĩnh vực công nghệ, cảm thấy choáng ngợp và mất phương hướng. Hàng loạt nhiệm vụ, từ lập trình, phân tích dữ liệu đến quản lý dự án phức tạp, đều đòi hỏi sự chú ý tối đa, dễ dẫn đến tình trạng trì hoãn và hiệu suất sụt giảm. Nhưng làm thế nào để thoát khỏi vòng xoáy bận rộn không hiệu quả này và thực sự làm chủ công việc? Bí quyết đôi khi lại nằm ở một phương pháp tưởng chừng đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó, và hành động. Chúng tôi tại Thuthuathot.com đã khám phá ra rằng việc ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt tay vào thực hiện từng nhiệm vụ ưu tiên một đã mang lại những thay đổi đáng kể.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên: Trọng tâm của mọi hiệu suất
“Quy tắc Danh sách Ưu tiên” là một triết lý làm việc đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ: tạo một danh sách các nhiệm vụ được xếp hạng theo tầm quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua hay nhảy việc.
Không cần các ứng dụng năng suất cao cấp với hàng tá tính năng, không cần hệ thống mã hóa màu sắc phức tạp hay những lời nhắc nhở liên tục. Quy tắc này chỉ yêu cầu bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào thực thi. Điều này không dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ khẩn cấp, thời hạn, hoặc yêu cầu từ quản lý và đội nhóm của bạn.
Đây chính là điểm mà hầu hết mọi người vấp ngã. Họ lập danh sách rồi ngay lập tức muốn nhảy việc. Nhiệm vụ số 1 cảm thấy nặng nề, vì vậy họ chuyển sang Nhiệm vụ số 6 để có một “chiến thắng nhanh chóng”, theo đuổi cảm giác thỏa mãn tức thì và tự thuyết phục rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, họ không thực sự hiệu quả. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước vẫn nằm đó. Công việc quan trọng phải hoàn thành trước trưa vẫn bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy tắc Danh sách Ưu tiên chấm dứt tình trạng này. Không xáo trộn, không thỏa hiệp. Bạn làm nhiệm vụ quan trọng nhất trước, sau đó là nhiệm vụ thứ hai, rồi thứ ba—luôn luôn theo đúng thứ tự. Phương pháp này có thể không hào nhoáng, và chắc chắn không mang lại cho bạn ảo giác về tiến bộ nhanh chóng. Bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy kết quả có ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng và bạn sẽ ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Lập danh sách và trao quyền cho nó: Không chỉ là ghi chép
Bạn không thể tuân thủ một hệ thống nếu nó không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ đang có trong tâm trí—dù lớn, nhỏ, đang dở dang hay chỉ là những ý tưởng. Ghi lại mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại ngay, hãy coi đây là việc sắp xếp các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng.
Danh sách công việc chưa sắp xếp trên sổ tay kỹ thuật số
Khi danh sách đã hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì trông thú vị hay những gì sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì đó không thực sự là ưu tiên. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Chúng tôi thường tự hỏi: “Việc gì cần hoàn thành trước vì có người khác đang chờ đợi? Nhiệm vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất?” Những nhiệm vụ nảy ra trong đầu chính là những nhiệm vụ thuộc hàng đầu. Nếu không chắc liệu Nhiệm vụ A hay Nhiệm vụ B quan trọng hơn, đừng ngần ngại hỏi. Một tin nhắn nhanh đến quản lý có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ hoặc thậm chí hàng ngày công sức lãng phí.
Danh sách công việc đã được ưu tiên theo thứ tự quan trọng trên ứng dụng ghi chú
Khi danh sách đã được chốt, thử thách thực sự bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lý do bắt đầu xuất hiện: “Nhiệm vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng cho Nhiệm vụ số 1 bây giờ, để tôi làm Nhiệm vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ dàng hơn, mắc kẹt vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là cái bẫy tự gây ra. Mỗi lần đi chệch hướng là một lần đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên theo một cách thực sự hiệu quả. Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào thành quả đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của mình cứ sau 15 phút; Nhiệm vụ số 1 nghĩa là bắt đầu với Nhiệm vụ số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng để điều đó xảy ra.
Ưu tiên không phải phỏng đoán, mà là Giao tiếp chiến lược
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân—bạn ngồi suy nghĩ, đưa ra quyết định và tự mình tiến hành. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng không ít người trong chúng ta đã từng bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là rất cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng của việc tuân thủ Quy tắc Danh sách Ưu tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất cùng với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ nhiệm vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó như: “Hôm nay tôi có Nhiệm vụ A và Nhiệm vụ B, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp hoặc trưởng nhóm đáng tin cậy—và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn đang chờ đợi thông tin đầu vào, tốt hơn là nên tiến lên một cách thận trọng thay vì đình trệ. Hãy hỏi một người quen thuộc với dự án để có cái nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn đã liên hệ.
Không có người quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động đó. Tốt hơn nhiều là dành 60 giây để hỏi ý kiến hơn là mất hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do phỏng đoán mà không giao tiếp.
Quyết định dựa trên logic, không phải cảm xúc
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa, và cạn kiệt năng lượng vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn lại dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng vào việc sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì bẻ cong danh sách nhiệm vụ của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của chúng tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao điểm, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Chúng tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại tầm nhìn, bước ra ngoài một chút – bất cứ điều gì chuẩn bị cho chúng tôi hành động. Dù làm gì, chúng tôi không bao giờ sắp xếp lại hoặc bỏ qua nhiệm vụ.
Hãy nghỉ giải lao nhanh giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng dừng ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp thiết lập lại sự tập trung của bạn. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn phải kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đến cùng với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không hoài nghi, chỉ là tiến độ ổn định.
Xây dựng đà tiến thay vì phụ thuộc động lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động mạnh. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy chính, hiệu suất của bạn sẽ không ổn định và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy tắc Danh sách Ưu tiên xây dựng dựa trên “đà tiến” (momentum).
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao—dù khó khăn đến mấy—chiến thắng đó sẽ tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến lên, nhiệm vụ tiếp theo bỗng nhiên trở nên dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về tiến bộ. Thật dễ dàng tự lừa dối mình rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ nhiều nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự tạo ra sự thay đổi, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu nhất thời.
Trong kinh nghiệm của chúng tôi, đà tiến đến từ năng suất thực tế. Ngay cả khi chúng tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong ngày, chúng tôi vẫn có thể tạo ra chuyển động tiến lên có ý nghĩa. Loại tiến bộ đó cho phép chúng tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và tạo dựng niềm tin trong môi trường làm việc.
Hãy quên đi sự hài lòng phù phiếm của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến bền vững đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn bắt đầu guồng quay, việc tuân thủ danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn.
Khi chệch hướng: Dừng lại và khởi động lại ngay
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như chúng tôi đã nhiều lần trải qua. Cuối cùng, bạn sẽ lại làm theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của mình, hãy dùng nó làm bằng chứng về lý do tại sao Quy tắc Danh sách Ưu tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hoặc xáo trộn danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách của mình và cam kết lại thứ tự.
Không có gì phải xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đang hiệu quả và thực hành việc tuân thủ nó.
Với Quy tắc Danh sách Ưu tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến nó thành một thói quen: tạo danh sách, đặt thứ tự, và làm việc từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên về tốc độ mà sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn.
