Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý công việc và tối ưu năng suất cá nhân đã trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều người. Thị trường ứng dụng quản lý công việc ngày càng đa dạng, với vô vàn lựa chọn từ đơn giản đến phức tạp, miễn phí đến trả phí. Tuy nhiên, việc tìm được một ứng dụng quản lý công việc thực sự phù hợp, giúp bạn thoát khỏi vòng lặp “tải về – dùng thử – rồi bỏ dở” vì quá tải thông báo hay giao diện rối rắm, lại là một thách thức không nhỏ.
Là một người đã trải nghiệm hàng loạt các phần mềm quản lý công việc khác nhau, từ những cái tên quen thuộc đến những công cụ chuyên biệt, tôi hiểu rõ những kỳ vọng và cả thất vọng mà chúng mang lại. Bài viết này sẽ tổng hợp và đánh giá chi tiết 8 ứng dụng quản lý công việc nổi bật, dựa trên kinh nghiệm thực tế và tiêu chí hiệu quả, giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định đâu là “trợ thủ” đắc lực cho hành trình chinh phục mục tiêu của mình. Hãy cùng khám phá đâu là ứng dụng đã giúp tôi ngừng loay hoay và bắt đầu thực sự hoàn thành công việc.
8. Microsoft To Do: Đơn Giản Cho Người Mới Bắt Đầu
Trong giai đoạn đầu tìm kiếm công cụ tăng năng suất, Microsoft To Do là một trong những lựa chọn đầu tiên của tôi. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí và gây ấn tượng bởi giao diện trực quan, cho phép người dùng lựa chọn giữa chế độ xem lưới hoặc danh sách. Việc thêm tác vụ vào danh sách rất đơn giản, chỉ cần nhập tên và nhấn Enter.
Microsoft To Do nổi bật với khả năng tích hợp sâu rộng vào hệ sinh thái của Microsoft, đặc biệt là với Outlook. Tính năng “Email được gắn cờ” (Flagged email) giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý các thư quan trọng đã đánh dấu. Để giữ cho mọi thứ được tổ chức gọn gàng, bạn có thể tạo các danh mục tác vụ khác nhau thông qua tính năng “Danh sách” (Lists), giúp tránh tình trạng quá tải thông tin.
Bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập các tác vụ định kỳ và tạo lời nhắc trong Microsoft To Do khi cần. Tôi thường xuyên đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của mình là “Quan trọng” để ưu tiên thực hiện.
Tuy nhiên, tôi đã ngừng sử dụng Microsoft To Do vì nó quá cơ bản. Mặc dù ứng dụng này phù hợp cho việc ghi lại các công việc nhà hay danh sách mua sắm, nhưng nó không đủ mạnh mẽ cho các tác vụ công việc phức tạp, đòi hỏi khả năng quản lý chuyên sâu hơn.
Tải về: Microsoft To Do cho iOS | Android (Miễn phí)
7. Trello: Giải Pháp Quản Lý Dự Án Trực Quan
Sau khi nhận ra mình cần một phần mềm quản lý công việc có khả năng cao hơn, tôi đã chuyển sang Trello. Ứng dụng này hiện tại thân thiện với người dùng hơn rất nhiều so với thời điểm tôi mới bắt đầu sử dụng, và giao diện cũng gọn gàng hơn đáng kể. Tôi đặc biệt thích khả năng tạo nhiều bảng khác nhau, và chế độ xem bảng trực quan giúp việc theo dõi các tác vụ trở nên cực kỳ dễ dàng.
Trello cung cấp các tính năng tùy chỉnh toàn diện cho mỗi thẻ (card). Tôi có thể thêm mô tả đơn giản, tải lên tệp đính kèm, và tạo các checklist cho những tác vụ phức tạp hơn. Nếu cần, tôi thậm chí có thể tạo các trường tùy chỉnh riêng. Ngoài việc là một công cụ tuyệt vời cho mục đích công việc, Trello cũng rất hữu ích cho việc quản lý công việc cá nhân.
Giao diện bảng Kanban đang được tạo trên ứng dụng Trello, minh họa khả năng tùy chỉnh và tổ chức dự án công việc.
