Thuật ngữ “theo dõi thời gian” nghe có vẻ phức tạp và tốn công sức, nhưng chỉ sau bảy ngày trải nghiệm, tôi đã nhận ra những sự thật phũ phàng về cách mình đang sống và những giờ phút lãng phí. Vấn đề thực sự không nằm ở việc có bao nhiêu thời gian, mà là cách chúng ta lấp đầy khoảng thời gian đó. Trong thế giới công nghệ phát triển như hiện nay, việc áp dụng các công cụ theo dõi thời gian có thể mang lại những lợi ích bất ngờ, giúp bạn tối ưu hóa cuộc sống và công việc một cách hiệu quả.
Thử nghiệm này đã hé lộ nhiều điều vượt xa mong đợi về thói quen và năng suất cá nhân. Đối với những ai đang tìm kiếm phương pháp cải thiện bản thân, khám phá cách tôi đã áp dụng công nghệ để theo dõi thời gian và những bài học rút ra chắc chắn sẽ mang lại cái nhìn sâu sắc, mở ra con đường để bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ số.
Cách Tôi Theo Dõi Từng Giờ Trong Tuần
Tôi muốn thử nghiệm này diễn ra một cách đơn giản nhất có thể. Tôi từng thấy nhiều ứng dụng theo dõi thời gian với các tính năng gắn thẻ và tùy chỉnh phức tạp, nhưng tôi cảm thấy chúng quá rườm rà. Hơn nữa, kinh nghiệm trước đây cho tôi biết rằng tôi sẽ không thường xuyên truy cập ứng dụng để ghi lại thời gian của mình.
Thay vào đó, tôi tạo một bảng tính đơn giản trên Google Sheets. Tôi tạo các tab cho mỗi ngày, sau đó thêm hai cột: “Thời gian” và “Hoạt động/Các hoạt động”. Trong cột sau, tôi ghi lại tất cả những gì mình làm trong khoảng thời gian đó. Tôi không cố gắng theo dõi từng phút một vì điều đó sẽ rất mệt mỏi, nhưng khi cần, tôi sẽ thêm chi tiết về thời lượng đã dành cho mỗi công việc.
Tôi đánh dấu bảng tính này là mục ưa thích trong Google Drive để dễ dàng truy cập. Tôi nhận thấy mình có xu hướng truy cập các tài liệu được đánh dấu sao thường xuyên hơn là các tài liệu được đánh dấu trang trong trình duyệt, vì vậy đây là một cách dễ dàng để không quên. Phương pháp thủ công này, kết hợp với công cụ công nghệ quen thuộc, đã mang lại hiệu quả bất ngờ trong việc theo dõi thời gian và nhận diện thói quen.
Những Bài Học Quý Giá Từ Việc Theo Dõi Thời Gian Mỗi Ngày
Việc theo dõi toàn bộ tuần đã mang lại cho tôi nhiều bài học hơn tôi mong đợi. Đây là một trong những thử nghiệm hiệu quả nhất mà tôi từng thực hiện để nâng cao khả năng tự nhận thức, và tôi tin rằng một người chưa từng làm điều này trước đây sẽ thấy được những lợi ích lớn hơn nữa.
1. Buổi Sáng Định Hình Thành Công Cả Ngày
Theo dõi từng giờ trong tuần đã làm rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ năng lượng tinh thần của tôi. Mỗi khi tôi cầm điện thoại lên và kiểm tra thông báo đầu tiên vào buổi sáng, phần còn lại của ngày sẽ trở thành một cuộc chiến đầy khó khăn. Ngay cả khi không có tin nhắn nào, việc dành năng lượng tinh thần chỉ để xem xét chúng cũng đã gây bất lợi.
Tôi đã ngừng kiểm tra email trước buổi trưa từ lâu, nhưng tôi nhận ra mình cần đi xa hơn nữa. Trước khi dành sự chú ý cho bất kỳ ai khác (dù là trên mạng hay ngoài đời thực), tôi cần ít nhất một giờ dành cho bản thân. Tôi vốn đã thức dậy sớm hơn mọi người trong nhà, vì vậy tôi không cần thay đổi thời gian thức dậy – nhưng tôi phải chặn các ứng dụng mạng xã hội và nhắn tin.
Hình ảnh minh họa việc theo dõi lịch trình buổi sáng Thứ Hai bằng Google Sheets, thể hiện cách quản lý thời gian hiệu quả.
