Bạn đã thử dùng bất kỳ danh sách việc cần làm (to-do list) nào chưa? Liệu chúng có thực sự giúp bạn hiểu tại sao bạn hoàn thành được việc gì đó, hay không? Với tôi, chúng chưa từng làm được điều đó. Chúng cứ chồng chất lên như những tượng đài của sự hối lỗi. Thế là tôi đã từ bỏ to-do list và kết hợp hai phương pháp ghi chép để biến những nuối tiếc thành hành động cụ thể, nâng cao năng suất cá nhân một cách đáng kể.
Vì Sao Ghi Chép (Journaling) Là Lựa Chọn Tốt Hơn To-Do List?
Trong nhiều năm, tôi đã chật vật với những to-do list thường trở nên quá tải hoặc không hoàn thành được vào giữa ngày. Gạch bỏ một mục mang lại sự hài lòng trong chốc lát, nhưng nó không thể ghi lại những ưu tiên hay suy nghĩ đang thay đổi của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ; một thứ gì đó có thể kết hợp việc lên kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản tư, những ý tưởng và việc theo dõi tiến độ.
Ghi chép (journaling) đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, journaling cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những hiểu biết cá nhân. Phương pháp này giúp tôi giảm lo âu và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi tôi ghi chép, tôi tự nhiên ghi lại các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy hàng ngày, thay vì những mục hành động bị cô lập. Đó là lúc to-do list truyền thống bắt đầu trở nên kém hữu ích đối với tôi.
Hệ Thống Năng Suất Của Tôi: Kết Hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling
Hệ thống năng suất của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi chép: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi nhanh (rapid logging). Một lời cảm ơn chân thành đến Ryder Carroll, người đã thiết kế ra nó. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Nó rất tuyệt vời để ghi lại các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích là khả năng thích ứng của nó. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Hình ảnh một trang sổ Bullet Journal với các mục nhiệm vụ (task), sự kiện (event) và ghi chú (note) được sắp xếp gọn gàng.
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là một thói quen ghi lại những suy nghĩ, phản tư, thách thức hoặc ghi chú tiến độ ngay khi chúng xuất hiện trong suốt cả ngày. Kiểu ghi chép này kết nối giữa việc lập kế hoạch và thực hiện. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó còn làm nổi bật những yếu tố gây cản trở như sự sụt giảm năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu mà thường bị bỏ qua trên một to-do list thông thường. Bạn bè tôi dùng Logseq; còn tôi chọn một công cụ phổ biến hơn và tiện lợi hơn trên điện thoại.
Bullet Journaling bao gồm phần Ghi chú (Notes), bạn có thể dùng để ghi lại những suy nghĩ “xen kẽ”. Chỉ cần chú ý những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày năng động về những gì tôi cần làm, lý do tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi khi thực hiện nó. Nó cũng mang lại một mảnh ghép còn thiếu mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn của cuộc sống hàng ngày.
Cách Tôi Tích Hợp Hai Phương Pháp Này Vào Môi Trường Kỹ Thuật Số
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc ghi chép đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh chóng hay đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng Apple Notes làm công cụ ghi chép yêu thích của mình.
Việc thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Trong thư mục này, bạn có thể thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen, và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong các thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ điều gì trong đó.
Màn hình Apple Notes hiển thị cách tạo thư mục 'Bullet Journal' để tổ chức các ghi chú năng suất.
Cấu trúc thư mục trong ứng dụng Apple Notes, minh họa việc sắp xếp các ghi chú theo dự án hoặc chủ đề cụ thể cho Bullet Journal.
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, Nhiệm vụ (Tasks) trong ngày, Sự kiện (Events) và không gian cho Ghi chú (Notes), nơi tôi ghi lại những phản tư xen kẽ của mình. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và nhân đôi nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại, tôi đang thử nghiệm bằng cách thêm một Điểm nổi bật hàng ngày (Daily Highlight) có trọng tâm. Tôi giữ nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc khác biệt.
Để ghi lại suy nghĩ và hiểu biết giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn), hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Giao diện ghi chú hàng ngày trong Apple Notes, minh họa các nhiệm vụ (tasks), sự kiện (events) và phần ghi chú (notes) cho Interstitial Journaling.
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes với các mục nhật ký của mình hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi ghi lại dòng chảy của ngày làm việc. Việc xem lại chúng mang lại manh mối về các mẫu hình làm việc của tôi mà một to-do list đơn giản sẽ bỏ lỡ.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #phân_tâm. Sau đó, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Ví dụ về các ghi chú được liên kết và gắn thẻ (tag) trong Apple Notes, giúp theo dõi mẫu hình và mối quan hệ giữa các thông tin.
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi chép này. Sử dụng danh sách kiểm tra để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú ghi chú của mình, làm cho nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và phản tư.
Apple Notes cũng có các tùy chọn kẻ dòng và lưới, có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác như một cuốn nhật ký vật lý. Hơn nữa, việc khóa nhật ký của bạn mang lại cảm giác riêng tư được tăng cường.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống phù hợp với bạn. Cả hai phương pháp ghi chép này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một nhật ký) hoặc một tờ giấy đơn giản. Bạn chỉ cần các ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi nhiệm vụ của mình.
Mẹo Sử Dụng Apple Notes (hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào Khác) Như Một Công Cụ Ghi Chép
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi nhanh (rapid logging) với các ký hiệu (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những ký hiệu này rất dễ tạo trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu thích, bạn thậm chí có thể sử dụng các biểu tượng cảm xúc (emoji).
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển nhiệm vụ có chủ đích (intentional migration).
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi nghiêm túc xem xét Nhật ký hàng ngày. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì bây giờ đã không còn liên quan? Hành động có chủ đích này ngăn chặn việc các nhiệm vụ bị chồng chất và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng cảm xúc mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển sang mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ cho sau này.
Màn hình ghi chú minh họa quá trình 'di chuyển nhiệm vụ có chủ đích' (intentional migration) trong Bullet Journal, sử dụng ký hiệu mũi tên để chuyển tiếp các công việc.
Tôi thường thích ghi chép tự do các mục Interstitial Journaling của mình trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, tuân theo quy trình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là, tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục bị cô lập. Biến chúng thành những hành động có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không phải lúc nào cũng gõ phím. Thỉnh thoảng tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi âm nhật ký theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi chép nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, sự phản tư và đánh giá có chủ đích đều có khả năng khiến một to-do list khô khan, không ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt không phải là để hệ thống trở thành một con quái vật khiến nó (thay vì các nhiệm vụ) chiếm lấy sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới là chìa khóa thực sự.
Tài liệu tham khảo
- How to Start a Simple Bullet Journal
- Is Interstitial Journaling Better Than a To-Do List?
- Why Paper To-Do Lists Are Better Than Digital
- Todo List vs. Daily Highlight: Which Is Better for Productivity?
- How to Link to Notes in Apple Notes on iPhone
- Minimalist Note-Taking Workflow: Why Google Keep Is Good Enough for Your Journal
- How to Use iPhone’s Notes App for Voice Journaling to Track Procrastination