Mặc dù Trello có gói trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp. Tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng này trước đây vì nó quá phức tạp vào thời điểm đó, nhưng vì vấn đề này đã được cải thiện, tôi hoàn toàn có thể đề xuất Trello cho việc quản lý dự án hiệu quả.
Tải về: Trello cho iOS | Android (Miễn phí, có tùy chọn mua trong ứng dụng)
6. Notion: Sức Mạnh Tùy Biến Vô Hạn
Notion là một trong những công cụ quản lý tác vụ có khả năng tùy biến cao nhất mà tôi từng sử dụng. Tôi từng dùng nó để tạo danh sách công việc hàng ngày, và ứng dụng này cung cấp nhiều mẫu hữu ích cho các thói quen làm việc hiệu quả. Tôi có thể tạo các biểu đồ Gantt toàn diện để lập kế hoạch cho các dự án lớn và lịch biên tập cho các nhiệm vụ sáng tạo của mình.
Khi tạo tác vụ trong Notion, tôi có thể thêm mô tả, liên kết, ngày đến hạn và các thông tin hữu ích khác. Notion cũng kiêm luôn chức năng của một ứng dụng ghi chú, và khi kết hợp với Notion Web Clipper, công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu và giữ mọi thứ được tổ chức khoa học.
Hiện tại, tôi vẫn sử dụng Notion, nhưng không phải cho mục đích quản lý tác vụ chung (trừ lịch nội dung). Mặc dù ứng dụng này trông rất đẹp và khiến tôi cảm thấy năng suất, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để tập trung vào việc thiết kế và dành ít thời gian hơn cho việc thực sự làm việc. Đây là một nhược điểm lớn đối với những người dễ bị phân tâm bởi các tùy chọn tùy chỉnh.
Tải về: Notion cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có tùy chọn mua trong ứng dụng)
5. Google Tasks: Đơn Giản và Tích Hợp Sâu
Google Tasks là phiên bản tương đương của Google đối với Microsoft To Do. Nó cũng đơn giản để sử dụng; tôi chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter để lưu. Trước đó, tôi có thể thêm ngày đến hạn nếu cảm thấy cần thiết. Một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả là khả năng đánh dấu ngày đến hạn là “Hôm nay” hoặc “Ngày mai” mà không cần phải mở rộng lịch.
Giao diện ứng dụng web Google Tasks hiển thị các tác vụ hàng ngày và lịch trình đã được lên kế hoạch, cho thấy sự đơn giản và hiệu quả trong việc sắp xếp công việc.
Nếu tôi muốn phân chia các tác vụ, tôi có thể tạo các danh sách mới. Khi duyệt qua ứng dụng, tôi thấy nó trực quan hơn Microsoft To Do. Mọi thứ dường như tải nhanh hơn, và các thay đổi cũng có hiệu lực nhanh chóng hơn.
Tôi đã ngừng sử dụng Google Tasks vì, giống như Microsoft To Do, nó không cung cấp các công cụ nâng cao mà tôi cần để theo dõi các tác vụ phức tạp. Tuy nhiên, nó vẫn là một lựa chọn tốt cho những người hoàn toàn mới bắt đầu với việc quản lý công việc.
Tải về: Google Tasks cho iOS | Android (Miễn phí)
4. TickTick: Công Cụ Đa Năng Cho Mọi Nhu Cầu
TickTick là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ tiên tiến nhất mà tôi từng sử dụng, và nó còn trở nên tốt hơn trong vài năm qua. Bên cạnh việc tạo danh sách to-do cơ bản, bạn có thể tự động tạo danh sách khi đăng ký tài khoản. TickTick cung cấp các mẫu như công việc và mua sắm; bạn sẽ thấy mọi thứ hiển thị trên thanh bên trái trong thời gian thực.
Ngoài danh sách to-do, TickTick còn cung cấp nhiều tính năng quản lý tác vụ khác. Ví dụ, bạn có thể chọn thêm tính năng theo dõi thói quen hoặc Ma trận Eisenhower vào thanh bên trái của mình. Nếu bạn làm việc với Kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể thêm tính năng này vào thanh tác vụ (chỉ cần đảm bảo bạn hiểu rõ những nhược điểm của việc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro).