Tuy nhiên, tôi cũng biết rằng mình sẽ không thể hoàn hảo 100%. Vì vậy, tôi đã tạo một kế hoạch dự phòng trong trường hợp bị phân tâm. Đi bộ luôn giúp tôi tái tạo tinh thần, vì vậy tôi đã tự hứa với bản thân rằng sẽ ra ngoài nếu tôi đi chệch hướng. Đây là một chiến lược hiệu quả để duy trì năng suất và sức khỏe tinh thần.
2. Thứ Năm Là Ngày Dễ Mất Tập Trung Nhất
Thử nghiệm này cho tôi thấy rằng tôi có khả năng bị phân tâm cao nhất vào Thứ Năm, đây là ngày nghỉ chính của tôi.
Vì có thêm hai giờ rảnh rỗi, tôi cảm thấy mình không cần phải tập trung vào các công việc. Tôi lấp đầy thời gian còn lại bằng những thứ gây xao nhãng, chẳng hạn như kiểm tra các trang web thể thao và phân tích quá mức các số liệu thống kê. Trớ trêu thay, tôi thường hoàn thành ít việc hơn vào Thứ Năm so với những ngày tôi có ít giờ làm việc hơn.
3. Cuối Tuần Hiệu Quả Bất Ngờ
Tôi chưa bao giờ quá tập trung vào những gì mình làm vào cuối tuần, vì việc theo dõi mọi thứ 365 ngày một năm sẽ không bền vững đối với tôi. Đây là lần đầu tiên tôi theo dõi cuối tuần của mình, và tôi ngạc nhiên khi thấy chúng tương đối năng suất.
Tôi có một chính sách nghiêm ngặt là “không laptop” vào cuối tuần vì tôi cần bộ não của mình được nghỉ ngơi để chuẩn bị cho tuần mới. Mỗi khi tôi làm việc vào cuối tuần, sự mệt mỏi tinh thần lại bao trùm cả tuần tiếp theo. Các buổi sáng thứ Bảy của tôi hiện đang dành cho các lớp học ngôn ngữ, nhưng sau đó, tôi dự định chuyển buổi chạy chiều vào khoảng thời gian đó.
Bảng tính Google Sheets ghi lại các hoạt động cuối tuần, minh họa việc theo dõi thời gian giúp cải thiện năng suất cá nhân.
Mặc dù tôi có làm những việc “ít năng suất” như theo dõi thể thao, nhưng những điều này lại giúp bộ não tôi tập trung vào những thứ khác. Khi đến thứ Hai, tôi đã sẵn sàng làm việc chăm chỉ trở lại. Tôi cũng thực sự thích làm việc nhà, vì tôi cảm thấy mình đã hoàn toàn được tái tạo sau khi làm chúng.
4. Làm Ít Việc Hơn, Năng Suất Cao Hơn
Tôi đã đạt được rất nhiều thành tựu ở độ tuổi đôi mươi, nhưng tôi nhận ra vào cuối thập kỷ đó rằng việc cố gắng đạt được mọi mục tiêu một cách thô bạo là không bền vững. Hơn nữa, tôi ghét quá trình đó, điều mà tôi khá chắc chắn đã làm chậm tiến độ của mình.
Việc lấp đầy danh sách việc cần làm của mình quá mức luôn là nguyên nhân lớn nhất, nhưng kể từ khi bước sang tuổi 30, tôi đã cố gắng trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản (essentialist). Dành ít thời gian hơn trên máy tính đã mang lại kết quả tốt hơn, điều mà thử nghiệm này đã xác nhận.
5. Lên Lịch Cho Các Mối Quan Hệ Xã Hội Là Điều Cần Thiết
Tôi khá hướng nội và thích ở một mình, vì vậy việc bỏ qua tầm quan trọng của kết nối xã hội là điều dễ dàng. Chà, điều đó dễ dàng cho đến khi tôi chắc chắn bắt đầu cảm thấy thiếu vắng điều gì đó vài tuần sau đó.
Khi theo dõi tuần của mình, tôi nhận thấy những ngày hạnh phúc nhất của tôi là những ngày tôi có nhiều thời gian giao lưu xã hội hơn. Tôi tham gia các lớp học tại phòng tập thể dục một phần để tìm động lực bên ngoài, nhưng cũng vì tôi có thể nói chuyện với những người có cùng chí hướng. Tương tự, dành thời gian đi chơi với mọi người tại không gian làm việc chung của tôi đã khiến tôi làm việc hiệu quả hơn.
