Bạn có bao giờ ước máy tính cá nhân của mình có thể tự động xử lý những tác vụ lặp đi lặp lại hàng ngày không? Với Power Automate tích hợp sẵn trong Windows 11, điều này hoàn toàn khả thi. Là một chuyên gia công nghệ tại Thuthuathot.com, tôi đã ứng dụng Power Automate để tự động hóa các hoạt động thường nhật, từ đó nâng cao năng suất làm việc một cách đáng kể. Dưới đây là 5 cách hiệu quả mà tôi đã triển khai, giúp biến chiếc PC của bạn thành một trợ lý đắc lực.
1. Dọn Dẹp Desktop Tự Động Hàng Ngày
Mặc dù có nhiều phương pháp lưu trữ tệp tốt hơn, màn hình desktop của tôi thường xuyên biến thành “bãi đáp” cho ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp ngẫu nhiên suốt cả ngày, dẫn đến tình trạng lộn xộn. Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một “flow” (luồng tự động hóa) trong Power Automate để tự động sắp xếp các tệp trên desktop vào các thư mục đã định sẵn chỉ với một cú nhấp chuột.
Flow này chạy hàng ngày vào một thời điểm nhất định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến thư mục tương ứng dựa trên loại tệp của chúng. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx và .pdf được chuyển vào thư mục Tài liệu (Documents), các tệp hình ảnh như .jpg và .png vào thư mục Hình ảnh (Images), và các tệp lối tắt .lnk được di chuyển đến thư mục Lối tắt (Shortcuts).
Thiết lập quy trình này rất đơn giản với giao diện trực quan của Power Automate. Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Power Automate trên desktop và nhấp vào New flow (Luồng mới). Đặt tên cho flow của bạn, ví dụ “Dọn dẹp Desktop”, sau đó nhấp vào Create (Tạo). Bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính của flow. Tại đây, sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực flow chính rồi nhấp save (lưu).
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Shortcuts'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.lnk;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Shortcuts'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Images'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Images'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Images'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Documents'''</span>) THEN<span>ELSE</span> Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Documents'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Documents'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsBạn có thể lên lịch cho flow này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler, đảm bảo màn hình desktop luôn gọn gàng mà không cần can thiệp thủ công.
2. Quản Lý Tài Liệu Với Chức Năng Kiểm Soát Phiên Bản Tự Động
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành riêng cho các nhà phát triển phần mềm; nó là cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên có nhiều phiên bản rải rác khắp các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giúp tôi giải quyết triệt để vấn đề này.
Tôi đã thiết lập một flow tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm các tệp PDF và bảng tính, lên OneDrive mỗi khi chúng được sửa đổi. Flow này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên OneDrive. Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng được cập nhật liên tục trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Việc này giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ an toàn và sắp xếp các tệp của tôi mà không cần tôi phải động tay.
Để thiết lập flow này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trong trình duyệt. Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản được đánh dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng khôi phục nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tự Động Chuyển Đổi Định Dạng Tệp Để Tiết Kiệm Thời Gian
Làm việc với các tệp ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một cơn ác mộng, đặc biệt là khi phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate trên desktop có sẵn một số flow chuyển đổi tệp tích hợp. Nó theo dõi một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào – dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint – flow sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, flow sẽ di chuyển các tệp đã xử lý đến các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng, giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và dễ tìm. Tuy nhiên, yếu tố tiết kiệm thời gian thực sự nằm ở bước cuối cùng: flow tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp. Chỉ cần thiết lập một lần và mọi thứ sẽ tự động vận hành.
4. Power Automate Cho Cân Bằng Giữa Công Việc Và Cuộc Sống
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức lớn khi mọi thứ chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ dàng bị cuốn vào các tác vụ công việc ngoài giờ hành chính. Đó là lúc bạn cần đến Power Automate và Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một flow đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời điểm cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian cá nhân mà không bị cám dỗ liên tục phải kiểm tra công việc. Flow được kích hoạt bởi một tác vụ đã lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy nhất quán vào đúng thời điểm được chỉ định.
Tôi đã tạo flow này bằng tính năng ghi lại trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng muốn đóng và bắt đầu ghi lại một luồng mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi có một flow cơ bản có thể tái tạo quy trình đóng ứng dụng của mình. Tiếp theo, tôi chỉnh sửa flow đã ghi để thêm chức năng xử lý lỗi, đảm bảo flow có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.
Vào cuối tuần, tôi có một flow tương tự kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật tính năng trả lời tự động ngoài văn phòng (out-of-office reply) trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Tự Động Hóa Lịch Trình Để Quản Lý Ngày Hiệu Quả
Quản lý một lịch trình bận rộn cũng có thể giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một tác vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Quy trình tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Giao diện các mẫu workflow liên quan đến lịch trên Power Automate nền web
Trang web Power Automate cung cấp nhiều mẫu làm việc có sẵn cho các quy trình phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng những flow này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ sau khi được thiết lập.
Power Automate là một công cụ cực kỳ hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, giúp đơn giản hóa các tác vụ và tiết kiệm hàng giờ quý báu. Bằng cách tự động hóa những khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn muốn khám phá thêm, bạn thậm chí có thể sử dụng Windows PowerShell để tự động hóa bất kỳ thứ gì trên PC của mình.