TickTick cho phép bạn thêm các phần (sections) bên cạnh các danh sách (lists). Điều này giúp bạn phân chia ngày làm việc hiệu quả hơn; ví dụ, tôi sử dụng các phần “công việc” và “quản lý”. Mặc dù bạn có thể nâng cấp lên gói cao cấp, nhưng tôi không nghĩ điều đó là cần thiết đối với đa số người dùng.
Giao diện trang chủ TickTick với các tác vụ đang được tạo, thể hiện khả năng tùy chỉnh và sắp xếp công việc theo nhiều phần khác nhau.
Phàn nàn duy nhất của tôi về TickTick là đôi khi nó không trực quan lắm. Ví dụ, tôi cần mở rộng một menu để tạo các phần mới. Mặc dù rất tuyệt vời cho nhiều người dùng, nhưng đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho cá nhân tôi.
Tải về: TickTick cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có tùy chọn mua trong ứng dụng)
3. Any.do: Sự Kết Hợp Giữa Đơn Giản và Nâng Cao
Tôi xem Any.do như một sự kết hợp giữa TickTick và Trello. Tôi thích chế độ xem bảng (board view) của nó; là một người thích có cái nhìn tổng quan về những gì cần làm, Any.do mang lại sự rõ ràng tuyệt đối. Mặc dù giao diện ứng dụng có phần hơi “đầy đặn”, nhưng ít nhất nó rất phản hồi nhanh.
Giống như nhiều ứng dụng quản lý công việc khác, Any.do có tính năng tạo danh sách. Nếu tôi không muốn chế độ xem bảng, tôi có thể xem các tác vụ của ngày hoặc tất cả các tác vụ của mình. Ứng dụng này cho phép tôi tạo thẻ (tags) và xác định mức độ ưu tiên để tổ chức từng tác vụ tốt hơn.
Một điểm thú vị khác về Any.do là khả năng thêm các tác vụ phụ (sub-tasks). Ví dụ, tôi có thể đặt “Viết” làm tác vụ chính và sau đó tạo các tác vụ phụ riêng biệt cho từng bài viết – đánh dấu hoàn thành khi tôi hoàn thành chúng. Phiên bản trả phí của Any.do có một tính năng bổ sung là có thể gợi ý các tác vụ phụ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Mặc dù Any.do khá hữu ích, giao diện của nó lại quá “đầy đặn” đối với tôi. Vì vậy, mặc dù nó là một lựa chọn tốt, nhưng nó không phải là ứng dụng ưu việt hơn so với một số lựa chọn hàng đầu khác của tôi.
Tải về: Any.do cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có tùy chọn mua trong ứng dụng)
2. Todoist: Cân Bằng Giữa Đơn Giản và Mạnh Mẽ
Mặc dù là một trong những ứng dụng năng suất đầu tiên tôi từng sử dụng, Todoist vẫn là một trong những lựa chọn tốt nhất. Việc tạo tác vụ và tác vụ phụ rất đơn giản, và tôi thích cách giao diện của nó cân bằng giữa sự đơn giản với bộ tính năng đủ mạnh mẽ.
Chức năng tìm kiếm của Todoist rất hữu ích và cho phép tôi tìm kiếm bất cứ điều gì tôi đã thêm vào dưới dạng tác vụ. Nhưng đó không phải là tất cả. Tôi có thể nhanh chóng truy cập các tác vụ sắp tới, bộ lọc và nhãn, hộp thư đến, và nhiều hơn nữa. Phần “Dự án” hoạt động tương tự như việc tạo danh sách trong các ứng dụng to-do list khác.
Quản lý tác vụ hiệu quả trong Todoist thông qua ứng dụng Mailbird, minh họa khả năng tích hợp và sắp xếp công việc trực quan.
Một điểm cộng khác của Todoist là khả năng đặt thời hạn bằng cách đơn giản gõ ngày hoặc mốc thời gian. Tôi cũng có thể gõ nếu muốn một số tác vụ nhất định lặp lại. Mặc dù Todoist có gói đăng ký trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp.