6. Cố Gắng “Tiết Kiệm Thời Gian” Không Phải Lúc Nào Cũng Tốt
Tôi thường nhận thấy rằng khi tôi cố gắng tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc, tôi lại kết thúc với ít cả hai hơn. Tôi có một vài giả thuyết tại sao, nhưng có lẽ nó liên quan đến tư duy khan hiếm. Khi tôi cố gắng loại bỏ những điều tốt cho tôi nhưng không liên quan trực tiếp đến tiền bạc, những ngày của tôi luôn tồi tệ hơn.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản là quan trọng, và hạn chế các công việc ít hiệu quả là một ý hay. Tuy nhiên, cố gắng tiết kiệm thời gian vì mục đích tiết kiệm chưa bao giờ phục vụ tốt cho tôi – và thử nghiệm này đã xác nhận điều đó.
7. Càng Vận Động, Hiệu Quả Càng Được Cải Thiện
Tôi luôn nghĩ rằng hy sinh sức khỏe để đạt được điều gì đó là vô nghĩa cho đến khi tôi bắt đầu làm điều đó (điều này sau đó đã xác nhận rằng tôi đúng). Dù 10.000 bước đi bộ mỗi ngày có được khoa học chứng minh hay không thì cũng không liên quan; tôi cảm thấy tốt hơn khi tôi đạt trung bình 10.000 bước mỗi ngày.
Một chiếc iPhone hiển thị ứng dụng theo dõi tập luyện, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc vận động và công nghệ trong việc rèn luyện sức khỏe.
Tương tự, bỏ tập thể dục để hoàn thành một deadline là vô nghĩa. Tôi đã có thể hoàn thành công việc hiệu quả hơn và làm tốt hơn nếu tôi đã đi tập gym trước. Con người được thiết kế để vận động, và chất lượng cuộc sống của tôi tệ hơn đáng kể khi tôi bỏ qua điều đó.
8. Sức Mạnh Ý Chí Thường Bị Đánh Giá Quá Cao
Đôi khi tôi không áp đặt các hạn chế đối với những thói quen xấu, chẳng hạn như kiểm tra điện thoại, vì tôi muốn chứng minh mình kỷ luật đến mức nào. Nhưng sức mạnh ý chí có giới hạn, và khi nó cạn kiệt, việc làm những điều tôi không nên làm rất dễ dàng.
Ứng dụng Cold Turkey trên máy tính, một công cụ công nghệ giúp loại bỏ các phiền nhiễu và tăng cường tập trung làm việc.
Mặc dù các “guru” về năng suất có thể không thích nghe điều này, nhưng tôi thà loại bỏ sự phiền nhiễu và tập trung vào công việc ban đầu. Nếu tôi phải chặn mọi trang web ngoại trừ Google Docs, thì cứ thế mà làm. Các ứng dụng công nghệ như Cold Turkey trở thành công cụ đắc lực để duy trì sự tập trung.
Những Thay Đổi Tôi Đã Thực Hiện Sau Thử Nghiệm Này
Tôi không thực hiện những thay đổi quá lớn vì tôi đã dành nhiều năm để tối ưu hóa cuộc sống của mình, nhưng những điều chỉnh nhỏ của tôi đã tạo ra tác động lớn cho đến nay.
1. Di Chuyển Bộ Sạc Điện Thoại Ra Khỏi Bàn Làm Việc
Tôi đã sạc điện thoại bên ngoài phòng ngủ để dễ ngủ hơn, và tôi để thiết bị của mình trên bàn làm việc. Nhưng vì một trong những khối thời gian “Deep Work” của tôi là vào buổi sáng, tôi đang mạo hiểm rất lớn. Nếu một buổi sáng tôi thức dậy và không cảm thấy có động lực, việc với lấy thiết bị của mình rất dễ dàng.
Hình ảnh iPhone đang sạc trên đế sạc Native Union, minh họa việc quản lý thiết bị công nghệ để tối ưu thói quen buổi sáng.
