Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng bá như giải pháp tối thượng cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống. Lý thuyết nghe có vẻ hấp dẫn, đầy hứa hẹn. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng hiếm khi hoạt động hiệu quả như những gì người dùng mong đợi, thậm chí còn gây ra nhiều phiền toái. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những lý do đằng sau sự thất vọng đó, giúp bạn hiểu rõ hơn về bản chất của các công cụ năng suất hiện đại.
5. Cảm Giác Cồng Kềnh và Thừa Thãi
Khi bắt đầu sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn sẽ tiếp cận vô số tính năng. Từ lịch trình, danh sách việc cần làm, công cụ ghi chú đến quản lý dự án phức tạp, chúng dường như có mọi thứ. Ban đầu, cảm giác như bạn đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý công việc, cho đến khi bạn thực sự bắt đầu sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất tổng hợp có giao diện rối rắm, đặc biệt là những ứng dụng mới chưa có đủ thời gian để cải thiện trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển cảm thấy cồng kềnh, và việc điều hướng có thể khó khăn hơn mức cần thiết. Điều này làm giảm đáng kể hiệu quả sử dụng và gây ra sự khó chịu.
Cài đặt hợp tác tài liệu trong ứng dụng Spike, minh họa giao diện có thể cảm thấy cồng kềnh.
Ngay cả một số ứng dụng “tất cả trong một” đơn giản hơn cũng có thể cảm thấy nặng nề khi chúng tích hợp quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ khó chịu khi dùng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc khi đang di chuyển, rất có thể bạn sẽ thất vọng.
4. Gây Choáng Ngợp và Giảm Năng Suất
Một trong những sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải về năng suất là cố gắng làm cho mọi thứ trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà phát triển ứng dụng) đáng buồn lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng thì ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều ngược lại hoàn toàn xảy ra. Thay vì trở thành một “thần năng suất”, bạn có thể sẽ cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá tải, và đôi khi bạn không biết phải bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến việc làm được ít việc hơn và dành nhiều thời gian vô ích hơn cho việc bảo trì hệ thống.
Notion là một ví dụ điển hình cho vấn đề này. Mặc dù Notion rất tốt cho việc ghi chú (dù đôi khi nó có thể quá mức cần thiết), nhưng tôi không còn sử dụng công cụ này để tổ chức cuộc sống của mình nữa. Rất nhiều lần, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng mang lại hiệu ứng tương tự.
Mở một ứng dụng và bị dồn dập bởi các tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là tôi thà không sử dụng chúng. Nếu có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
3. Độ Tin Cậy Thấp và Rủi Ro Biến Mất
Với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực công nghệ và viết bài về các ứng dụng trong vài năm, tôi đã chứng kiến nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng thấy nhiều ứng dụng đến rồi đi, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ; tôi đã thử nhiều ứng dụng mà hiện không còn tồn tại.
Theo ý kiến của tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của tôi nhưng lại có nguy cơ cao biến mất hoặc ngừng nhận cập nhật một khi nguồn vốn đầu tư cạn kiệt. Ngay cả khi tôi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi không muốn tự mình đối mặt với một trong những nguồn malware phổ biến nhất khi ứng dụng không được bảo trì.
Trước khi tôi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải đã tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận vào thời điểm tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi đã quen với tất cả các tính năng.
Bên cạnh việc không chắc chắn về khả năng tồn tại lâu dài, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá thiếu tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi thường xuyên gặp lỗi crash hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, tôi đã từng gặp trường hợp thông tin của mình không đồng bộ hoặc bị xóa mất.
Một sự khó chịu khác tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho một ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
2. Áp Lực “Hệ Thống Hoàn Hảo”
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến bạn khó lòng không sử dụng một số trong số chúng. Ngoài việc ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trở nên đẹp mắt với các biểu đồ Gantt hay bảng Kanban trực quan. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời trên lý thuyết, nhưng bạn sẽ thường làm được ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.
Plugin Kanban cho Obsidian, thể hiện công cụ quản lý tác vụ trực quan có thể dẫn đến việc quá tập trung vào hệ thống.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn sẽ thường cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa các tác vụ của mình một cách hoàn hảo và sử dụng sự phối màu lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc làm các công việc đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần nhiều “chuông và còi” đến vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều giải pháp thay thế khác thường bị đánh giá quá cao.
1. Hiệu Quả Tương Đương Với Ứng Dụng Đơn Giản Hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) càng nhiều càng tốt, bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí sử dụng danh sách việc cần làm trên giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lên kế hoạch deadline dài hạn.
- Google Keep, Notion (chỉ để ghi chú), hoặc Apple Notes để ghi chú.
Trừ khi bạn đang thực hiện một công việc cực kỳ chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn sẽ thường cảm thấy thoải mái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, đồng thời thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ năng suất hơn về lâu dài.
Chặn thời gian làm việc sâu trong ứng dụng lịch, minh họa cách các công cụ đơn giản giúp quản lý thời gian hiệu quả.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm được mọi thứ, và thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì thực hiện. Hãy thử thay đổi cách tiếp cận của mình và xem sự khác biệt mà nó mang lại cho năng suất của bạn. Để lại bình luận bên dưới để chia sẻ kinh nghiệm của bạn!