Tôi vẫn sử dụng Todoist, mặc dù nó không phải là ứng dụng quản lý công việc hàng đầu của tôi. Thay vì sử dụng nó cho công việc chính, tôi dùng công cụ này để lên kế hoạch các tác vụ hàng tuần cho các dự án sáng tạo bổ sung của mình. Tôi thường xuyên sử dụng công cụ này từ tiện ích điện thoại hơn là trực tiếp vào ứng dụng.
Tải về: Todoist cho iOS | Android | Windows | Mac | Linux (Miễn phí, có tùy chọn mua trong ứng dụng)
1. Things 3: Tuyệt Tác Dành Riêng Cho Hệ Sinh Thái Apple
Mặc dù đã thử vô số ứng dụng quản lý tác vụ, Things 3 vẫn là công cụ to-do list tốt nhất đối với tôi. Ban đầu, tôi nghĩ nó khá đắt (có giá 49,99 USD dưới dạng mua một lần trên Mac), nhưng tôi đã nhận được lợi tức đầu tư tuyệt vời kể từ khi tải xuống. Ứng dụng này dễ sử dụng và việc tổ chức các tác vụ rất đơn giản.
Vì tôi có thể sao chép và dán tác vụ (trước khi chỉnh sửa chúng), tôi có thể sắp xếp tuần của mình chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với trước đây. Tôi cũng thích cách ứng dụng desktop phản hồi nhanh chóng. Vì nó rất dễ sử dụng, tôi không cảm thấy cần phải dùng phiên bản trình duyệt; kết quả là, tôi ít bị phân tâm hơn bởi việc mở các tab mới.
Giao diện ứng dụng Things 3 trên macOS hiển thị một cái nhìn tổng quan sạch sẽ và có tổ chức về các tác vụ, minh họa tính dễ sử dụng và hiệu quả của ứng dụng.
Hạn chế của ứng dụng này là nó chỉ có hiệu lực trên thiết bị mà bạn tải xuống. Vì tôi sử dụng Things 3 trên máy tính, tôi khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng Todoist trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của mình. Một nhược điểm khác là mặc dù có sẵn trên Mac, bạn không thể sử dụng Things 3 trên máy tính Windows (hoặc các thiết bị không phải của Apple).
Tải về: Things 3 cho macOS | iOS | visionOS (Giá cả khác nhau tùy nền tảng)
Kết Luận: Lựa Chọn Ứng Dụng Quản Lý Công Việc Nào Là Tốt Nhất Cho Bạn?
Các ứng dụng quản lý công việc là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày, giúp bạn sắp xếp công việc, tăng năng suất và đạt được mục tiêu cá nhân lẫn nghề nghiệp. Mặc dù Things 3 là lựa chọn hàng đầu của tôi dựa trên trải nghiệm cá nhân, tất cả các ứng dụng đã được đề cập trong bài viết này đều có giá trị riêng và có thể phục vụ tốt nhu cầu của bạn.
Việc lựa chọn ứng dụng quản lý công việc phù hợp nhất phụ thuộc hoàn toàn vào sở thích cá nhân của bạn về tính năng, thiết kế giao diện, hệ sinh thái thiết bị đang sử dụng và ngân sách. Nếu bạn là người dùng hệ điều hành Apple và sẵn sàng đầu tư, Things 3 chắc chắn sẽ mang lại trải nghiệm tuyệt vời. Trong khi đó, các ứng dụng như Trello hay TickTick cung cấp sự linh hoạt và nhiều tính năng mạnh mẽ cho cả cá nhân lẫn đội nhóm. Đối với những người mới bắt đầu hoặc chỉ cần một công cụ đơn giản, Microsoft To Do hay Google Tasks là những lựa chọn miễn phí và dễ tiếp cận.
Hãy thử nghiệm và khám phá! Đừng ngần ngại tải xuống vài app quản lý công việc để tự mình trải nghiệm và tìm ra “chân ái” giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
Bạn đã tìm được ứng dụng quản lý công việc của mình chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm hoặc những ứng dụng yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng thuthuathot.com cùng tham khảo nhé!