Để ngăn điều này xảy ra lần nữa, tôi đã đặt bộ sạc điện thoại của mình trên bàn ăn. Sau khi thử nghiệm, tôi nhận thấy đây là nơi trong nhà mà tôi có khả năng kiểm tra nó nhất. Tôi được phép kiểm tra điện thoại sau bữa sáng lần đầu tiên, nhưng không được trước đó (và không cho đến khi tôi viết ít nhất một bài báo).
2. Kế Hoạch Hành Động Cho Ngày Thứ Năm
Thay vì cố gắng làm việc nhiều hơn vào Thứ Năm, tôi đã thay thế thời gian tập gym bằng nhiếp ảnh. Ngoài việc dành thời gian cho sở thích lớn nhất của mình, tôi còn đảm bảo rằng mình đạt 10.000 bước đi bộ trong ngày đó. Đường đi bộ đến không gian làm việc chung của tôi cũng rất đẹp, vì vậy tôi luôn tìm thấy điều gì đó thú vị để ghi lại.
Một nhiếp ảnh gia đang chụp ảnh phong cảnh, thể hiện hoạt động thư giãn giúp tái tạo năng lượng và cân bằng cuộc sống.
Tôi cũng giữ các khối thời gian “Deep Work” của mình nhất quán, ngoài việc rời đi cùng một thời điểm như bình thường. Nếu tôi hoàn thành các công việc hàng ngày sớm hơn, tôi có thể về sớm hoặc chỉnh sửa một số bức ảnh trong thời gian còn lại.
3. Đặt Việc Vận Động Lên Hàng Đầu
Sau khi đạt trung bình khoảng 5.000 bước vào tháng trước khi thử nghiệm này, tôi đã ngừng giả vờ rằng việc bỏ qua vận động sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn hoặc sức khỏe tốt hơn. Vận động giờ đây, ngoài giấc ngủ, là ưu tiên hàng đầu của tôi.
Một số nguyên tắc không thể bỏ qua mà tôi đã thêm vào lịch trình của mình là:
- Ít nhất 10.000 bước đi bộ mỗi ngày (kể cả vào cuối tuần).
- Tối thiểu bốn buổi tập CrossFit mỗi tuần, trừ khi cơ thể tôi thực sự kiệt sức.
- Chạy bộ một lần mỗi tuần. Không quan trọng là vào Thứ Năm hay cuối tuần, miễn là được thực hiện.
- Đi bộ tối thiểu 15 phút sau bữa trưa.
Nhiều điều trong số này bổ trợ cho nhau, và vì tôi đã đạt trung bình 10.000 bước mỗi ngày vào năm trước khi theo dõi tuần của mình, tôi đã có một nền tảng. Có một chiếc đồng hồ thông minh giúp ích đáng kể. Tôi thích cách Apple Watch giúp tôi vận động nhiều hơn mỗi ngày, với các vòng hoạt động và thử thách hàng ngày.
Liệu Tôi Có Tiếp Tục Theo Dõi Thời Gian Hàng Tuần Không?
Mặc dù thử nghiệm này rất hữu ích, tôi không nghĩ rằng mình sẽ tiếp tục theo dõi cả tuần. Tôi đã từng chia sẻ về việc quản lý thời gian theo khối không phù hợp với mình, và tôi cảm thấy việc theo dõi toàn bộ tuần sẽ mang lại hiệu quả giảm dần theo thời gian. Mục đích của việc này là để hiểu cách tôi đang sử dụng thời gian của mình, điều mà giờ đây tôi đã nắm rõ.
Tuy nhiên, tôi cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa thời gian. Tôi đã cắt giảm rất nhiều sự lãng phí khỏi các ngày của mình, chẳng hạn như xóa các tài khoản mạng xã hội không còn phục vụ mục đích của tôi. Nếu tôi là người mới bắt đầu, tôi sẽ tiếp tục theo dõi tuần của mình trong ít nhất 1-2 tháng.
Tôi cũng khá tự nhận thức, và nếu tôi nhận thấy mình lại rơi vào những thói quen cũ, tôi sẽ thực hiện lại thử nghiệm này. Đó là một phần hữu ích trong bộ công cụ của tôi khi cần, thay vì là một thói quen hàng ngày. Nếu bạn đang tìm kiếm cách tối ưu hóa năng suất và quản lý thời gian hiệu quả hơn, việc thử nghiệm các công cụ theo dõi thời gian và rút ra bài học cho riêng mình là một khởi đầu tuyệt vời. Hãy thử áp dụng các mẹo này và chia sẻ kinh nghiệm của bạn!
